Gestión del tiempo

Qué es el Gestión del tiempo

Time management es la gestión del tiempo, en pocas palabras. Una correcta gestión del tiempo, o time management, permite hacer que el día dure unas horas más. Se puede aplicar time management en diferentes ámbitos: no sólo para gestionar el tiempo laboral, sino también en los estudios (para estudiantes o alumnos de colegio), en casa (para madres).

Hoy en día, aparte de la gestión del tiempo personal, también se usa el time management corporativo en el que las tecnologías de la gestión del tiempo laboral están incorporadas en la gestión de la empresa. La gestión del tiempo corporativa es viable únicamente si hay buena comunicación entre los encargados y sus subordinados. Y es que los métodos que plantea aplicar la empresa pueden resultar incómodos para los empleados y bajar su productividad en vez de aumentarla. Este riesgo es especialmente alto si la dirección usa un time management estricto. Es importante conocer los problemas a tiempo para rectificar los métodos del time management corporativo.

La gestión del tiempo laboral supone una motivación alta y mucha libertad en vez de un control constante por parte de un gerente. Por lo tanto, la gestión personal del tiempo, en la que los empleados eligen sus propias herramientas y enfoques para gestionar su tiempo, será más eficaz.

¿Cómo tener tiempo para todo? En la actualidad, esta pregunta se hace casi todo el mundo. La historia de time management cuenta con más de una década de edad, pero ahora los fundamentos del time management son más relevantes que nunca. Y no solo para los adultos, sino también para los adolescentes y niños. Las habilidades del time management son esenciales para las mujeres que no solo trabajan, sino también administran su hogar y crían a los hijos. La gestión del tiempo para mujeres incluye una gran variedad de tareas.

Una persona moderna debe conocer al menos las reglas más básicas de la gestión del tiempo para poder adaptarse al ritmo de la vida actual. Existen diferentes técnicas de time management pero es mejor no aplicarlas todas enseguida: hay que usar solo aquella técnica que permite conseguir los mejores resultados precisamente para el caso particular de cada uno.

Sistema de gestión del tiempo

Sistema de gestión del tiempo es un conjunto de métodos y técnicas que permiten aprovechar mejor el tiempo. Los principios del time management pueden ser diferentes dependiendo de cuál es el concepto principal de un determinado sistema.

Los sistemas se distinguen dependiendo de qué principios básicos juegan el papel más importante. La mayoría de estas técnicas se basan en la priorización: se recomienda centrarse en las tareas importantes. Por ejemplo, en la priorización de tareas se basa la matriz de gestión del tiempo de Steven Covey: todas las tareas se evalúan con dos indicadores, urgencia e importancia. En primer lugar, hay que empezar con las tareas urgentes e importantes y, en último lugar, con las aplazables y menos importantes.

La matriz de gestión del tiempo de Steven Covey

Precisamente la priorización es el elemento principal de muchos sistemas de gestión. Por ejemplo, la pirámide de Franklin sugiere que la persona en primer lugar debe definir sus principales objetivos de vida y valores y luego planificar a corto plazo para acercarse a sus objetivos globales. La función de esta pirámide es ayudar a encontrar la tarea más importante y centrarse en ella para trabajar en su realización de forma regular y sistemática.

La pirámide de Franklin

El sistema de gestión del tiempo no siempre da respuestas a las preguntas globales de objetivos y propósitos: a menudo, los autores simplemente proponen aplicar métodos del time management para gestionar el tiempo de forma más efectiva.

Técnicas y métodos de gestión del tiempo

¿Para qué sirve el time management? Para gestionar el tiempo de verdad, en vez de malgastar este recurso tan preciado en cosas que no aportan felicidad ni utilidad.

Unos simples lifehacks y consejos ayudarán a centrarse en cosas que son importantes de verdad y hacerlas de forma más efectiva.

Los libros sobre time management ofrecen todo tipo de técnicas de gestión del tiempo, las mejores de ellas son:

• Método Pomodoro. La base de este método es la concentración. La persona se debe concentrar por completo en sus tareas y gracias a eso las cumple más rápida y eficazmente. El nombre de este método se debe al temporizador de cocina en forma de tomate con el cual el inventor del método Francesco Cirillo dividía su tiempo para trabajar y descansar. De esta manera, Cirillo dedicaba 25 minutos para centrarse por completo en la resolución de tareas laborales y 5 minutos, para el descanso. Este método le permitió tomar el control de los devoradores del tiempo (es decir, los distractores).
• Método de la rana. Todo el mundo tiene tareas desagradables que debemos hacer: hacer una llamada, un informe, unos papeles, corregir errores y otros problemas más. El método de la rana propone distribuir las tareas desagradables a lo largo de la semana de forma equilibrada y empezar cada día "comiéndose una rana" (haciendo una tarea desagradable). Así se puede trabajar más y de forma más productiva durante todo el día porque uno ya no tendrá que preocuparse pensando que tiene que hacer una tarea que no le apetece.
• Método del queso suizo. Este rico método de solución de tareas permite avanzar hacia el objetivo de forma caótica: "mordiendo" un trocito de una tarea grande. En resumidas cuentas, el algoritmo de acciones de este método es el siguiente: primero, es necesario apuntar todas las tareas que hace falta cumplir para llegar al objetivo grande y luego ponerse a hacerlas en cualquier orden, parecido al orden en el que están los agujeros de queso suizo.

Las herramientas de la gestión del tiempo se deben elegir de forma individual: el método que funciona para una persona no va a ser efectivo para otra. Hay que implantar el método elegido en la vida, si no, no tendrá ninguna utilidad. Para hacerlo, puede ayudar cualquier medio que sea cómodo: agenda, cuaderno, aplicaciones especiales del time management. Se puede aprender más sobre las nuevas técnicas y herramientas de gestión del tiempo con cursos de time management o talleres: la formación permitirá usar los métodos de gestión del tiempo de forma más efectiva.