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चेंज मैनेजमेंट
चेंज मैनेजमेंट क्या है
चेंज मैनेजमेंट किसी भी संगठनात्मक परिवर्तन के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण है, बदलावों की योजना बनाने और तैयारी करने से लेकर नवाचारों को हकीकत में लाने और स्थिति का नियंत्रण करने तक। इसके अलावा, चेंज मैनेजमेंट का मतलब बड़े पैमाने पर परिवर्तनों को लागू करने की प्रक्रिया है। एक प्रभावी ओर्गनइजेशनल चेंज मैनेजमेंट के माध्यम से मैनेजर लागत और खर्चों को कम करने में सक्षम होता है, कई संगठनात्मक समस्याओं से बचता है, और कर्मचारियों को नई परिस्थितियों के अनुकूल बनने में भी मदद कर सकता है। इस प्रकार, आधुनिक और तेजी से विकसित हो रही इस दुनिया में, चेंज मैनेजमेंट सफलता प्राप्त करने में सबसे महत्वपूर्ण फैक्टर्स में से एक बन गया है।
यह भी ध्यान देने योग्य है, कि चेंज मैनेजमेंट वर्तमान समय में हो रही गतिविधयों की तत्काल प्रतिक्रिया नहीं है, बल्कि परिवर्तन और नवाचार की तैयारी की प्रक्रिया है। किसी भी प्रकार के परिवर्तनों को लागू करने से पहले, इस बात का विश्लेषण करना जरूरी है कि ये परिवर्तन कर्मचारियों और उनके प्रोडक्शन के साथ-साथ पूरी कंपनी, इसकी लाभप्रदता और प्रतिष्ठा को कैसे प्रभावित करेंगे। इसलिए, चेंज मैनेजमेंट सिस्टम में सबसे पहले एक चेंज मैनेजमेंट स्ट्रॅटजी आती है, जो आपको बिज़नेस के लिए जरूरी बदलावों को धीरे-धीरे और यथासंभव समस्या रहित तरीके से पेश करने में मदद करेगी, नतीजों की टेस्टिंग और विश्लेषण करेगी।
चेंज मैनेजमेंट के प्रमुख सिद्धांत
बेशक, चेंज मैनेजमेंट तकनीक बिज़नेस की बारीकियों और उसके लक्ष्यों के आधार पर अलग-अलग हो सकती है। हालाँकि, किसी भी स्तिथि में, चेंज मैनेजमेंट के सक्षम और सफल उपयोग के लिए, निम्नलिखित सिद्धांतों का पालन करना जरूरी है:
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ऑर्गेनाइजेशन में बेहतर माहौल बनाएं
कोई भी कंपनी जो बदलाव की संभावना का सामना करती है, उसको एक बेहतर माहौल बनाना चाहिए जो बदलाव के लिए सही हो। बहुत बार ऐसा होता है, कि इनोवेशन और बदलाव डर पैदा करते हैं, परेशान और बेचैन कर सकते हैं, हालांकि, कंपनी को अपने कर्मचारियों का ध्यान इन परिवर्तनों के महत्व और उनके मूल्य पर केंद्रित करते हुए, उनकी ओर से परिवर्तन के प्रतिरोध को कम करना जरूरी है। इनोवेशन की सफलता काफी हद तक लीडर के साथ अच्छी क्वालिटी वाले कम्युनिकेशन, एक बेहतर मनोवैज्ञानिक वातावरण, साथ ही भविष्य के परिवर्तनों के बारे में स्पष्ट विचारों पर निर्भर करती है। केवल "कैसे?" और "क्यों?" जैसे सवालों का जवाब पाकर कर्मचारियों को बदलाव की जरूरत का एहसास होता है, और उनका डर दूर हो जाता है।
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दैनिक परिवर्तनों को सक्रिय रूप से लागू करें और उन्हें प्रोत्साहित करें
नई तकनीकों, प्रक्रियाओं और समाधानों को लागू करने से जुड़ी कर्मचारियों की पहल का समर्थन करें। इसके अलावा, यदि केवल मैनेजर नई प्रभावी चेंज मैनेजमेंट सिस्टम का पालन करता है, और कर्मचारी खुद इन परिवर्तनों का उपयोग नहीं करते हैं, तो परिणाम आपकी अपेक्षा के अनुसार नहीं होगा।
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लागू किए गए बदलावों को लगातार बनाए रखें
बदलाव एक तात्कालिक प्रक्रिया नहीं है, बल्कि एक दीर्घकालिक प्रक्रिया है, और केवल इसकी घोषणा करना ही काफी नहीं है। कर्मचारियों और मैनेजर के बीच नियमित संचार बनाए रखना, उनके फीडबैक को इकठ्ठा करना और बदलावों को अपनाने के दौरान पैदा होने वाली समस्याओं की पहचान करना जारी रखना आवश्यक है। परिवर्तन की प्रगति को ट्रैक करना और यह पता लगाना महत्वपूर्ण है कि चेंज मैनेजमेंट से जुड़े कौन से कदम सबसे ज्यादा उत्पादक और प्रभावी थे, और कौन से नवाचारों से पीछा छुड़ाया जाना चाहिए।
चेंज मैनेजमेंट मॉडल
चेंज मैनेजमेंट मॉडल इनोवेटिव योजना बनाने और उन्हें लागू करने की बुनियादी अवधारणाएं हैं। कुछ मामलों में, इनमें से किसी एक मॉडल को चुनना और उनके नियमों के अनुसार कार्य करना सबसे अच्छा होता है। इस प्रकार, चेंज मैनेजमेंट के मुख्य तरीके माने जाते हैं:
ADKAR चेंज मैनेजमेंट मॉडल
इसके रचनाकार बिजनेसमैन जेफ हीएट हैं। इस तकनीक के केंद्र में, सबसे पहले, खुद कंपनी के कर्मचारी हैं, जो परिवर्तनों से प्रभावित होते हैं। तदनुसार, प्रत्येक कर्मचारी को परिवर्तनों को स्वीकार करने के रास्ते में पाँच चरणों से गुजरना होगा:
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A - Awareness (परिवर्तन की आवश्यकता के बारे में जागरूकता);
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D - Desire (परिवर्तनों का समर्थन करने और उनमें भाग लेने की इच्छा);
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K - Knowledge (यह समझना कि परिवर्तन की प्रक्रिया के दौरान क्या किया जाना चाहिए);
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A - Ability (इच्छित और वांछित परिणाम के अनुसार परिवर्तनों को लागू करने की क्षमता);
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R - Reinforcement (परिवर्तनों के परिणामों को बनाए रखना, नियंत्रण करना)।
इस प्रकार, ADKAR अवधारणा का तात्पर्य निम्नलिखित रणनीति से है: कर्मचारियों को बदलावों के महत्व और आवश्यकता के बारे में समझाया जाता है, उसके बाद कुछ ऐसा करना चाहिए कि कर्मचारी खुद इन बदलावों के साथ आगे काम करना चाहें। भविष्य में, कर्मचारियों को न केवल यह जानना जरूरी है कि परिवर्तन के दौरान उन्हें क्या करने की आवश्यकता है, बल्कि उन्हें उत्पादकता के समान स्तर को बनाये रखते हुए जरूरतों के अनुसार काम करने में भी सक्षम होने चाहिए।
कोटर चेंज मैनेजमेंट मॉडल
यह मॉडल अमेरिकी एंटरप्रेन्योर और हार्वर्ड बिजनेस स्कूल के अध्यापक जॉन कोटर के द्वारा तैयार किया गया था। उन्होंने आठ स्टेप्स प्रस्तावित किए जो एक मैनेजर या लीडर को किसी भी नवाचार को लागू करने के लिए उठाने चाहिए। कोटर द्वारा सुझाए गए कदम इस प्रकार हैं:
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परिवर्तनों की अत्यावश्यकता की भावना पैदा करें, जो शीघ्र कार्रवाई के महत्व पर जोर दे।
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एक्सपर्ट, माहिर लोगों की एक प्रभावशाली टीम बनाएँ। वे प्रक्रिया का नेतृत्व करेंगे, अर्थात जिंदगी में बदलाव लाएंगे। साथ ही, याद रखें कि सभी कर्मचारियों को प्रेरित होना चाहिए और उन्हें बदलावों में दिलचस्पी लेनी चाहिए।
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बदलाव की स्ट्रॅटजी बनाएं। सबसे पहले आपको उन बदलावों या इनोवेशन की लिस्ट बनानी चाहिए जिन्हें कंपनी में लागू करने की जरूरत है। इसके बाद विश्लेषण करें कि कुछ विशेष परिवर्तनों के लिए किन संसाधनों की आवश्यकता होगी। इसके अलावा, आपको सहकर्मियों और अन्य कर्मचारियों के साथ इस पर चर्चा करने की जरूरत है।
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सामान्य कर्मचारियों के बीच वॉलंटियर्स, यानि उन लोगों को इकट्ठा करें जो परिवर्तन का समर्थन करते हैं। बड़े बदलाव केवल उस परिस्थिति में हो सकते हैं जब सभी कर्मचारी उनमें रुचि रखते हैं, और "फॉलोवर्स" के एक निश्चित कम्युनिटी की मदद से, बाकी लोगों के बीच इन बदलावों के प्रति रुचि को पैदा करना आसान होगा।
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बाधाओं और रुकावटों को दूर करें। ऐसी परिस्थिति बनाने की ज़रूरत होती है, जो बदलाव की प्रक्रिया में हस्तक्षेप न करें।
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अपनी पहली सफलताओं का जश्न मनाएं। कर्मचारियों को नतीजे देखने की ज़रूरत होती है, जो उन्हें आगे काम करने के लिए प्रेरित करे।
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परिवर्तन की गति को तेज करें। चेंज मैनेजमेंट स्ट्रॅटजी के पूरा होने तक परिवर्तनों पर लगातार काम करने की आवश्यकता है।
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नतीजों को फिक्स करें। नवाचारों को तब तक सपोर्ट करने की जरूरत होती है, जब तक कि वे टिकाऊ न हो जाएं और पुराने सिस्टम की जगह न ले लें।
मॉडल 7S
इस अवधारणा में कंपनी के कई, वास्तव में सात, घटकों का विश्लेषण शामिल है। यह पता लगाना बहुत आवश्यक है कि वे एक दूसरे से कैसे संबंधित हैं और इस बात की कल्पना करना कि परिवर्तनों को लागूं करने पर इन तत्वों की प्रतिक्रिया कैसी होगी। प्राप्त जानकारी के आधार पर, चेंज मैनेजमेंट के मैनेजर आगे की कार्य योजना तैयार करेंगे। प्रक्रिया में निम्नलिखित मापदंडों का विश्लेषण किया जाता है: कंपनी की स्ट्रॅटजी, बिज़नेस का स्ट्रक्चर और इसके सिस्टम प्रोसेस। इसके अलावा, उन मापदंडों का भी मूल्यांकन किया जाता है जो सीधे कंपनी में काम करने वाले लोगों पर निर्भर करते हैं: सामान्य मूल्य और सिद्धांत, नेतृत्व करने की शैली, कर्मचारियों की दक्षता और उनके व्यावहारिक कौशल।
लेविन चेंज मैनेजमेंट मॉडल
यह चेंज मैनेजमेंट की सबसे प्रसिद्ध और प्रभावी अवधारणाओं में से एक है, जिसका उपयोग 20वीं सदी की शुरुआत से किया जा रहा है। कर्ट लेविन एक जर्मन मनोवैज्ञानिक थे और उनका मानना था कि किसी भी कंपनी की सफलता मुख्य रूप से खुद उसके लीडर, उनके व्यक्तिगत गुणों, प्रेरणा और अन्य सॉफ्ट स्किल्स पर निर्भर करती है।
लेविन के मॉडल में तीन प्रमुख स्टेप्स शामिल हैं:
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अंफ्रीज़िंग
इस स्तर पर, कंपनी के मैनेजमेंट को पता चलता है कि व्यवसाय में बदलाव लाने की आवश्यकता है। टीम की उन मनोवैज्ञानिक बाधाओं को दूर करने में मदद करना जरूरी है जो बदलावों को शुरुवाती दौर में स्वीकार न करने का कारण बनती हैं। शुरू करने के लिए, वर्तमान स्थिति का आंकलन करें, साथ ही बदलावों के बाद कंपनी की फ्यूचर इमेज बनाएं। इस स्टेप में कमियों का विश्लेषण, कर्मचारियों की प्रेरणा, एक योजना तैयार करना और नवाचारों के लिए आवश्यक संसाधनों की सूची भी शामिल है।
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मूवमेंट
इस स्टेप में बदलावों का परिचय, कार्यान्वयन, कर्मचारियों की ट्रेनिंग, साथ ही उभरती हुई बाधाओं और रुकावटों को दूर करना शामिल है। उदाहरण के लिए, यदि परिवर्तन नए सॉफ़्टवेयर के परिचय और उपयोग से जुड़े हैं, तो आपको कर्मचारियों को ट्रेनिंग देने और उन्हें नए नियमों के अभ्यस्त होने के लिए समय देने की जरूरत होती है।
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पिंनिंग
इस समय, सभी परिवर्तन पहले ही लागू हो चुके हैं, केवल सफलता को सुनिश्चित करना और कर्मचारियों को प्रेरित रखना आवश्यक है। साथ ही, आपको पिछले स्टेप में प्राप्त परिणामों की निगरानी करने की भी आवश्यकता है। इस स्टेप का मुख्य कार्य परिवर्तनों को बनाये रखना है, ताकि वे कंपनी में नया पैटर्न बन सकें।
चेंज मैनेजमेंट प्रोसेस
किसी भी चेंज मैनेजमेंट की प्रक्रिया में कंपनी को चार मुख्य पड़ावों से गुजरना होता है:
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आर्गेनाइजेशन को बदलाव के लिए तैयार करना
कुछ नवाचारों को सफलतापूर्वक लागू करने के लिए, व्यवसाय को इसके लिए तैयार होना चाहिए। और न केवल तकनीकी दृष्टिकोण से, बल्कि कॉर्पोरेट कल्चर, और साथ ही साथ टीम के मनोवैज्ञानिक माहौल की दृष्टि से भी। तैयारी के दौरान, प्रोजेक्ट मैनेजर्स कर्मचारियों को बदलाव की आवश्यकता को पहचानने में मदद करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। वे आर्गेनाइजेशन के सामने आने वाले अलग-अलग मुद्दों और चुनौतियों के बारे में जागरूकता बढ़ाते हैं। आसान शब्दों में, पहला कदम विश्वास, तर्क और प्रेरणा के माध्यम से कुछ बदलावों के प्रति कर्मचारियों के प्रतिरोध को कम करना है। भविष्य में, यह कर्मचारियों का समर्थन है जो सभी आवश्यक नवाचारों को सफलतापूर्वक लागू करने और सुनिश्चित करने में मदद करेगा।
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चेंज मैनेजमेंट प्लान बनाना
एक बार जब कोई आर्गेनाइजेशन बदलावों को स्वीकार करने के लिए तैयार हो जाती है, तो उन बदलावों को हकीकत में लाने के एक विस्तृत प्लान को बनाने की आवश्यकता होती है। यह ऐसी योजना है जो मैनेजर और कर्मचारी दोनों को न केवल कुछ नए आईडियों को पेश करने में, बल्कि भविष्य में जीवन के इस नए तरीके का पालन करने में भी मदद करेगी। योजना में शामिल होना चाहिए:
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रणनीतिक लक्ष्य और स्पष्ट तर्क (अर्थात, बदलाव क्यों होने चाहिए, इसके पक्ष में तर्क और सबूत, वे व्यापक/बड़े लक्ष्यों की उपलब्धि को कैसे प्रभावित करेंगे। ऐसा करने के लिए उनके लाभों, प्रभाव और उनके पीछे की वजहों का वर्णन करें);
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प्रदर्शन को दिखाने वाले प्रमुख संकेतक (वर्तमान समय में स्थिति क्या है और भविष्य में सफलता को कैसे मापा जायेगा। इस प्रकार आप किसी विशेष नवाचार को अमल में लाने के अलग-अलग पहलुओं की सफलता या विफलता को ट्रैक कर सकेंगे और उनका विश्लेषण कर सकेंगे);
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उन कर्मचारियों की सूची बनाएं, जो मुख्य रूप से परिवर्तनों में रुचि रखते हैं और उनके कार्यान्वयन में सहायता करने में सक्षम हैं (निर्धारित करें कि चेंज प्रोसेस को कौन नियंत्रित करेगा);
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चेंज मैनेजमेंट के उपकरण और संसाधन (परिवर्तनों को लागू करने के लिए क्या जरूरत है);
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नियोजित बदलावों का आकर (परिवर्तनों में क्या शामिल है)।
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परिवर्तनों का कार्यान्वयन
योजना बनने के बाद, उसमें लिखे स्टेप्स का पालन करना बाकी रह जाता है। दूसरे शब्दों में, ऊपर दिए गए मॉडलों में से किसी एक के टेम्पलेट या पैटर्न के अनुसार कार्य करें। इच्छा के अनुसार परिणाम प्राप्त करने के लिए मैनेजर को सभी कर्मचारियों को कुछ अधिकार और आवश्यक नए कार्य देने चाहिए। इसके अलावा, इस तरह प्रत्येक कर्मचारी अपने महत्व को महसूस करेगा, जो साझे काम में उनकी रुचि और प्रेरणा को बढ़ाने में मदद करेगा।
साथ ही, इस स्टेप में अलग-अलग बाधाओं को पार करना या कम से कम उनके प्रभावों को कम करना शामिल है। हालांकि, यह स्पष्ट करना ज़रूरी है कि यदि किसी समस्या की भविष्यवाणी की जा सकती है, तो उसे एक निश्चित प्रभाव डालने से पहले ही समाप्त कर दिया जाना चाहिए। इसलिए, परिवर्तनों के कार्यान्वयन की अवधि के दौरान, छोटी जीत का जश्न मनाना भी महत्वपूर्ण है जो इस बात का सबूत है, कि आप सही रास्ते पर चल रहे हैं।
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प्रक्रिया पर नज़र रखें और परिणामों का विश्लेषण करें
एक बार बदलावों पर काम पूरा हो जाने और उनके लागू होने के बाद, मैनेजमेंट को हुए बदलावों को पहले जैसी स्थिति में लौटने से रोकना चाहिए। हालाँकि, यह समझना बहुत ज़रूरी है कि भले ही एक निश्चित बदलाव लाया गया हो, इसका मतलब यह नहीं है कि सब कुछ सफलतापूर्वक हो गया है। केवल वर्तमान स्थिति का, अर्थात् किए गए बदलावों के नतीजों का गहन विश्लेषण, यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा, कि चेंज मैनेजमेंट सही तरीके से किया गया था या नहीं। लेकिन भले ही आपको जो परिणाम मिले वे आपके अनुसार नहीं हैं, बदलावों को लागू करने की कोशिश करना एक मूल्यवान सबक है जो आपको नए विचारों के लिए प्रेरित कर सकता है और एक महत्त्वपूर्ण अनुभव के तौर पर भविष्य में काम आ सकता है।
चेंज मैनेजमेंट में प्रमुख जोखिम
चेंज मैनेजमेंट को वास्तविकता में उपयोग करते समय मैनेजर्स अक्सर गलतियाँ करते हैं। रिस्क मैनेजर्स के सामने आने वाली सबसे आम समस्याएं हैं:
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गलत समय पर निर्धारित किये जाने वाले लक्ष्य।
अधिकांश परिवर्तन कंपनी की मौजूदा प्रक्रियाओं, उत्पादों या सेवाओं को बेहतर बनाने के लिए लागू किए जाते हैं। इसलिए, उभरते हुए मुद्दों की पहचान करना और उपयुक्त परिवर्तनों को लागू करने के लिए एक स्ट्रेटेजी बनाना बहुत ज़रूरी है।
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सहमति और संचार का अभाव।
पूरी प्रक्रिया में यह लीडर ही होता है, जिसका कर्मचारियों की भागीदारी पर बहुत अधिक प्रभाव पड़ता है। इसलिए, उसके लिए पूरी टीम के संपर्क में रहना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। यदि लीडर खुद परिवर्तन की आवश्यकता, प्रॉफिट और नतीजों के बारे में आश्वस्त नहीं है, तो कर्मचारियों की भी इसमें रुचि नहीं होगी। इसलिए, सफल चेंज मैनेजमेंट के लिए संचार बहुत महत्वपूर्ण है।
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लचीलेपन और तैयारी में कमी।
परिवर्तनों को लागू करने से पहले, कर्मचारियों के पेशेवर कौशल को समझना और उसका आंकलन करना महत्वपूर्ण है। ऐसे ओर्गनइजेशन जो कम लचीले हैं, यानि परिवर्तन के विरुद्ध हैं, चेंज मैनेजमेंट का प्रभावी ढंग से उपयोग करने में सक्षम नहीं होंगे। ऐसी कंपनियों में इस तरह की प्रक्रियाएं काफी धीमी होती हैं, जिससे लागत बढ़ सकती है।
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कर्मचारियों को बदलाव की जरूरत का एहसास ना होना।
इस मामले में, मैनेजर को कंपनी के सभी कर्मचारियों को समझाने की जरूरत है, और यदि ज़रूरत पड़े, तो प्रत्येक कर्मचारी को व्यक्तिगत रूप से समझाने की आवश्यकता है, कि परिवर्तनों का महत्व क्या है और वह किन परणामों को प्राप्त करना चाहता है।
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परिवर्तन उन कर्मचारियों द्वारा लागू किए जाते हैं जिनपर इनका कोई प्रभाव नहीं पड़ता।
इस तरह के समाधान के कार्यान्वयन को उन कर्मचारियों को सौंपना महत्वपूर्ण है जो किसी ऐसे क्षेत्र के सीधे संपर्क में हैं जिसमें परिवर्तनों की आवश्यकता है।
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परिवर्तनों का कर्मचारियों के लिए अनअपेक्षित होना।
कंपनी के कर्मचारियों को इस परिस्तिथि के लिए पहले से तैयार करना आवश्यक है कि काम करने का सामान्य तरीका या कोई विशिष्ट नियम बदल जाएगा। कोई भी बदलाव, जिसमें बड़े बदलाव भी शामिल हैं, सुचारू रूप से पेश किए जाने चाहिए।
निष्कर्ष
इस प्रकार, सक्षम चेंज मैनेजमेंट सफलता प्राप्त करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है। आखिरकार, चेंज मैनेजमेंट ओर्गनइजेशन के काम को बाधित किए बिना नई प्रक्रियाओं और तकनीकों को लागू करने में मदद करता है। इसके अलावा, यह कर्मचारियों द्वारा परिवर्तनों का प्रतिरोध और उनके प्रति घृणा को कम करने में मदद करता है, साथ ही व्यवसाय के विकास में नवाचारों के मूल्य और महत्व को पहचानने में मदद करता है।
