Onboarding: qué es, por qué es necesario en la empresa y cómo organizarlo para uno mismo

Onboarding: qué es, por qué es necesario en la empresa y cómo organizarlo para uno mismo

| Carrera

Es prácticamente imposible empezar con éxito en una nueva empresa sin el proceso de adaptación al nuevo equipo, nuevas exigencias y nuevo trabajo como tal.

Por eso los reclutadores prestan cada vez más atención al onboarding: el proceso de integración de un trabajador nuevo en el trabajo. El onboarding es también el proceso de conocer un producto que el consumidor nunca ha utilizado antes.

A continuación veremos qué es el onboarding de personal, por qué es necesario, quién lo usa y cómo te lo puedes organizar para ti mismo si en la empresa no cuentan con este proceso.

Qué es el onboarding de personal

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Es un proceso de adaptación gradual de un empleado nuevo al entorno de trabajo. Por entorno se entiende la cultura corporativa, las responsabilidades laborales, los detalles que solo conocen los que llevan trabajando mucho tiempo y que no se entienden en absoluto por un recién incorporado. Durante el proceso de onboarding queda claro si una persona quiere quedarse en la empresa. Puede que no le guste el ambiente del equipo, sus tareas, los jefes o los compañeros: el onboarding también es responsable de familiarizar a la persona con estos aspectos.

Cuándo se utiliza el onboarding

El onboarding es necesario en los siguientes casos:

  • A la empresa se ha incorporado un empleado nuevo que no conoce en absoluto su cultura corporativa ni sus valores.

  • Se ha trasladado al departamento un empleado que antes trabajaba en otro departamento desempeñando otra función. Conoce la empresa, pero no sus responsabilidades ni a los compañeros.

  • A la empresa se ha incorporado un jefe que estaba trabajando en otro sector y que no conoce las reglas detalladas del funcionamiento del nuevo sector.

Quién es el responsable del onboarding

Normalmente el onboarding es un área de responsabilidad de los especialistas en RRHH. Hasta existen especialistas en RRHH que se dedican exclusivamente al onboarding. Pero a veces esta responsabilidad recae sobre los hombros de los jefes de equipo, por lo que el onboarding se convierte en un lío: seguro que el jefe tiene mejores cosas que hacer que ayudar a un empleado nuevo a entender el sistema de gestión remota de documentos. Si en la empresa no está desarrollada la cultura del onboarding ni la cultura corporativa como tal, la responsabilidad de inclusión de los empleados en los procesos será del mismo empleado.

Por qué el onboarding es necesario para las empresas

Para que los empleados se adapten al trabajo rápidamente y no tengan que aprenderlo todo por su cuenta durante el primer mes. Para que entiendan si les gusta el trabajo en la empresa las primeras dos semanas, para que adopten los valores de la organización y se vuelvan más leales a ella. El onboarding es la clave de un buen trabajo a largo plazo y no se debe saltar si no quieres tener a empleados desmotivados que no entienden sus obligaciones ni razones por las que su trabajo les deje de gustar a los pocos días.

Etapas del onboarding

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El onboarding no es un proceso de una tarde dedicada a explicar las reglas del trabajo. Tiene una etapas determinadas cuyo orden se puede cambiar.

Primera etapa

Después de firmar documentos con el recién contratado, es necesario preparar respuestas a las preguntas más populares: qué hacer, cómo vestirse, dónde comer, cómo comportarse, etc. Sería genial si creas una lista con este tipo de preguntas y respuestas. Es necesario preparar el puesto de trabajo del futuro empleado: preparar el equipo y los accesos a todos los programas necesarios, muebles, una silla, artículos de papelería, etc. Si el empleado va a llevar uniforme, también hay que prepararlo lo antes posible. Si el futuro empleado ve que su puesto no está preparado, que tiene que ocuparse él mismo del equipo de trabajo y que los compañeros ni lo esperan, se le quitarán las ganas de trabajar enseguida.

Segunda etapa

Después de empezar a trabajar, es importante mostrar al recién llegado cómo funcionan las cosas en la oficina, familiarizarlo con los principales valores del equipo y presentarle a los compañeros de otros departamentos. Es necesario sumergir a la persona en el ambiente de la empresa. Para eso se puede mostrar un video sobre la historia de la empresa, organizar una fiesta de bienvenida, mostrar presentaciones y otros formatos para transmitir información.

En esta etapa es necesario transferir una parte de las responsabilidades al jefe directo del nuevo empleado. Hay que añadirlo a todos los chats, explicar cómo se comunican en la empresa, ofrecerle suscribirse a sus redes sociales. Aunque todo depende de la empresa: en algunos sitios no es costumbre seguir a los compañeros en Instagram, en otros te querrán agregar a amigos incluso antes de empezar a trabajar.

Tercera etapa

Es importante ayudar al empleado a aprender. Asígnale a un mentor o un ayudante que le pueda explicar todos los detalles del trabajo. Es mejor que no sea su jefe, sino alguno de sus compañeros: al jefe le puede faltar tiempo para enseñar con paciencia. Ese mentor podrá ayudar a recordar los nombres de todos los compañeros, mostrar dónde está la cocina y explicar cómo usar la cafetera. Estarás de acuerdo que no todos los jefes están dispuestos a hacer un trabajo tan minucioso y hasta exasperante.

Especifica las tareas al empleado. Ayúdale a definir los resultados que le gustaría conseguir, pero no le cargues con todo a la vez: es muy probable que se asuste y se queme. Mantén la comunicación con el nuevo empleado fuera del trabajo también, invítalo a eventos comunes (es bueno que no sean solo cenas de empresa). Apoya siempre al recién incorporado: créeme, es extremadamente importante para el empleado. No permitas el acoso: no debería ocurrir en equipos de adultos, pero aun así a veces pasa. Felicita al nuevo empleado por sus logros y por sus aniversarios de incorporación aunque solo haya pasado un mes.

No tengas miedo de pedir feedback. Al empleado le puede disgustar lo que haces y es normal. Todas las personas son diferentes y es mejor averiguar desde el principio qué piensa sobre la cultura corporativa y rectificar el enfoque si es necesario.

¿Cómo organizar el onboarding a distancia?

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De una manera similar: crea un programa de adaptación detallado, invita al recién incorporado a las llamadas con compañeros, resuelve sus dudas de forma individual, fíjale tareas y KPIs, asígnale un mentor, programa llamadas entre el mentor y el nuevo empleado. Mantente en contacto con la persona, sé atento y no ignores sus mensajes: será suficiente para hacer que el proceso de adaptación al nuevo trabajo sea fácil y rápido.

¿Se puede organizar el onboarding para sí mismo y cómo hacerlo?

Sí, se puede. Si la empresa no está interesada en el onboarding y prefiere no interferir en el proceso de adaptación al nuevo trabajo, puedes hacerlo por tu cuenta. Las etapas son las mismas, solo que tendrás que pedir apoyo tú mismo. En general, el onboarding que organiza un empleado no se puede considerar un proceso de adaptación en toda regla, ya que la empresa no está interesada en prestar ayuda y apoyo, y los reclutadores no están preocupados por aumentar la lealtad de los empleados al empleador. Así que si te toca hacerte el onboarding a ti mismo, piensa si realmente quieres trabajar en un equipo que no sigue las prácticas modernas de RRHH y no ayuda a sus empleados a adaptarse y conocer a todo el mundo.

Para llevar a cabo con éxito tu propio onboarding, crea una lista de preguntas que te surgen en el día a día y pregúntalas al compañero con el que ya hayas podido hablar un poco y conocerlo. Pídele que te ayude contestando a un par de preguntas que tienes en la lista. Luego mira su reacción: si el compañero te ayuda encantado, puedes asumir mentalmente que es tu mentor y hacerle preguntas de novato que te surjan. Pero hazlo con cuidado, no le hagas demasiadas preguntas de una vez: si en la empresa no hay una cultura de onboarding, puede que no entienda por qué le preguntas precisamente a él y te conteste de manera brusca, lo cual estropearía su relación. Estas cosas pueden pasar, ya que no todos pueden aguantar una lluvia de preguntas de una persona nueva en el equipo.

Para los que quieran aprender onboarding, implementarlo en su empresa o crear un espacio para adaptarse al trabajo en una empresa nueva, tenemos programas de RRHH. Te ayudarán a aprender y entrenar nuevas habilidades con tests y casos prácticos y empezar a aplicarlas incluso antes de terminar el programa. En este enlace podrás encontrar una lista de cursos de Lectera. Entre ellos también hay programas totalmente gratuitos para los que necesitan hacer cambios urgentes.

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