Entrevistas de permanencia, o cómo retener a los empleados prometedores

En los últimos años, los cambios frecuentes de trabajo no se consideran una mala costumbre. Los especialistas demandados pueden renunciar libremente, trasladarse a otras empresas, convertirse en job-hoppers (es decir, saltar de un puesto a otro) o en autónomos.

Sin embargo, esta libertad e independencia de los empleados se convierte en un grave problema para los directivos de las grandes empresas y los profesionales de RRHH. En este artículo, veremos una forma de retener a los buenos empleados, llamada "entrevistas de permanencia", que se considera una medida preventiva para retener a los empleados prometedores en un equipo empresarial. 

¿En qué consiste una entrevista de permanencia?

La entrevista de permanencia es una conversación informal con un empleado actual de la empresa cuyo objetivo es conocer el clima psicológico en el equipo, las condiciones de trabajo y los factores que motivan al empleado a seguir trabajando en la empresa. Las entrevistas de permanencia también se denominan "entrevistas de retención". A menudo se comparan con las entrevistas de salida, que se realizan cuando un empleado se marcha, porque los objetivos de ambas entrevistas son idénticos:

• entender con qué no están satisfechos los empleados de la empresa; 

• averiguar los motivos de la marcha o la probabilidad de que se vayan a otro trabajo; 

• analizar las posibilidades de mejorar el entorno de trabajo

• introducir los cambios necesarios. 

Sin embargo, la entrevista de permanencia es un método mucho más eficaz y da más resultados, ya que sigues teniendo la oportunidad de evitar que el empleado renuncie eliminando los factores que le hicieron decidirse a hacerlo. Por eso se recomienda realizar entrevistas de retención con regularidad. En función de los resultados de dichas entrevistas, debes iniciar cambios que mejoren las condiciones de trabajo y minimicen los factores desencadenantes que hacen que los empleados piensen en marcharse. Así pues, la entrevista de permanencia es la que te da la oportunidad de introducir las innovaciones que los empleados necesitan antes de que se desilusionen con la empresa y quieran abandonarla. Puedes obtener más información sobre cómo gestionar y motivar a los empleados en un momento en que la empresa atraviesa dificultades haciendo el curso "Gestión en tiempo de crisis. Interacción eficaz con el equipo”.

Por qué debes realizar las entrevistas de permanencia

Las entrevistas de permanencia llevan demostrando su eficacia desde que aparecieron por primera vez hace unas décadas. Y es gracias a sus beneficios, entre los que figuran:

• Motivación del personal 

A todo el mundo le gusta sentirse apreciado y atendido, especialmente cuando la empresa atraviesa un momento realmente difícil y los empleados tienen que trabajar duro para mantenerla a flote. Muchos están encantados de que su jefe encuentre tiempo para reunirse con ellos cara a cara y discutir las oportunidades de mejora de las condiciones de trabajo, el clima en el equipo y el desarrollo de sus carreras. 

• Un enfoque personalizado 

Las entrevistas de permanencia son conversaciones cara a cara, por lo que deben adaptarse a cada persona, sus ambiciones profesionales, sus aspiraciones y sus logros hasta la fecha. Por supuesto, se pueden realizar todo tipo de encuestas corporativas entre los empleados, por ejemplo, para conocer la actitud del personal hacia las actividades de la empresa. Sin embargo, todas ellas se centran en criterios que conciernen y afectan a la mayoría de los empleados, mientras que la entrevista de permanencia sugiere un enfoque personalizado para cada empleado y una conversación sobre sus motivos personales. 

• Eficacia  

A diferencia de la entrevista de salida, que sólo permite identificar un problema, la entrevista de permanencia implica una resolución rápida del problema. Es decir, la entrevista de permanencia se centra en eliminar todos los factores que desagradan a los empleados y hacen que miren en dirección de la competencia.

• Disponibilidad 

Estas entrevistas informales no requieren conocimientos especializados. Además, es una forma barata pero objetiva y precisa de detectar las imperfecciones de una empresa. En resumen, las entrevistas informales no requieren ningún presupuesto adicional y sólo exigen una hora de tiempo de un responsable de RRHH o de un superior y del empleado.

7 reglas para realizar una entrevista de permanencia eficaz

Regla 1. Decide qué empleados participarán en la entrevista 

En primer lugar, la entrevista de permanencia debe realizarse a los empleados que ocupan los puestos más importantes y de mayor responsabilidad. Después de todo, en caso de despido, la sustitución de estos empleados será la más problemática y puede implicar una larga búsqueda de un candidato, o su formación adicional. Además, debe analizarse toda la plantilla de la empresa. Conviene realizar entrevistas de retención con empleados clave y profesionales de perfil específico. Destaca especialmente a los que estén en la zona de riesgo, es decir, pueden pensar en el despido.

 Regla 2. Elige al entrevistador 

Lo mejor es que la entrevista de permanencia la realice el jefe de la empresa o de la sucursal. Debe estar familiarizado con los empleados más prometedores y de mayor potencial y conocer su área de trabajo y su ámbito de responsabilidad. Sin embargo, también es posible que los empleados desconfíen de su jefe o teman decirle la verdad. Si su relación con el equipo no es de confianza, es mejor que un profesional de RRHH realice la entrevista de permanencia. También puedes hacer el curso de Lectera "Gerente ideal. Estrategia y desarrollo de equipos" para aprender técnicas de consolidar equipos y construir relaciones sólidas dentro de tu equipo. 

Regla 3. Estate preparado para cambios inesperados

No pases por alto la información sobre las deficiencias de tu empresa. Los empleados siempre encontrarán motivos para hacer críticas razonables; para eso están las entrevistas de permanencia. Pero siempre hay que responder de inmediato a las críticas. Entonces los empleados se darán cuenta de que la dirección está realmente interesada en el perfeccionamiento. Si no, ¿para qué hacer estas entrevistas? No lo hagas sólo para aparentar.

Regla 4. Crea un ambiente positivo

Ante todo, la entrevista debe desarrollarse de manera informal, como un diálogo entre dos empleados de la empresa que ocupan puestos diferentes. El subordinado sólo estará dispuesto a una conversación franca si se encuentra en un ambiente seguro y psicológicamente cómodo. Recuerda que el superior necesita obtener una opinión sincera. Por lo tanto, asegúrate de que el empleado se siente libre, sin temor a las consecuencias y con la confianza de que será escuchado.

Regla 5. No te desvíes del tema

El tema central de una entrevista de permanencia es el nivel de compromiso y motivación de los empleados, sus necesidades, sus ambiciones profesionales y su actitud hacia la empresa. Los empleados pueden desviarse del tema, por ejemplo evaluando el rendimiento de su jefe o de sus compañeros, pero es importante saber volver a centrarles en las preguntas de la entrevista.

Regla 6. Prepara las preguntas de antemano  

Una entrevista de permanencia no dura más de una hora, pero en la mayoría de los casos dura menos de 30 minutos. El número de preguntas puede variar, así que lo mejor es centrarse en su calidad. Antes de redactar las preguntas propiamente dichas, plantea el objetivo: ¿qué quieres saber exactamente? Por ejemplo, ¿qué piensan los empleados de tu empresa y por qué trabajan allí? O viceversa: ¿qué desventajas pueden identificar y qué hay que cambiar primero? Formula tus propias preguntas en función de tu objetivo. Recuerda hacer preguntas abiertas que impliquen una respuesta detallada, no sólo un sí o un no, para construir la comunicación. 

Aquí tienes unos ejemplos de preguntas que podrías hacer en una entrevista de permanencia:

• ¿Qué te gusta de tu trabajo? 

• ¿Hay algún factor que te haga infeliz? ¿Cuáles son?

• ¿Consideras que tu trabajo es gratificante y por qué? 

• ¿Qué oportunidades para tu desarrollo profesional ves en nuestra empresa?

• ¿Qué logros en el trabajo te motivan?

• ¿Qué te gustaría cambiar?

• ¿Tienes alguna idea para mejorar la situación?

Regla 7. Da feedback

Después de la entrevista, tienes que resumirla. Para mayor claridad, es aconsejable hacer una tabla e introducir en ella las respuestas más frecuentes a las preguntas clave. Indicarán los principales problemas de la empresa o los factores con los que la mayoría de los empleados no se siente bien. Después de las entrevistas, asegúrate de dar feedback a tus empleados. Por ejemplo, hazles saber que has hecho algunos ajustes. Los empleados necesitan saber que su opinión ha resultado valiosa para ti y que ya se están abordando los problemas. 

Así pues, el método de la entrevista de permanencia puede ser útil no sólo como estrategia de retención fiable, sino también como oportunidad para generar confianza con los empleados. Lo principal es tener siempre presente que los profesionales más cualificados prefieren trabajar donde se les valora y respeta. Y estas entrevistas son una excelente forma de demostrar a los empleados su valía y de hacerles saber que estás haciendo todo lo posible para garantizar su crecimiento y comodidad.