Управление изменениями

Что такое управление изменениями

Управление изменениями - это системный подход к любым организационным изменениям, начиная с их планирования и подготовки и заканчивая внедрением новшеств и контролем за ситуацией. Кроме того, управление изменениями представляет собой сам процесс реализации масштабных преобразований. Именно с помощью эффективного управления организационными изменениями руководитель способен минимизировать издержки и затраты, избежать многих организационных проблем, а также помочь сотрудникам быстро адаптироваться к новым обстоятельствам. Таким образом, в современном и стремительно развивающемся мире change management стал одним из важнейших факторов в достижении успеха.

Также стоит отметить, что управление изменениями - это не моментальная реакция на происходящее, а процесс подготовки к переменам и новшествам. Прежде чем внедрять какие-либо изменения, необходимо проанализировать, как эти перемены скажутся на сотрудниках и их производительности, а также на всей компании в целом, ее прибыльности и репутации. Поэтому система управления изменениями предполагает в первую очередь разработку стратегии, которая позволит внедрить необходимые для бизнеса перемены постепенно и максимально безболезненно, тестируя и анализируя последствия.

Основные принципы успешного управления изменениями

Конечно, технология управления изменениями может варьироваться в зависимости от специфики бизнеса и преследуемых им целей. Однако в любом случае для грамотного и успешного использования change management необходимо придерживаться следующих принципов:

1. Создайте благоприятный климат в организации

Любая компания, которая сталкивается с перспективой перемен, должна создать благоприятный климат, подходящий для них. Очень часто нововведения и преобразования вызывают опасения, могут тревожить и беспокоить, однако важно минимизировать сопротивление переменам со стороны сотрудников, акцентируя внимание на их значимости и ценности для компании. Успех нововведений во многом предопределяет качественная коммуникация с руководителем, благоприятный психологический климат, а также четкие представления о грядущих переменах. Лишь получив ответы на вопросы «как?» и «почему?», сотрудники осознают необходимость изменений, а страх перед ними рассеется.

2. Активно внедряйте и поощряйте перемены повседневные

Поддерживайте инициативы сотрудников, связанные с внедрением новых технологий, процессов, решений. К тому же, если только руководитель придерживается новой эффективной системы управления изменениями, а сами сотрудники этими изменениями не пользуются, ожидаемого результата не будет.

3. Поддерживайте внедренные изменения непрерывно

Изменения - процесс не мгновенный, а долгосрочный, и недостаточно просто объявить о них. Необходимо продолжать поддерживать регулярную коммуникацию сотрудников с руководителем, собирать обратную связь и выявлять проблемы, возникающие при адаптации. Важно отслеживать прогресс внедрения изменений и определять, какие шаги были наиболее продуктивны и действенны, а какие нововведения, возможно, все-таки стоит отсеять.

Основные модели управления изменениями

Модели change management представляют собой базовые концепции планирования и внедрения новшеств. В некоторых случаях целесообразнее всего выбрать одну из этих моделей и действовать согласно ее правилам. Так, основными методиками управления изменениями считаются:

Модель управления изменениями ADKAR

Ее автором считается бизнесмен Джефф Хиатт. В центре этой методики находятся, прежде всего, сами сотрудники организации, которых затрагивают изменения. Соответственно, каждый сотрудник должен пройти пять этапов на пути к их принятию:

• A - Awareness (осознание необходимости перемен);

• D - Desire (желание поддерживать изменения, участвовать в них);

• K - Knowledge (понимание того, что необходимо делать во время процесса самих изменений);

• A - Ability (способность реализовать изменения в соответствии с задуманным и желаемым результатом);

• R - Reinforcement (закрепление результатов изменений, контроль).

Таким образом, концепция ADKAR подразумевает следующую стратегию: сотрудникам объясняют важность и необходимость изменений, после чего нужно сделать так, чтобы персонал сам захотел к этим изменениям перейти. В дальнейшем у сотрудников также нужно сформировать не только знание, какие действия им нужно предпринять в ходе перемен, но и умение работать согласно новым требованиям на прежнем уровне производительности.

Ступенчатая модель Коттера

Этот подход сформулировал американский предприниматель и преподаватель Гарвардской школы бизнеса Джон Коттер. Он предложил восемь шагов, которые необходимо предпринять менеджеру или руководителю для внедрения каких-либо новшеств. Этапы, которые предлагает Коттер, следующие:

1. Создайте ощущение срочности, безотлагательности изменений, которые подчеркивают важность незамедлительных действий.

2. Сформируйте влиятельную команду специалистов, экспертов. Они будут руководить процессом, то есть воплощать изменения в жизнь. При этом помните о том, что все сотрудники должны быть мотивированы и заинтересованы в изменениях.

3. Создайте стратегию изменений. Прежде всего, следует составить список тех изменений или новшеств, которые необходимо внедрить в компанию. Далее проанализируйте, какие ресурсы потребуются для определенных изменений. Кроме того, нужно обсудить это с коллегами и другими сотрудниками.

4. Соберите добровольцев, то есть сторонников изменений, среди обычных сотрудников. Серьезные изменения могут произойти только в том случае, если в них заинтересован весь персонал, а с помощью определенного сообщества «последователей» вызвать этот интерес у остальных будет проще.

5. Устраните препятствия и барьеры. Необходимо создать такие условия, которые бы не мешали процессу изменений.

6. Отметьте первые успехи. Сотрудники должны видеть результаты, которые вдохновят их на дальнейшие действия.

7. Наращивайте темп изменений. Необходимо постоянно инициировать изменения вплоть до полной реализации стратегии по change management.

8. Закрепите результат. Нововведения нужно поддерживать до тех пор, пока они не станут устойчивыми и не вытеснят устаревшую систему.

Модель 7S

Эта концепция предполагает анализ нескольких, а точнее семи, составляющих компании. Необходимо выяснить, как они взаимодействуют друг с другом и предположить, какова будет реакция этих элементов на внедренные изменения. Исходя из полученной информации, менеджер по change management составит дальнейший план действий. В процессе анализируются следующие параметры: общая стратегия компании, структура бизнеса и его системные процессы. Кроме того, оценивают и те критерии, которые зависят непосредственно от персонала компании: общие ценности и принципы, стиль руководства, компетенции сотрудников и их практические навыки.

Модель Курта Левина

Это одна из наиболее известных и действенных концепций управления изменениями, применяемая еще с начала XX века. Курт Левин был немецким психологом и предполагал, что успех любой компании зависит в первую очередь от самого руководителя, его личных качеств, мотивации и других софт-скилов.

Модель Левина предполагает три больших этапа:

1. Разморозка

На данном этапе руководство компании осознает, что бизнес нуждается в изменениях. Необходимо помочь коллективу преодолеть психологический барьер, вызывающий первоначальное неприятие изменений. Для начала оцените сложившуюся ситуацию, а также создайте будущий образ компании после изменений. Этот этап также включает в себя анализ недостатков, мотивации сотрудников, составление плана и перечня необходимых ресурсов для нововведений.

2. Движение

Этот этап предполагает непосредственно внедрение изменений, их реализацию, обучение сотрудников, а также устранение возникающих препятствий и барьеров. Например, если изменения касаются внедрения и использования нового программного обеспечения, то нужно обучить сотрудников работе с ним и дать время привыкнуть к новым правилам.

3. Закрепление

В это время все изменения уже реализованы, необходимо только закрепить успех и поддерживать мотивацию сотрудников. Также нужно следить за результатами, достигнутыми на предыдущем этапе. Ключевая задача этого этапа - закрепить изменения так, чтобы они стали новым шаблоном в компании.

Процесс управления изменениями поэтапно на практике

Выделяют четыре основных шага, которые должна пройти компания в процессе любого change management:

1. Подготовка организации к изменениям

Для того чтобы успешно внедрить определенные новшества, бизнес должен быть готов к этому. Причем не только с технической точки зрения, но и на уровне корпоративной культуры, а также психологического климата коллектива. На этапе подготовки менеджер и руководитель сосредоточены на том, чтобы помочь сотрудникам осознать необходимость изменений. Они повышают осведомленность о различных проблемах и задачах, стоящих перед организацией. Проще говоря, на первом этапе необходимо минимизировать сопротивление сотрудников в отношении определенных изменений путем убеждения, аргументации и мотивации. В дальнейшем именно поддержка сотрудников поможет успешно внедрить и закрепить все необходимые новшества.

2. Составление плана управления изменениями

Как только организация будет готова принять изменения, необходимо разработать подробный план их осуществления. Именно план поможет и руководителю, и сотруднику не только внедрить какие-то новшества, но и придерживаться нового уклада в дальнейшем. План должен содержать в себе:

• стратегические цели и четкую аргументацию (то есть аргументы и доказательства в пользу того, почему изменения должны произойти, как они повлияют на достижение глобальных целей. Для этого опишите их преимущества, влияние и причины, по которым должны произойти перемены);

• ключевые показатели эффективности (какова ситуация на данный момент и как будет измеряться успех в дальнейшем. Так вы сможете отслеживать и анализировать успех или же неудачу различных аспектов внедрения того или иного новшества);

• перечень тех сотрудников, которые в первую очередь заинтересованы в изменениях и способны помочь в их внедрении (определите, кто будет контролировать процесс изменений);

• инструменты и ресурсы управления изменениями (что необходимо для внедрения изменений);

• масштабность планируемых изменений (что включают в себя изменения).

3. Внедрение изменений

После того как план создан, остается только следовать шагам, изложенным в нем. Иными словами, действовать по шаблону или образцу одной из изложенных выше моделей. Руководитель должен наделить всех сотрудников определенными полномочиями и новыми задачами, необходимыми для достижения желаемого результата. Кроме того, именно так каждый сотрудник почувствует свою значимость, что поспособствует укреплению его мотивации и заинтересованности в общем деле.

Также этот этап предполагает преодоление различных препятствий или хотя бы смягчение последствий. Однако важно уточнить, что если какую-либо проблему возможно предугадать, то следует устранить ее еще до того, как она успела оказать определенное влияние. Поэтому в период внедрения изменений также важно отмечать и небольшие победы, которые будут доказывать, что вы идете верным путем.

4. Следите за процессом и анализируйте результаты

После завершения инициативы по изменениям, менеджеры и руководство должны предотвратить возврат к предыдущему состоянию. Однако важно понимать, что даже если определенное изменение было введено, это не значит, что все прошло успешно. Только глубокий анализ нынешнего положения дел, то есть результатов проведенных перемен, позволит точно сказать, был ли change management проведен грамотно. Но даже если полученный результат вас не устроит, попытка внедрения изменений - это ценный урок, который может натолкнуть вас на новые идеи и послужит важным опытом в дальнейшем.

Основные риски в управлении изменениями

Часто в использовании change management на практике руководители допускают ошибки. Наиболее распространенные проблемы, с которыми сталкиваются специалисты по управлению рисками, следующие:

• Несвоевременное определение целей.

Большинство изменений внедряются с целью улучшения текущих процессов, продуктов или услуг компании. Поэтому очень важно определить назревающие проблемы и составить стратегический план для внедрения соответствующих изменений.

• Отсутствие согласованности и коммуникации.

Именно руководитель оказывает большое влияние на вовлеченность сотрудников в общий процесс. Поэтому ему особенно важно поддерживать связь со всем коллективом. Если же сам руководитель недостаточно уверен в необходимости изменений, в преимуществах и последствиях, то и сотрудники не будут в этом заинтересованы. Таким образом, коммуникация имеет решающее значение для успешного управления изменениями.

• Отсутствие гибкости, неготовность к переменам.

Еще до внедрения изменений важно понять и оценить профессиональные навыки сотрудников. Менее гибкие, то есть невосприимчивые к переменам организации, не смогут использовать change management эффективно. Подобные процессы в таких компаниях проходят значительно медленнее, что может увеличить издержки.

• Сотрудники не осознают необходимость перемен.

В данном случае руководителю необходимо объяснить всему штату компании и, если понадобится, каждому сотруднику лично, в чем заключается важность определенных изменений и каких результатов он хочет добиться.

• Изменения внедряют сотрудники, которых это не затронет.

Важно доверить внедрение такого решения именно сотрудникам, непосредственно соприкасающимся с определенной сферой, которая нуждается в переменах.

• Изменения оказались неожиданными для сотрудников.

Необходимо заранее подготовить персонал компании к тому, что привычный режим работы или какие-либо определенные правила изменятся. Любые перемены, в том числе и радикальные, следует вводить плавно.

Заключение

Так, грамотный change management - это один из важнейших факторов достижения успеха. Ведь управление изменениями внедряет новые процессы и технологии, не нарушая при этом работу самой организации. Кроме того, это помогает снизить сопротивление и неприятие изменений сотрудниками, а также осознать ценность и значимость новшеств в развитии бизнеса.