Veränderungsmanagement (Change-Management)

Was ist Veränderungsmanagement?

Das Veränderungsmanagement ist ein systematischer Ansatz für jede organisatorische Veränderung, von der Planung und Vorbereitung bis zur Durchführung und Kontrolle. Darüber hinaus bedeutet das Change-Management den Prozess der Umsetzung umfangreicher Veränderungen. Durch ein effektives organisatorisches Veränderungsmanagement können Manager Kosten und Ausgaben minimieren, viele organisatorische Probleme vermeiden und den Mitarbeitern helfen, sich schnell an neue Umstände anzupassen. Daher ist in der heutigen schnelllebigen Welt das Veränderungsmanagement zu einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren geworden.

Es sollte auch darauf hingewiesen werden, dass das Veränderungsmanagement keine unmittelbare Reaktion auf das Geschehen ist, sondern ein Prozess der Vorbereitung auf Veränderungen und Innovationen. Vor der Einführung von Veränderungen muss analysiert werden, wie sich diese Veränderungen auf die Mitarbeiter und ihre Produktivität sowie auf das Unternehmen als Ganzes, seine Rentabilität und seinen Ruf auswirken werden. Daher sollte eine Strategie für das Veränderungsmanagement entwickelt werden, die sicherstellt, dass die vom Unternehmen geforderten Veränderungen schrittweise und so schmerzlos wie möglich umgesetzt werden, während die Folgen getestet und analysiert werden.

Die Grundprinzipien eines erfolgreichen Veränderungsmanagements

Natürlich können die Techniken des Veränderungsmanagements je nach den Besonderheiten des Unternehmens und seiner Ziele variieren. In jedem Fall sollten jedoch die folgenden Grundsätze beachtet werden, um das Veränderungsmanagement erfolgreich einzusetzen:

1. Schaffen Sie ein positives Klima innerhalb der Organisation

Jedes Unternehmen, das mit der Aussicht auf Veränderungen konfrontiert ist, muss ein günstiges Klima dafür schaffen. Sehr oft werden Innovationen und Veränderungen gefürchtet und können Ängste und Sorgen auslösen, aber es ist wichtig, den Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen zu minimieren, indem man ihren Wert für das Unternehmen hervorhebt. Ein erfolgreicher Wandel hängt weitgehend von einer guten Kommunikation mit der Führungskraft, einem guten psychologischen Klima und einer klaren Vorstellung von dem, was kommen soll, ab. Nur wenn die Fragen nach dem "Wie?" und "Warum?" beantwortet sind, werden die Mitarbeiter die Notwendigkeit des Wandels verstehen, und die Angst vor Veränderungen wird sich auflösen.

2. Aktive Umsetzung und Förderung von Veränderungen im Tagesgeschäft

Unterstützen Sie die Initiativen der Mitarbeiter im Zusammenhang mit der Einführung neuer Technologien, Prozesse und Lösungen. Außerdem werden die erwarteten Ergebnisse nicht eintreten, wenn nur der Vorgesetzte ein neues und wirksames Veränderungsmanagementsystem anwendet und die Mitarbeiter die Veränderungen nicht selbst nutzen.

3. Unterstützen Sie die eingeführten Änderungen kontinuierlich

Veränderungen treten nicht sofort ein, sondern sind langfristig angelegt, und es reicht nicht aus, sie anzukündigen. Die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern sollte ständig aufrechterhalten werden, um Feedback einzuholen und Probleme zu identifizieren, die während der Anpassung auftreten. Es ist wichtig, den Fortschritt der Veränderungsumsetzung zu überwachen und festzustellen, welche Schritte des Veränderungsmanagements am produktivsten und effektivsten waren und welche Innovationen möglicherweise noch verworfen werden müssen.

Grundlegende Modelle des Veränderungsmanagements

Modelle des Change Managements sind grundlegende Konzepte für die Planung und Umsetzung von Innovationen. In manchen Fällen ist es am besten, sich für eines dieser Modelle zu entscheiden und nach dessen Regeln zu handeln. Als grundlegende Methoden des Veränderungsmanagements gelten zum Beispiel:

Das ADKAR-Modell des Veränderungsmanagements

Als sein Autor gilt Jeff Hiatt. Der Schwerpunkt dieser Methode liegt zunächst auf den Mitarbeitern der Organisation, die von den Veränderungen betroffen sind. Demnach muss jeder Mitarbeiter auf dem Weg zur Akzeptanz fünf Schritte durchlaufen:

• A - Awareness (Bewusstsein für die Notwendigkeit von Veränderungen);

• D - Desire (der Wunsch, den Wandel zu unterstützen und daran teilzunehmen);

• K - Knowledge (Wissen darüber, was während des Veränderungsprozesses selbst zu tun ist);

• A - Ability (Fähigkeit, die Veränderung in Übereinstimmung mit dem beabsichtigten und gewünschten Ergebnis umzusetzen);

• R - Reinforcement (Konsolidierung der Ergebnisse der Veränderung, Kontrolle).
  

Das ADKAR-Konzept impliziert also folgende Strategie: Die Mitarbeiter werden für die Bedeutung und Notwendigkeit der Veränderung sensibilisiert, und dann muss das Personal motiviert werden, die Veränderung zu vollziehen. Dann sollten die Mitarbeiter nicht nur das Wissen darüber entwickeln, was sie während der Veränderung tun müssen, sondern auch die Fähigkeit, entsprechend den neuen Anforderungen auf demselben Leistungsniveau zu arbeiten.

Das 8-Stufen-Modell nach Kotter

Dieser Ansatz wurde von John Kotter, einem amerikanischen Unternehmer und Dozenten an der Harvard Business School, formuliert. Er schlug acht Schritte vor, die ein Manager oder eine Führungskraft unternehmen muss, um Innovationen umzusetzen. Die Schritte, die Kotter vorschlägt, sind folgende:

1. Schaffen Sie ein Gefühl der Dringlichkeit, der Notwendigkeit des Wandels, das die Bedeutung sofortigen Handelns unterstreicht.

2. Bilden Sie ein einflussreiches Team von Spezialisten und Experten. Sie werden den Prozess leiten, d. h. den Wandel herbeiführen. Denken Sie daran, dass alle Mitarbeiter für den Wandel motiviert und engagiert sein müssen.

3. Erstellen Sie eine Veränderungsstrategie. Zunächst müssen Sie eine Liste der Veränderungen oder Innovationen erstellen, die Sie im Unternehmen einführen wollen. Analysieren Sie dann, welche Ressourcen für die spezifischen Veränderungen benötigt werden. Besprechen Sie dies auch mit Ihren Kollegen und anderen Mitarbeitern.

4. Sammeln Sie Freiwillige, d. h. Unterstützer des Wandels, unter den regulären Mitarbeitern. Ernsthafte Veränderungen können nur stattfinden, wenn die gesamte Belegschaft daran interessiert ist, und mit Hilfe einer definierten Gemeinschaft von "Anhängern" wird es leichter sein, das Interesse anderer zu wecken.

5. Beseitigen Sie Hindernisse und Barrieren. Sie müssen ein Umfeld schaffen, das dem Veränderungsprozess nichts im Wege steht.

6. Feiern Sie die ersten Erfolge. Die Mitarbeiter müssen Ergebnisse sehen, die sie dazu inspirieren, mehr zu tun.

7. Eine Dynamik für den Wandel aufbauen. Sie müssen kontinuierlich Veränderungen einleiten, bis die Strategie des Veränderungsmanagements vollständig umgesetzt ist.

8. Halten Sie die Ergebnisse aufrecht. Innovationen müssen aufrechterhalten werden, bis sie nachhaltig sind und ein veraltetes System ablösen.

7S-Modell

Bei diesem Konzept geht es darum, mehrere oder besser gesagt sieben Bestandteile des Unternehmens zu analysieren. Es gilt herauszufinden, wie sie miteinander interagieren und abzuschätzen, wie sie auf die Veränderung reagieren werden. Auf der Grundlage dieser Informationen erstellt der Change Management Manager einen weiteren Aktionsplan. Dabei werden die folgenden Parameter analysiert: die gesamte Strategie des Unternehmens, die Geschäftsstruktur und die Systemprozesse. Darüber hinaus bewertet das Veränderungsmanagementteam die folgenden Kriterien, die in direktem Zusammenhang mit den Mitarbeitern des Unternehmens stehen: allgemeine Werte und Grundsätze, Führungsstil, Kompetenzen der Mitarbeiter und ihre praktischen Fähigkeiten.

3-Phasen-Modell von Lewin

Dies ist eines der bekanntesten und wirksamsten Change-Management-Konzepte, das seit Anfang des 20. Jahrhunderts verwendet wird. Kurt Lewin war ein deutscher Psychologe und vertrat die Auffassung, dass der Erfolg eines Unternehmens in erster Linie von der Führungskraft selbst, ihren persönlichen Qualitäten, ihrer Motivation und anderen Soft Skills abhängt.

Das Modell von Levin schlägt drei große Phasen vor:

1. Auftauen

In dieser Phase erkennt die Unternehmensleitung, dass sich das Unternehmen verändern muss. Es ist notwendig, dem Team zu helfen, die psychologische Barriere zu überwinden, die die anfängliche Abneigung gegen Veränderungen verursacht. Zunächst ist die aktuelle Situation zu bewerten und ein Zukunftsbild des Unternehmens nach der Veränderung zu entwerfen. Zu dieser Phase gehören auch eine Lückenanalyse, die Motivation der Mitarbeiter, ein Plan und eine Liste der für die Innovation erforderlichen Ressourcen.

2. Bewegen

Dieser Schritt umfasst die eigentliche Umsetzung der Veränderung, die Implementierung der Veränderung, die Schulung der Mitarbeiter und die Beseitigung von Hindernissen und Barrieren. Wenn die Veränderung beispielsweise die Einführung und Nutzung einer neuen Software beinhaltet, sollten die Mitarbeiter in der Nutzung geschult werden und Zeit haben, sich an die neuen Regeln zu gewöhnen.

3. Einfrieren

Wenn alle Änderungen umgesetzt sind, müssen Sie Ihre Mitarbeiter nur noch motivieren und den Erfolg aufrechterhalten. Außerdem müssen Sie die in der vorangegangenen Phase erzielten Ergebnisse weiterverfolgen. Die wichtigste Aufgabe in dieser Phase besteht darin, die Veränderungen zu konsolidieren, damit sie zum neuen Muster im Unternehmen werden.

Der Veränderungsmanagementprozess in der Praxis

Es gibt vier grundlegende Schritte, die ein Unternehmen in jedem Prozess von Change-Management befolgen sollte:

1. Vorbereitung der Organisation auf den Wandel

Um bestimmte Neuerungen erfolgreich umsetzen zu können, muss das Unternehmen darauf vorbereitet werden. Dies gilt nicht nur in technischer Hinsicht, sondern auch auf der Ebene der Unternehmenskultur und des psychologischen Klimas im Team. In der Vorbereitungsphase konzentrieren sich Projektleiter und Vorgesetzte darauf, den Mitarbeitern die Notwendigkeit von Veränderungen zu vermitteln. Sie schärfen das Bewusstsein für die verschiedenen Probleme und Herausforderungen, mit denen die Organisation konfrontiert ist. Einfach ausgedrückt, geht es in der ersten Phase darum, den Widerstand der Mitarbeiter gegen bestimmte Veränderungen durch Überzeugungsarbeit, Argumentation und Motivation zu minimieren. Später wird es die Unterstützung der Mitarbeiter sein, die dazu beiträgt, alle notwendigen Innovationen erfolgreich umzusetzen und zu konsolidieren.

2. Entwicklung eines Plans für das Veränderungsmanagement

Sobald eine Organisation bereit ist, Veränderungen zu akzeptieren, muss ein detaillierter Plan für das Veränderungsmanagement entwickelt werden. Dieser Plan wird sowohl der Führungskraft als auch dem Mitarbeiter helfen, nicht nur einige Neuerungen einzuführen, sondern auch die neue Lebensweise in Zukunft beizubehalten. Der Plan sollte Folgendes enthalten:

• Strategische Ziele und eine klare Begründung (d. h. Argumente und Belege dafür, warum die Veränderungen vorgenommen werden sollten und wie sie sich auf die Erreichung der globalen Ziele auswirken werden. Beschreiben Sie dazu den Nutzen, die Auswirkungen und die Gründe, warum die Veränderung stattfinden sollte);

• wichtige Leistungsindikatoren (wie ist die Situation jetzt und wie wird der Erfolg in Zukunft gemessen? Auf diese Weise können Sie den Erfolg oder Misserfolg der verschiedenen Aspekte der Umsetzung einer Innovation verfolgen und analysieren);

• eine Liste der Mitarbeiter, die in erster Linie an der Veränderung interessiert und in der Lage sind, bei der Umsetzung zu helfen (ermitteln Sie, wer den Veränderungsprozess beaufsichtigen wird);

• die Instrumente und Ressourcen für das Veränderungsmanagement (was wird für die Umsetzung der Veränderung benötigt);

• den Umfang der geplanten Veränderung (was die Veränderung beinhalten wird).

3. Umsetzung des Veränderungsprozesses

Nach der Erstellung des Plans müssen nur noch die im Plan vorgesehenen Schritte durchgeführt werden. Mit anderen Worten: Befolgen Sie eine Vorlage oder ein Muster eines der oben beschriebenen Modelle. Die Führungskraft sollte jedem Mitarbeiter die Befugnisse und neuen Aufgaben übertragen, die zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses erforderlich sind. Außerdem wird dadurch jedem Mitarbeiter das Gefühl gegeben, wichtig zu sein, was seine Motivation und sein Engagement für die gemeinsame Sache stärkt.

Es ist auch eine Phase, in der verschiedene Hindernisse überwunden oder zumindest abgeschwächt werden. Es ist jedoch wichtig, darauf hinzuweisen, dass ein Problem, das vorhersehbar ist, beseitigt werden sollte, bevor es eine Chance hat, sich auszuwirken. Deshalb ist es auch wichtig, während der Umsetzungsphase kleine Erfolge zu feiern, die zeigen, dass man auf dem richtigen Weg ist.

4. Überwachung des Prozesses und Analyse der Ergebnisse

Sobald eine Veränderungsinitiative abgeschlossen ist, sollten Führungskräfte und Management eine Rückkehr zum vorherigen Zustand verhindern. Es ist jedoch wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass selbst wenn eine bestimmte Veränderung eingeführt wurde, dies nicht bedeutet, dass sie erfolgreich war. Nur eine gründliche Analyse des Ist-Zustandes, d. h. der Ergebnisse der Veränderungsinitiative, gibt Aufschluss darüber, ob das Veränderungsmanagement richtig durchgeführt wurde. Aber selbst wenn Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind, ist der Versuch, Veränderungen durchzuführen, eine wertvolle Lektion, die Sie zu neuen Ideen führen und wichtige Erkenntnisse für die Zukunft liefern kann.

Zentrale Risiken beim Veränderungsmanagement

In der Praxis des Veränderungsmanagements machen Manager häufig Fehler. Die häufigsten Probleme, mit denen Risikomanager konfrontiert werden, sind folgende:

• Versäumnis der rechtzeitigen Festlegung von Zielen.

Die meisten Veränderungen werden durchgeführt, um die aktuellen Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens zu verbessern. Daher ist es wichtig, sich abzeichnende Probleme zu erkennen und einen strategischen Plan zur Umsetzung geeigneter Änderungen zu erstellen.

• Mangelnde Abstimmung und Kommunikation.

Die Führungskraft hat einen großen Einfluss auf das Engagement der Mitarbeiter. Daher ist es besonders wichtig, dass er oder sie mit dem gesamten Team kommuniziert. Wenn die Führungskraft selbst nicht hinreichend von der Notwendigkeit der Veränderung und den Vorteilen und Folgen überzeugt ist, werden sich auch die Mitarbeiter nicht dafür interessieren. Die Kommunikation ist also entscheidend für ein erfolgreiches Veränderungsmanagement.

• Mangelnde Flexibilität, fehlender Wille zum Wandel.

Schon vor der Einführung von Veränderungen ist es wichtig, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verstehen und zu bewerten. Organisationen, die weniger flexibel, d. h. resistent gegen Veränderungen sind, werden nicht in der Lage sein, das Veränderungsmanagement effektiv zu nutzen. Solche Unternehmen haben viel langsamere Prozesse, was die Kosten erhöhen kann.

• Die Mitarbeiter erkennen die Notwendigkeit von Veränderungen nicht.

In diesem Fall müsste die Führungskraft allen Mitarbeitern und ggf. jedem Einzelnen die Bedeutung der Veränderung und die angestrebten Ziele erklären.

• Die Veränderungen werden von Mitarbeitern durchgeführt, die davon nicht betroffen sind.

Es ist wichtig, die Umsetzung einer solchen Lösung den Mitarbeitern anzuvertrauen, die direkt mit dem zu ändernden Bereich zu tun haben.

• Die Veränderungen kamen für die Mitarbeiter überraschend.

Es ist wichtig, das Personal im Voraus auf mögliche Änderungen der Arbeitsabläufe oder bestimmter Regeln vorzubereiten. Alle Änderungen, auch radikale, sollten behutsam eingeführt werden.

Fazit

Ein gutes Change-Management ist also einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg. Schließlich führt das Veränderungsmanagement neue Prozesse und Technologien ein, ohne die Organisation zu stören. Außerdem trägt es dazu bei, den Widerstand und die Abneigung der Mitarbeiter gegen Veränderungen zu verringern und den Wert und die Bedeutung von Innovationen für die Unternehmensentwicklung zu erkennen.