Project manager

Кто такой Project manager

Менеджер проекта - специалист, который отвечает за реализацию самых разных командных проектов. Это предполагает организацию работы других специалистов и руководство процессами. Иными словами, project manager - это связующее звено между сотрудниками, например разработчиками и маркетологами, дизайнерами, аналитиками, а также между командой проекта и заказчиком.

В основном проджекты занимаются управлением - от подбора команды до бюджетирования, выявления и устранения проблем, анализа потенциальных рисков, поддержания коммуникации внутри команды и со стейкхолдерами.

Важно понимать, что проект занимает определенное время, это не постоянный процесс. У проекта всегда есть начало и конец, в то время как различные процессы могут происходить всё время, пока существует компания.

Например, разработать и запустить новый сайт, провести ежегодную конференцию, создать мобильное приложение, перенести офис в новое здание, придумать новую систему обучения персонала - всё это проекты. И у них есть конкретный бюджет, сроки и команда (во главе с проджектом). Процесс же - это постоянная, повторяющаяся деятельность, которая обеспечивает стабильную работу компании. Например, ведение бухгалтерского учета, обработка заказов клиентов, обновление сайта и так далее.

Проекты бывают в самых разных индустриях - в IT, промышленном производстве, медицине, образовании, строительстве. Поэтому и специалисты по ведению проектов нужны на разных уровнях - и в малом и среднем предпринимательстве, и в крупнейших корпорациях. А некоторые из них, работая на фрилансе, могут успешно совмещать ведение сразу нескольких проектов.

Интересно, что профессия проджект-менеджера зародилась еще в середине прошлого века, когда после Второй мировой войны началось строительство крупнейших технических, оборонных и инфраструктурных проектов (например, в области атомной энергетики, освоении космоса). Тогда же возникла острая потребность в системном управлении и возникли первые инструменты для этого (например, диаграмма Ганта, которая позволяет визуализировать сроки, в которые нужно уложиться при выполнении задач).

Уже в 1969 году в США был основан Project Management Institute (PMI) - первая международная организация для проектных менеджеров. А в 1996 году PMI выпустил первую версию PMBOK (Project Management Body of Knowledge) - стандарта профессии. К 2000-м появились гибкие методологии (Agile, Scrum), которые стали особенно популярны в IT и стартапах. С распространением информационных технологий и развитием программного обеспечения потребность в проджект-менеджерах стала критически важной. Современные IT-проекты часто характеризуются высокой сложностью, многогранностью и быстрым развитием, поэтому там проджекты наиболее востребованы.

Что еще делает проджект?

В его ключевые обязанности входит:

• Планирование проекта

Это предполагает встречу с заказчиком, согласование задач и выяснение требований, ожиданий, возможного бюджета и сроков. Далее менеджер должен определить, как, с помощью каких инструментов и в какие сроки проект будет реализован, сколько средств может уйти на него при трех сценариях - пессимистичном, нейтральном и оптимистичном.

• Управление командой

Это предполагает распределение ответственности - ключевых задач по сотрудникам, предупреждение о дедлайнах, а в дальнейшем - проведение ежедневных или еженедельных митингов, помощь в разрешении спорных вопросов.

• Коммуникация

Важно поддерживать связь между всеми участниками проекта - и это не только команда (программисты, авторы, SMM-специалисты, Data Scientists), но и заказчики, инвесторы и другие стейкхолдеры (это могут быть поставщики, например). Сам процесс коммуникации также включает обсуждение рабочих вопросов в переписке и лично (поэтому проджект должен быть в курсе всех деталей проекта, касающихся и разработки, и дизайна, и информационного сопровождения) и контроль общих чатов, ведение отчетов и предоставление нужной информации членам команды, согласование требований и изменений. Важно и получение обратной связи от клиентов и членов команды для улучшения процесса.

• Контроль сроков и задач

Предполагает отслеживание выполнения задач согласно плану, обновление статусов задач в трекерах (например, можно использовать Trello, Asana, Jira, ClickUp, Todoist - инструменты предлагают различные функции и подходы к управлению задачами, от простых канбан-досок до сложных систем управления проектами с диаграммами и отслеживанием времени), предотвращение срывов дедлайнов.

• Управление бюджетом

То есть контроль расходов и согласование с руководством в случае, если понадобятся дополнительные ресурсы - время, финансы.

• Управление рисками

Анализ потенциальных рисков и разработка стратегий их минимизации.

• Ведение отчетности

Включает в себя подготовку регулярных отчетов о ходе проекта и статусе каждой задачи, информирование заинтересованных сторон о принятых решениях, возникающих проблемах.

• Проверка

Когда проджект проекта сверяет результаты работы с той задачей, о которой он договорился с заказчиком. Далее нужно организовать тестовый запуск продукта и проверить, всё ли работает, нет ли ошибок и недочетов.

• Завершение проекта

Это подведение итогов, план-факт-анализ, разбор ошибок и сдача проекта заказчику.

Таким образом, в течение дня проджект-менеджер обязательно остается на связи, проводит созвоны и переговоры (например, с новыми поставщиками, заказчиками, создателями конечного продукта), проверяет сообщения в почте и мессенджерах, проводит daily stand-up и в зависимости от обратной связи команды приступает к решению возникших трудностей, следит за планом (обновляет его) и другой документацией.

Какими soft и hard skills должен обладать проджект

Работа проджект-менеджера - это не просто контроль сроков и задач. Это роль связующего звена между командой, заказчиком и конечным результатом. Поэтому PM должен обладать как хард-скиллами, так и гибкими навыками, которые особенно важны при реализации проектов и руководстве большими командами.

Хард-скиллы - навыки, которые можно измерить и которым несложно обучить, - проджектов должны включать:

• Знание методологии управления проектами (Waterfall, Agile, Scrum, Kanban) и умение их реализовывать

Разные проекты, в зависимости от индустрии, целей и сроков, требуют разного подхода. Запуск IT-стартапа не будет работать по той же схеме, что и строительство нового ТЦ или открытие ресторана по франшизе. Поэтому проджект-менеджер должен уметь адаптировать определенный подход под контекст, в котором работает.

• Умение работать с проектными инструментами

Речь идет о знании и владении специальным программным обеспечением для организации задач, контроля сроков и ресурсов. Например, Notion, MS Project и другие приложения. Без них проект рискует превратиться в хаос, команда будет путаться в задачах, а дедлайны - гореть.

• Базовые знания в предметной области

Как правило, проджект-менеджеры ведут проекты в одной или смежных отраслях, поскольку понимание специфики индустрии необходимо. Например, если вы проджект в IT, нужно понимать все этапы разработки ПО, знать, как работает фронтенд и бэкенд, принципы работы с API, общепринятую терминологию.

• Аналитические навыки

Важно уметь считать стоимость проекта и прогнозировать перерасходы, анализировать метрики и всегда следить за цифрами, чтобы не потерять контроль.

Софт-скиллы - это личностные качества, которые определяют, как PM взаимодействует с людьми и справляется со стрессом, неопределенностью на разных этапах реализации проекта.

• Коммуникабельность

Проджект-менеджер - один на всех: заказчика, команду разработки, маркетологов, тестировщиков. А недопонимание - одна из главных причин провала проектов.

• Эмпатия и эмоциональный интеллект

Умение чувствовать состояние команды, понимать мотивацию и усталость особенно важно, потому что без этого управлять людьми эффективно не получится.

• Стрессоустойчивость

Важно быть всегда готовым к тому, что в любой момент всё может пойти не по плану. PM должен сохранять хладнокровие, быстро принимать решения и не паниковать. Это важно еще и потому, что проджект задает эмоциональный тон всей команде, и если начинает паниковать он, то следом и другие. Профессиональный проджект должен быть гарантом спокойствия и уверенности в успехе проекта.

• Организованность и системность

Это умение держать в голове множество задач, не забывать детали, мыслить структурно. Каждый проект состоит из множества переменных, и если PM будет путаться в них и допустит хаос, то проект развалится.

• Навыки переговоров и разрешения конфликтов

Конфликты и споры - неизбежная часть любой командной работы. Поэтому для РМ очень важно умение убедить клиента, договориться с командой, снять напряжение. Для этого он должен применять различные стратегии и техники (например, сотрудничество предполагает совместный поиск решений, компромисс - взаимные уступки, избегание допустимо, только если конфликт незначителен и может быть разрешен без привлечения третьей стороны). Важно, чтобы менеджер был беспристрастным, внимательным, помогал выявить интересы и опасения и направлял споры к конструктивному решению.

• Находчивость

Это поможет справиться с неопределенностью и найти выход из самой сложной ситуации.

• Гибкость и адаптивность

Изменения в требованиях и обратная связь от клиентов, неожиданные проблемы и новые возможности требуют от менеджера умения быстро перестраиваться и корректировать стратегию.

Чем проджект отличается от продакта?

Многие полагают, что позиции проджект- и продакт-менеджеров взаимозаменяемы. Но это не так. Для того чтобы понять разницу, достаточно разобрать два этих слова - «продакт» и «проджект». Продукт - это определенный товар или услуга, то есть определенная и конкретная вещь, в продаже которой и заключается бизнес, то, что держит его на плаву. Проект же, напротив, предполагает ограниченный во времени процесс.

Иными словами, продукт - это результат реализации множества проектов. Соответственно, продакт-менеджер отвечает за стратегию продвижения и развития продукта, определяет, для кого он предназначен и какие проблемы клиентов решает. Он фокусируется на долгосрочном успехе, востребованности товара и удовлетворении пользователей.

Проджект же отвечает за реализацию конкретных проектов, которые необходимы для создания и развития продукта (например, запуск мобильного приложения, разработка нового веб-сайта, создание маркетинговой кампании в соцсетях). Как правило, именно продакт ставит цели и задачи, а проджект обеспечивает их выполнение в установленные сроки, бюджет и другие ограничения.

Разница между проджектом и SCRUM-мастером

Проектный менеджер и Scrum-мастер - две разные роли, хотя и тот и другой занимаются управлением командами. Но проджект отвечает за весь проект, включая планирование, бюджет, дедлайны, логистику, конечный результат. А Scrum-мастер фокусируется только на эффективности команды, обучает ее, помогает работать в рамках Scrum-фреймворка. Практически он не управляет командой, а направляет ее, тренирует, совершенствует работу и улучшает производительность.

Чем занимается проджект-менеджер в разных индустриях

Должность проджекта есть почти в каждой сфере, но его фактическая роль, инструменты, ожидания от специалиста сильно отличаются.

Например, проджект в IT и разработке ПО должен быть готов к частым изменениям требований, уметь работать по методологии Agile/Scrum, разбивать работу на спринты и следить за их выполнением. Также проджект в IT должен знать SDLC (цикл разработки ПО), CI/CD.

А в строительстве и инжиниринге особенности уже другие. Изменения здесь происходят реже, но есть жесткие регламенты, большой объем документов, высокая стоимость ошибок. В данном случае проджект будет занят скорее составлением подробных планов, графиков, смет, координацией подрядчиков и поставщиков, контролем строительных норм и сроков, работой с технической документацией, чертежами. Поэтому он должен знать строительные стандарты, проектно-сметную документацию, сервисы AutoCAD, MS Project, Primavera. Иными словами, роль проджекта в сфере строительства заключается в контролировании процесса стройки.

В маркетинге и коммуникациях проджект-менеджер отвечает за запуск рекламных кампаний, поэтому важно быть готовым к высокой степени неопределенности, субъективным оценкам результатов, быстрой смене приоритетов. В этой индустрии РМ, как правило, сам собирает креативную команду, составляет стратегии продвижения, следит за сроками запусков кампаний и согласует правки с заказчиком, работает с подрядчиками (например, продакшенами или digital-агентствами). Для этого нужно знать маркетинговые инструменты (CRM, аналитика, медиапланирование), а также уметь перевести креативные идеи на язык бизнеса.

Проджекты бывают и в некоммерческих организациях. Ключевые особенности их деятельности - работа с ограниченным бюджетом, ориентация на положительный социальный эффект, большое количество стейкхолдеров, с которыми всё необходимо согласовать. Проджекту важно знать основы grant-менеджмента, compliance, иметь навыки работы с отчетностью, финансовым планированием, проявлять эмпатию и уметь работать в условиях нехватки ресурсов.

Как стать проджект-менеджером

Получить профессию можно несколькими способами. Например, пройти онлайн-курс. В среднем такие образовательные программы длятся около 6 месяцев или года. Вас научат оформлять документацию, вести переговоры и собирать команды, работать со стейкхолдерами. Программы включают как теорию, так и практику. Многие приходят на такие курсы из смежных отраслей и многими навыками уже владеют, например, часто проджектами становятся маркетологи, координаторы отделов, помощники руководителей. Это эффективный инструмент, чтобы подняться по карьерной лестнице.

Существует несколько основных сертификаций для проектных менеджеров, наиболее известными из которых являются PMP (Project Management Professional) от PMI и сертификации IPMA (International Project Management Association). Также популярны PRINCE2, AgilePM и другие, в зависимости от методологии управления проектами.

Так, переквалификация в проджекта - во многом естественный карьерный путь и решение, к которому приходят специалисты самых разных сфер. Хотя управлять проектами можно учиться и с нуля, поступив в университет и получив профильное образование. Многие работодатели считают наличие профильного образования существенным преимуществом и отдают предпочтение соискателям с соответствующим дипломом.

При этом, если у вас есть релевантный опыт работы и все необходимые навыки, отсутствие диплома - не всегда помеха. Например, можно изучать проектный менеджмент и самостоятельно - слушать бесплатные лекции, смотреть интервью спикеров, которые делятся своим опытом, читать статьи и книги. Новичкам можно почитать:

• «Deadline. Роман об управлении проектами» американского инженера Тома ДеМарко. Книга познакомит вас с основами проектного менеджмента через истории из реальной жизни и практики. Она охватывает все этапы жизненного цикла проекта, от планирования до сдачи, и уделяет особое внимание процессу планирования и управлению рисками.

• «Руководство PMBОK» - это библия проектного менеджмента, созданная Project Management Institute. Она представляет собой всестороннее руководство по управлению проектами, включающее в себя стандарты, процессы и лучшие практики.

• «Человеческий фактор. Успешные проекты и команды» - книга, написанная в соавторстве Томом ДеМарко и Тимоти Листером, посвящена человеческому фактору в проектном управлении. Особое внимание уделено взаимодействию в команде, мотивации, поддержанию коммуникации и другим гибким навыкам, влияющим на успех проекта.

• «Scrum. Революционный метод управления проектами» - книга американского программиста, одного из разработчиков методологии Scrum и авторов Agile Manifesto Джеффа Сазерленда. Это путеводитель по методу Scrum, который широко используется в IT-проектах. Автор подробно описывает принципы работы и фреймворк гибкой методологии.

Заключение

Профессия проджект-менеджера - это прежде всего про ответственность, умение быстро принимать решения, эффективно справляться с неожиданными проблемами и доводить даже самые сложные задачи до конца. Поэтому, если вы любите наводить порядок, систематизировать многоэтапные и многокомпонентные процессы, общаться с людьми и не боитесь брать на себя ответственность, вы можете стать профессиональным проджект-менеджером.

Если же вам сложно работать под давлением, с жесткими сроками и неопределенностью, хочется больше свободы действий, то лучше присмотреться к другим профессиям. Проджект-менеджер должен не бояться и смело менять планы в рисковых ситуациях или экстренных случаях. Кроме того, ему часто приходится жонглировать десятками задач, одновременно решая несколько конфликтов, договариваясь с поставщиками, ведя отчетность.

Именно поэтому важно постоянно прокачивать свою стрессоустойчивость, умение управлять конфликтами и вести конструктивный диалог. Но оно того стоит! Профессия проджект-менеджера открывает перед вами множество возможностей работы в самых разных сферах и компаниях - от IT-стартапов до крупнейших коммерческих корпораций, благотворительных организаций, медицинских или образовательных центров. Кроме того, профессия позволяет прокачать универсальные и востребованные везде навыки.