Gestor de proyectos

¿Qué es un gestor de proyectos?

El gestor de proyectos es un especialista que se encarga de la ejecución de todo tipo de proyectos de equipo. Esto implica organizar el trabajo de otros especialistas y dirigir los procesos. En otras palabras, un gestor de proyectos es el nexo de unión entre los empleados, por ejemplo, los desarrolladores y los especialistas en marketing, los diseñadores, los analistas, así como entre el equipo del proyecto y el cliente.

Los gestores de proyectos se centran principalmente en la gestión, desde la selección del equipo hasta la elaboración del presupuesto, la identificación y resolución de problemas, el análisis de riesgos potenciales y el mantenimiento de la comunicación dentro del equipo y con las partes interesadas.

Cabe destacar que un proyecto lleva un tiempo determinado, no es un proceso continuo. Un proyecto siempre tiene un principio y un final, mientras que los distintos procesos pueden ocurrir en cualquier momento mientras exista la empresa.

Por ejemplo, desarrollar y lanzar un nuevo sitio web, celebrar una conferencia anual, crear una aplicación móvil, trasladar la oficina a un nuevo edificio, idear un nuevo sistema de formación del personal: todos ellos son proyectos. Y tienen un presupuesto concreto, unos plazos y un equipo (encabezado por el director del proyecto). El proceso, por su parte, es una actividad constante y repetitiva que garantiza el funcionamiento estable de la empresa. Por ejemplo, llevar la contabilidad, procesar los pedidos de los clientes, actualizar el sitio web, etc.

Los proyectos pueden ser de cualquier tipo de sector: informática, producción industrial, medicina, educación, construcción. Por eso se necesitan especialistas en gestión de proyectos a diferentes niveles, tanto en pequeñas y medianas empresas como en grandes corporaciones. Algunos de ellos, que trabajan como autónomos, pueden combinar con éxito la gestión de varios proyectos a la vez.

Un dato curioso es que la profesión de gestor de proyectos surgió a mediados del siglo pasado, cuando, tras la Segunda Guerra Mundial, comenzaron a construirse los mayores proyectos técnicos, de defensa e infraestructuras (por ejemplo, en el ámbito de la energía nuclear y la exploración espacial). En ese momento surgió una necesidad acuciante de gestión sistemática y aparecieron las primeras herramientas para ello (por ejemplo, el diagrama de Gantt, que permite visualizar los plazos que hay que cumplir en la realización de las tareas).

Ya en 1969 se fundó en Estados Unidos el Project Management Institute (PMI), la primera organización internacional para gestores de proyectos. Y en 1996, el PMI publicó la primera versión del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), el estándar de la profesión. En el año 2000 aparecieron metodologías flexibles (Agile, Scrum), que se hicieron especialmente populares en el sector de las tecnologías informáticas y las empresas emergentes. Con la difusión de las tecnologías informáticas y el desarrollo del software, la necesidad de gestores de proyectos se volvió crítica. Los proyectos de informática actuales suelen caracterizarse por su gran complejidad, versatilidad y rápido desarrollo, por lo que es allí donde los gestores de proyectos tienen mayor demanda.

¿Qué más hace un gestor de proyectos?

Sus responsabilidades principales incluyen:

• Planificación del proyecto

Esto implica reunirse con el cliente, acordar las tareas y aclarar los requisitos, las expectativas, el presupuesto posible y los plazos. A continuación, el gestor debe determinar cómo, con qué herramientas y en qué plazos se llevará a cabo el proyecto, cuántos fondos se pueden destinar a él en diferentes supuestos: pesimista, neutral y optimista.

• Gestión del equipo

Esto implica distribuir las responsabilidades (las tareas clave entre los empleados), avisar de los plazos y, más adelante, hacer reuniones diarias o semanales y ayudar a resolver los problemas.

• Comunicación

Es importante mantener la comunicación entre todos los participantes del proyecto, y no solo el equipo (programadores, autores, especialistas en SMM, científicos de datos), sino también los clientes, inversores y otras partes interesadas (por ejemplo, los proveedores). El proceso de comunicación en sí mismo también incluye la discusión de cuestiones de trabajo por correspondencia y en persona (por lo que el gestor de proyecto debe estar al tanto de todos los detalles del proyecto relacionados con el desarrollo, el diseño y el soporte informativo), así como el control de los chats generales, la elaboración de informes, el suministro de la información necesaria a los miembros del equipo y la coordinación de los requisitos y los cambios. También es importante recibir comentarios de los clientes y los miembros del equipo para mejorar el proceso.

• Control de plazos y tareas

Implica realizar un seguimiento del cumplimiento de las tareas según lo previsto, actualizar el estado de las tareas en los rastreadores (por ejemplo, se puede utilizar Trello, Asana, Jira, ClickUp, Todoist; estas herramientas ofrecen diferentes funciones y enfoques para la gestión de tareas, desde simples tableros kanban hasta complejos sistemas de gestión de proyectos con diagramas y seguimiento del tiempo), y evitar incumplimientos de plazos.

• Gestión de presupuestos

Es decir, controlar los gastos y coordinarse con la dirección en caso de que se necesiten recursos adicionales, como tiempo o dinero.

• Gestión de riesgos

Análisis de riesgos potenciales y desarrollo de estrategias para minimizarlos.

• Llevar la contabilidad

Incluye la preparación de informes periódicos sobre el progreso del proyecto y el estado de cada tarea, así como la comunicación a las partes interesadas de las decisiones tomadas y los problemas que surjan.

• Comprobación

Se trata de comparar los resultados del trabajo con la tarea acordada con el cliente. A continuación, es necesario organizar una prueba de lanzamiento del producto y comprobar que todo funciona correctamente, sin errores ni fallos.

• Finalización de proyecto

Se trata de un resumen de los resultados, un análisis del plan y los hechos, un análisis de los errores y la entrega del proyecto al cliente.

De este modo, durante la jornada laboral, el gestor de proyectos está disponible para todos, realiza llamadas y negociaciones (por ejemplo, con nuevos proveedores, clientes, creadores del producto final), comprueba los mensajes en el correo electrónico y los mensajeros, realiza reuniones diarias y, en función de la retroalimentación del equipo, se pone a resolver las dificultades surgidas, supervisa el plan y lo actualiza y otra documentación.

¿Qué habilidades sociales y técnicas debe tener un gestor de proyectos?

El trabajo de un gestor de proyectos no consiste solo en controlar plazos y tareas. Es el enlace entre el equipo, el cliente y el resultado final. Por eso, un gestor de proyectos debe tener tanto habilidades técnicas como sociales, que son especialmente importantes a la hora de llevar a cabo proyectos y dirigir equipos grandes.

Las habilidades técnicas (aquellas que se pueden medir y que no son difíciles de enseñar y aprender) de un gestor de proyectos deben incluir:

• Conocimiento de metodologías de gestión de proyectos (Waterfall, Agile, Scrum, Kanban) y capacidad para implementarlas.

Diferentes proyectos, dependiendo de la industria, los objetivos y los plazos, requieren un enfoque diferente. El lanzamiento de una startup informática no funcionará de la misma manera que la construcción de un nuevo centro comercial o la apertura de una franquicia de un restaurante. Por lo tanto, el gestor de proyectos debe ser capaz de adaptar un enfoque específico al contexto en el que trabaja.

• Capacidad para trabajar con herramientas de gestión de proyectos

Se trata del conocimiento y dominio de software especializados para organizar tareas, controlar plazos y recursos. Por ejemplo, Notion, MS Project y otras aplicaciones. Sin ellas, el proyecto corre el riesgo de convertirse en un caos, el equipo se confundirá con las tareas y los plazos se agotarán.

• Conocimientos básicos en el ámbito del proyecto

Por lo general, los gestores de proyectos dirigen proyectos en un mismo sector o en sectores afines, ya que es necesario comprender las particularidades de la industria. Por ejemplo, si se trata de un proyecto informático, es necesario comprender todas las etapas del desarrollo de software, saber cómo funcionan el front-end y el back-end, los principios de trabajo con API y la terminología común.

• Habilidades analíticas

Es importante saber calcular el coste del proyecto y prever los gastos excesivos, analizar las métricas y estar siempre atento a las cifras para no perder el control.

Las habilidades sociales son cualidades personales que determinan cómo interactúa el gestor de proyectos con las personas y cómo gestiona el estrés y la incertidumbre en las diferentes etapas de la ejecución del proyecto.

• Habilidades comunicativas

El gestor de proyectos es el único responsable ante todos: el cliente, el equipo de desarrollo, los especialistas en marketing y los evaluadores. Y la falta de entendimiento es una de las principales causas del fracaso de los proyectos.

• Empatía e inteligencia emocional

La capacidad de percibir el estado de ánimo del equipo, comprender su motivación y su cansancio es especialmente importante, ya que sin ella no es posible gestionar a las personas de manera eficaz.

• Resistencia al estrés

Es importante estar siempre preparado por si las cosas no salen según lo previsto. El gestor de proyectos debe mantener la calma, tomar decisiones rápidamente y no entrar en pánico. Esto es importante también porque el gestor de proyectos marca el tono emocional de todo el equipo, y si él entra en pánico, los demás le seguirán. Un gestor de proyectos profesional debe ser una garantía de tranquilidad y confianza en el éxito del proyecto.

• Organización y sistematicidad

Es la capacidad de tener en mente múltiples tareas, no olvidar los detalles y pensar de forma estructurada. Cada proyecto consta de múltiples variables, y si el gestor de proyectos se confunde con ellas y permite que se produzca el caos, el proyecto fracasará.

• Habilidades de negociación y resolución de conflictos

Los conflictos y las discusiones son una parte inevitable de cualquier trabajo en equipo. Por eso, para un gestor de proyectos es muy importante saber convencer al cliente, llegar a acuerdos con el equipo y rebajar la tensión. Para ello, debe aplicar diversas estrategias y técnicas (por ejemplo, la cooperación implica la búsqueda conjunta de soluciones, el compromiso implica concesiones mutuas, y la evitación solo es admisible si el conflicto es insignificante y puede resolverse sin la intervención de terceros). Es importante que el gestor sea imparcial, atento, ayude a identificar los intereses y las preocupaciones y dirija las disputas hacia una solución constructiva.

• Creatividad

Ayuda a lidiar con la incertidumbre y a encontrar una salida incluso en las situaciones más difíciles.

• Flexibilidad y adaptabilidad

Los cambios en los requisitos y la retroalimentación de los clientes, los problemas inesperados y las nuevas oportunidades exigen que el gestor sea capaz de adaptarse rápidamente y ajustar la estrategia.

Diferencia entre gestor de proyectos y gestor de productos

Muchos creen que los puestos de gestor de proyectos y gestor de productos son equivalentes. Pero no es así. Para entender la diferencia, basta con analizar estas dos palabras: «producto» y «proyecto». Un producto es un bien o servicio determinado, es decir, algo específico y concreto cuya venta constituye el negocio, lo que lo mantiene a flote. Un proyecto, por el contrario, supone un proceso limitado en el tiempo.

En otras palabras, el producto es el resultado de la implementación de múltiples proyectos. Por consiguiente, el gestor de producto es responsable de la estrategia de promoción y desarrollo del producto, determina a quién va dirigido y qué problemas de los clientes resuelve. Se centra en el éxito a largo plazo, la demanda del producto y la satisfacción de los usuarios.

El gestor de proyectos es responsable de la implementación de proyectos específicos que son necesarios para crear y desarrollar un producto (por ejemplo, el lanzamiento de una aplicación móvil, el desarrollo de un nuevo sitio web, la creación de una campaña de marketing en redes sociales). Por lo general, es el producto el que establece los objetivos y las tareas, y el proyecto se encarga de garantizar su cumplimiento dentro de los plazos, el presupuesto y otras restricciones establecidos.

Diferencia entre un gestor de proyectos y un SCRUM Master

El gestor de proyectos y el Scrum Master son dos roles diferentes, aunque ambos se dedican a la gestión de equipos. Sin embargo, el gestor de proyectos es responsable de todo el proyecto, incluyendo la planificación, el presupuesto, los plazos, la logística y el resultado final. El Scrum Master se centra únicamente en la eficacia del equipo, lo forma y le ayuda a trabajar dentro del marco de Scrum. En la práctica, no dirige al equipo, sino que lo orienta, lo forma, perfecciona su trabajo y mejora su rendimiento.

¿Qué hace un gestor de proyectos en diferentes sectores?

El puesto de un gestor de proyectos existe en casi todos los ámbitos, pero su función real, sus herramientas y las expectativas que se tienen del especialista varían considerablemente.

Por ejemplo, un gestor de proyectos en informática y desarrollo de software debe estar preparado para cambios frecuentes en los requisitos, saber trabajar con la metodología Agile/Scrum, dividir el trabajo en sprints y supervisar su ejecución. Además, un gestor de proyectos de informática debe conocer SDLC (ciclo de desarrollo de software) y CI/CD.

En la construcción y la ingeniería, las características son diferentes. Los cambios son menos frecuentes, pero existen normas estrictas, una gran cantidad de documentos y un alto coste de los errores. En este caso, el gestor de proyectos se centrará más bien en la elaboración de planes detallados, calendarios, presupuestos, la coordinación de contratistas y proveedores, el control de las normas y plazos de construcción, el trabajo con documentación técnica y planos. Por lo tanto, debe conocer las normas de construcción, la documentación de diseño y presupuesto, los software AutoCAD, MS Project y Primavera. En otras palabras, el papel del proyecto en el ámbito de la construcción consiste en controlar el proceso de construcción.

En marketing y comunicación, el gestor de proyectos es responsable de lanzar campañas publicitarias, por lo que es importante estar preparado para un alto grado de incertidumbre, evaluaciones subjetivas de los resultados y cambios rápidos en las prioridades. En esta industria, el gestor de proyectos suele reunir él mismo al equipo creativo, elaborar estrategias de promoción, supervisar los plazos de lanzamiento de las campañas y acordar las modificaciones con el cliente, además de trabajar con los contratistas (por ejemplo, productoras o agencias digitales). Para ello, debe conocer las herramientas de marketing (CRM, analítica, planificación de medios) y saber traducir las ideas creativas al lenguaje empresarial.

Los gestores de proyectos también existen en organizaciones sin ánimo de lucro. Las características clave de su actividad son: trabajar con un presupuesto limitado, orientarse hacia un efecto social positivo y contar con un gran número de partes interesadas con las que hay que coordinarlo todo. Es importante que el gestor de proyectos conozca los fundamentos de la gestión de subvenciones y el cumplimiento normativo, tenga habilidades para trabajar con la presentación de informes y la planificación financiera, demuestre empatía y sea capaz de trabajar en condiciones de escasez de recursos.

Cómo convertirse en gestor de proyectos

Hay varias formas de aprender la profesión. Por ejemplo, realizando un curso en línea. Por término medio, estos programas educativos duran entre 6 meses y un año. Te enseñarán a tramitar la documentación, negociar y formar equipos, así como a trabajar con las partes interesadas. Los programas incluyen tanto teoría como práctica. Muchos de los que asisten a estos cursos provienen de sectores afines y ya poseen muchas habilidades; por ejemplo, a menudo en gestores de proyectos se convierten especialistas en marketing, coordinadores de departamentos y asistentes ejecutivos. Se trata de una herramienta eficaz para ascender profesionalmente.

Existen varias certificaciones básicas para gestores de proyectos, siendo las más conocidas la PMP (Project Management Professional) del PMI y las certificaciones de la IPMA (International Project Management Association). También son populares PRINCE2, AgilePM y otras, dependiendo de la metodología de gestión de proyectos.

Así, la recapacitación en gestor de proyectos es, en gran medida, una trayectoria profesional lógica y una decisión a la que llegan especialistas de los más diversos ámbitos. Aunque se puede aprender a gestionar proyectos desde cero, ingresando en la universidad y obteniendo una formación especializada. Muchos empleadores consideran que la formación especializada es una ventaja significativa y dan preferencia a los candidatos con el título correspondiente.

Sin embargo, si tienes experiencia relevante y todas las habilidades necesarias, la falta de un título no siempre es un obstáculo. Por ejemplo, puedes estudiar gestión de proyectos por tu cuenta: escuchar conferencias gratuitas, ver entrevistas con ponentes que comparten su experiencia, leer artículos y libros. Los principiantes pueden leer:

• «The Deadline: A Novel About Project Management», del ingeniero estadounidense Tom DeMarco. El libro te familiarizará con los fundamentos de la gestión de proyectos a través de historias de la vida real y la práctica. Abarca todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto, desde la planificación hasta la entrega, y presta especial atención al proceso de planificación y gestión de riesgos.

• La «Guía del PMBOK» es la biblia de la gestión de proyectos, creada por el Project Management Institute. Se trata de una guía completa sobre la gestión de proyectos que incluye normas, procesos y mejores prácticas.

• «El factor humano. Proyectos y equipos exitosos» es un libro escrito conjuntamente por Tom DeMarco y Timothy Lister, dedicado al factor humano en la gestión de proyectos. Se presta especial atención a la interacción en el equipo, la motivación, el mantenimiento de la comunicación y otras habilidades flexibles que influyen en el éxito del proyecto.

• «Scrum: El revolucionario método para trabajar el doble en la mitad de tiempo» es un libro del programador estadounidense Jeff Sutherland, uno de los creadores de la metodología Scrum y autor de Agile Manifesto. Se trata de una guía sobre el método Scrum, ampliamente utilizado en proyectos de informática. El autor describe en detalle los principios de funcionamiento y el marco de trabajo de esta metodología flexible.

Conclusión

La profesión de gestor de proyectos consiste, ante todo, en asumir responsabilidades, tomar decisiones rápidamente, resolver eficazmente problemas inesperados y llevar a cabo incluso las tareas más complejas. Por lo tanto, si te gusta poner orden, sistematizar procesos de múltiples etapas y componentes, comunicarte con la gente y no temes asumir responsabilidades, puedes convertirte en un gestor de proyectos profesional.

Si te cuesta trabajar bajo presión, con plazos ajustados e incertidumbre, y prefieres tener más libertad de acción, es mejor que busques otras profesiones. Un gestor de proyectos no debe tener miedo y debe cambiar con valentía los planes en situaciones de riesgo o en casos de emergencia. Además, a menudo tiene que hacer malabarismos con decenas de tareas, resolviendo varios conflictos al mismo tiempo, negociando con los proveedores y llevando la contabilidad.

Por eso es importante mejorar constantemente tu resistencia al estrés, tu capacidad para gestionar conflictos y mantener un diálogo constructivo. ¡Pero vale la pena! La profesión de gestor de proyectos te abre muchas oportunidades de trabajo en diferentes áreas y empresas, desde startups de informática hasta grandes corporaciones comerciales, organizaciones benéficas, centros médicos o educativos. Además, esta profesión te permite desarrollar habilidades universales y muy demandadas en todas partes.