Die Minto-Pyramide und wie Sie damit jeden Gesprächspartner überzeugen können

Keine leichte Aufgabe - vor allem nicht in der heutigen Welt, in der sich ein Mensch im Durchschnitt nur acht Sekunden lang konzentrieren kann. Klar, prägnant und überzeugend zu formulieren gelingt mit der Minto-Pyramide. Wir haben herausgefunden, worum es bei dieser Methode geht und wie man sie richtig einsetzt.

Was ist die Minto-Pyramide?

Die Minto-Pyramide ist ein universelles Instrument, mit dem sich Gedanken sowohl in öffentlichen Reden als auch in der geschäftlichen Korrespondenz strukturiert vermitteln lassen. Einfach gesagt, handelt es sich um eine spezielle Methode zur Vorbereitung von Briefen, Mailings, Präsentationen, Anträgen, Berichten und Referaten.

Die Methode basiert auf dem Prinzip, sämtliche Informationen nach einer Vorlage zu strukturieren - von den wichtigsten Aspekten bis zu den Details, also vom Allgemeinen zum Speziellen. Es kann aber auch umgekehrt funktionieren - vom Speziellen zum Allgemeinen. Im ersten Fall stellt der Autor oder Redner zuerst den Hauptgedanken vor, also die Kernaussage, und erläutert anschließend die Argumente, die diese Idee unterstützen. Wird hingegen vom Detail zum Gesamtbild gearbeitet, so werden zuerst die Thesen präsentiert, die am Ende zu einer zusammenfassenden Hauptaussage führen.

Das Wichtigste dabei ist, dass jeder Gedanke logisch aus dem vorherigen hervorgeht und zum nächsten überleitet - entweder von oben nach unten oder umgekehrt, von unten nach oben, entlang einer klaren Hierarchie.

Visuell lässt sich dies wie folgt darstellen:

Und dies ist die entsprechende Struktur von speziell zu allgemein.

Es gilt als erwiesen, dass die erste Hierarchie - von der Hauptidee zu den Argumenten - von einem breiten Publikum leichter aufgenommen wird.

Warum heißt sie Minto-Pyramide?

Der Name leitet sich vom schematischen Aufbau der Informationen in Form einer Pyramide oder umgekehrten Pyramide ab. "Minto" ist der Nachname der Erfinderin dieser Methode. Barbara Minto war 1963 die erste weibliche Beraterin bei der internationalen Unternehmensberatung McKinsey, die sich auf strategisches Management spezialisiert hat. 1973 gründete sie ihr eigenes Unternehmen Minto International Inc., unterrichtete an den Business Schools von Harvard und Stanford und bildete Mitarbeitende großer amerikanischer und europäischer Organisationen aus.

In ihrem Buch "Das Prinzip der Minto-Pyramide. Die goldenen Regeln des Denkens, Schreibens und Präsentierens" beschreibt Barbara diese Methode ausführlich. Sie erwies sich als einfach, verständlich und - am wichtigsten - wirkungsvoll. Seit den 1970er Jahren gilt die Minto-Pyramide als internationaler Standard für die Erstellung geschäftlicher Texte und Reden. Obwohl ursprünglich für die Korrespondenz entwickelt, eignet sich das Modell ebenso für viele weitere Formate - darunter Artikel, Vorträge und Anleitungen.

Der Aufbau der Minto-Pyramide

Die Minto-Pyramide ist so aufgebaut, dass jede nächste Ebene das darüber liegende Niveau erklärt und belegt. Jeder Text sollte nach dieser Methode aus mehreren Schlüsselelementen bestehen:

• Einleitung: Zuerst sollten Sie Ihr Publikum - Leser oder Zuhörer - in die Situation einführen. Um sofort Aufmerksamkeit zu erzeugen und zu halten, benennen Sie eine konkrete Frage, ein Problem oder eine relevante Herausforderung, also das Thema Ihrer weiteren Ausführungen.

• Hauptaussage: Dies ist Ihre Lösung für das genannte Problem - eine Idee oder ein Vorschlag zur Umsetzung. Mit anderen Worten: Die Hauptaussage enthält die präzise Antwort auf die eingangs gestellte Frage. Sie sollten Ihren Vorschlag zur Bewältigung der Situation präsentieren.

• Argumente: Im nächsten Schritt folgen die Aussagen, die die Hauptaussage stützen. Sie sollen das Publikum überzeugen und die Wirksamkeit Ihres Lösungsvorschlags belegen. Laut Minto kann es mehrere Argumentationsstränge geben, wichtig ist jedoch, stets einer klaren Linie zu folgen und Ihre Aussagen mit stichhaltigen Belegen zu untermauern. Die Argumente bestimmen den Aufbau des Textes oder der Rede.

Manchmal werden für jedes Argument eigene Beweise separat ausgewiesen. Das ist besonders hilfreich bei komplexen oder groß angelegten Ideen. Dann lohnt es sich, noch eine Ebene tiefer zu gehen und jedes Argument einzeln zu belegen. Natürlich sollten es nicht zu viele Ebenen sein - maximal fünf -, damit das Publikum den roten Faden nicht verliert.

• Fazit: Das letzte Element der Minto-Pyramide - obwohl es nicht zwingend erforderlich ist. Wenn die Einleitung klar ist und jedes Argument schlüssig mit Beweisen untermauert wurde, wird das Publikum Ihre Hauptaussage auch ohne Schlussfolgerung verstehen. In manchen Fällen kann ein Fazit jedoch hilfreich sein, um die Hauptidee zu wiederholen und eine fundierte Lösung zu präsentieren. Es bietet sich zudem an, am Ende einer Rede oder Nachricht Fragen zuzulassen, Meinungen einzuholen oder um Feedback zu bitten.

Flexible Nutzung der Struktur Die beschriebene Struktur muss nicht starr eingehalten werden. Wie bereits erwähnt, können Sie auch mit Argumenten und Belegen beginnen und dann zur Hauptaussage überleiten. Die Minto-Pyramide legt den Fokus auf eine logische Abfolge und darauf, dass jedes Argument durch Beweise gestützt wird. In schriftlichen Texten - wie E-Mails, Berichten oder Referaten - sollten Sie Hervorhebungen durch Fettdruck, Kursivschrift oder Zwischenüberschriften nutzen. In Vorträgen hingegen ist es wichtig, gedankliche Abschnitte durch Intonation, Sprachtempo sowie Gestik und Mimik zu kennzeichnen.

Grundregeln beim Aufbau der Minto-Pyramide

Barbara Minto beschreibt drei zentrale Prinzipien für den Aufbau eines jeden Textes:

1. Ein Argument fasst alle vorangehenden Aussagen zusammen: Ein Argument oder eine Idee sollte alle untergeordneten Argumente und Ideen in einer Gruppe zusammenfassen. So steht eine Gruppe mit mehreren erläuternden Argumenten unter einem übergeordneten Punkt.

2. Argumente in einer Gruppe sollten logisch ähnlich sein: Alle Thesen, Ideen und unterstützenden Argumente auf derselben Ebene sollten vom selben Typ sein und eine gemeinsame Aussage stützen. Beispielsweise gehören Aussagen zu Gewinn und Rentabilität eines Unternehmens in eine Gruppe, während Aussagen über Kundenbindung und Neukundengewinnung eine andere Gruppe bilden.

3. Argumente sollten in logischer Reihenfolge dargestellt werden: Achten Sie besonders auf die Reihenfolge der Argumente. Möglichkeiten zur Strukturierung sind zum Beispiel:

• Zeitliche Reihenfolge: Handlungen oder Schritte werden in der Reihenfolge ihres Eintretens genannt;
• Strukturelle Gliederung: Ein Objekt oder Prozess wird in Bestandteile zerlegt und beschrieben;
• Wertung nach Wichtigkeit: Ideen, Gründe oder Belege werden nach Relevanz geordnet - besonders bei Risiken oder externen Bedrohungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Minto-Pyramide eines der effektivsten Werkzeuge zum Aufbau schriftlicher Texte und zur Strukturierung mündlicher Präsentationen ist. Sie erfordert weder finanzielle Investitionen noch viel Zeit. Mit der Minto-Technik lernen Sie, Informationen schnell, klar und überzeugend zu vermitteln - selbst die hartnäckigsten Gegner lassen sich von Ihrer Position überzeugen. Diese Methode ist bewährt!