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Ohne Anpassung an das neue Team, die neuen Anforderungen und den neuen Arbeitsplatz im Allgemeinen ist ein erfolgreicher Start im Unternehmen kaum möglich.
Deshalb konzentrieren sich die Personalverantwortlichen zunehmend auf das Onboarding, den Prozess der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters. Als Onboarding bezeichnet man auch den Prozess, bei dem ein Kunde mit einem neuen Produkt vertraut gemacht wird.
Heute gehen wir darauf ein, was das Onboarding des Personals bedeutet, warum es notwendig ist, wer es benutzt und wie auch Sie es organisieren können, falls dieser Prozess in Ihrem Unternehmen noch nicht praktiziert wird.
Was ist Onboarding von Mitarbeitern?
Das ist der Prozess der allmählichen Anpassung eines neuen Mitarbeiters an das Umfeld des Unternehmens. Mit dem Umfeld sind die Unternehmenskultur, die Arbeitsaufgaben und die Feinheiten gemeint, die den "Alteingesessenen" natürlich schon gut bekannt sind, für die Neuankömmlinge aber noch ein Puzzle darstellen. Durch Onboarding wird klar, ob der Neue im Unternehmen bleiben möchte. Vielleicht sind es das Arbeitsklima, sein Aufgabenkreis, der Leiter oder die Kollegen, die ihm nicht gefallen: Das Ziel von Onboarding ist es u.a., den neuen Mitarbeiter mit diesen Aspekten taktvoll vertraut zu machen.
Wann Onboarding verwendet wird
Onboarding ist in folgenden Fällen notwendig:
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Ein neuer Mitarbeiter ist eingestellt, der mit der Kultur und den Werten des Unternehmens überhaupt nicht vertraut ist;
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Ein Mitarbeiter des Unternehmens hat die Abteilung und die funktionalen Aufgaben gewechselt. Er kennt das Unternehmen, aber nicht die neuen Aufgaben und Kollegen;
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Ein neuer Manager ist eingestellt, der zuvor in einer anderen Industrie tätig war und die Regeln der neuen Branche nicht im Detail kennt.
Wer für Onboarding zuständig ist
Normalerweise wird das Onboarding von der Personalabteilung durchgeführt. Es gibt sogar Personalverantwortliche, die sich ausschließlich mit dem Onboarding befassen. Aber manchmal wird diese Pflicht dem Abteilungsleiter auferlegt, was das Onboarding zu einem ziemlichen Chaos macht, denn der Chef hat grundsätzlich etwas anderes zu tun, als einem neuen Mitarbeiter bei dem Online-Dokumentenverkehr zu helfen. Wenn das Unternehmen nicht über eine Onboarding-Kultur und eine allgemeine Unternehmenskultur verfügt, wird die Verantwortung für die Integration in die Arbeitsabläufe auf Sie übergehen.
Warum die Unternehmen das Onboarding brauchen
Damit sich die Mitarbeiter schnell einleben und nicht versuchen, gleich im ersten Monat selbständig allen Dingen auf den Grund zu gehen. Damit sie in den ersten Wochen feststellen können, ob sie gerne für das Unternehmen arbeiten, damit sie die Werte des Unternehmens kennen lernen und ihm gegenüber loyaler werden. Das Onboarding ist der Schlüssel zu einer langfristig guten Leistung. Wenn Sie also keine unmotivierten Mitarbeiter haben wollen, die ihre Pflichten nicht kennen und die Gründe nicht verstehen, warum sie schon nach ein paar Tagen von ihrer Arbeit enttäuscht sind, dürfen Sie das Onboarding keinesfalls missachten.
Etappen von Onboarding
Onboarding ist kein einmaliges Treffen mit einer Erklärung der Arbeitsregeln. Es hat bestimmte Etappen, deren Reihenfolge allerdings geändert werden kann.
Etappe 1.
Nachdem Sie die Dokumente mit dem neuen Mitarbeiter unterschrieben haben, sollten Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen vorbereiten: was zu tun ist, wie man sich kleidet, wo man zu Mittag isst, wie man sich verhält. Es wäre gut, wenn Sie eine Liste mit solchen Fragen und Antworten erstellen könnten. Es lohnt sich auch, den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters entsprechend vorzubereiten, das heißt, sich um die Ausstattung und den Zugang zu allen notwendigen Programmen, um Möbel, Stühle und Schreibwaren im Voraus zu kümmern. Wenn der Mitarbeiter eine Uniform tragen soll, ist es besser, sie ihm so früh wie möglich zur Verfügung zu stellen. Wenn der neue Mitarbeiter sieht, dass der Platz für ihn nicht vorbereitet ist, dass er sich selbst um die gesamte Ausrüstung kümmern muss und das Team gar nicht auf ihn wartet, löst sich sein Arbeitselan schnell in Luft auf.
Etappe 2.
Nach der Arbeitsaufnahme ist es wichtig, dem Neuen zu zeigen, wie die Dinge im Büro funktionieren, ihn mit den Grundwerten des Teams und mit den Kollegen aus anderen Abteilungen vertraut zu machen. Es ist notwendig, diese Person in die Atmosphäre des Unternehmens eintauchen zu lassen. Dazu kann man Videos über die Unternehmensgeschichte vorführen, Willkommensabende veranstalten, Präsentationen und andere Formate für Informationsvermittlung benutzen.
In dieser Etappe muss der unmittelbare Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters einen Teil der Aufgaben übernehmen. Man sollte den Neuen in alle Chats einladen und ihm erklären, wie die Kommunikation im Unternehmen aufgebaut ist. Man könnte auch die anderen dazu auffordern, den neuen Mitarbeiter in den sozialen Netzwerken zu abonnieren. Natürlich hängt alles vom Unternehmen ab. In einigen Unternehmen ist es nämlich nicht üblich, Kollegen auf Instagram zu folgen, aber in anderen will man den Neuen schon vor Beginn der Zusammenarbeit zu den Freunden hinzufügen.
Etappe 3.
Es ist wichtig, dem Mitarbeiter beim Lernen zu helfen. Teilen Sie ihm einen Mentor zu, einen Helfer, der ihm die Feinheiten der Arbeit erklären kann. Es wäre besser, wenn das nicht der Leiter, sondern einer seiner Kollegen ist, denn der Chef wird vielleicht nicht genug Zeit für eine geduldige Einweisung haben. Der Mentor hilft dem Neuen bei den Namen der Kollegen aus, er zeigt, wo die Küche auf der Etage ist, und erklärt ihm, wie die Kaffeemaschine zu handhaben ist. Geben Sie doch zu: nicht jeder Chef ist bereit, diese mühsame und manchmal sogar ärgerliche Arbeit auf sich zu nehmen!
Legen Sie die Aufgaben des Mitarbeiters fest. Helfen Sie ihm, die Ergebnisse zu definieren, die er erreichen möchte, aber belasten Sie ihn nicht mit allem auf einmal, denn die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass er Angst bekommt und ausbrennt. Fördern Sie die Kommunikation mit dem neuen Mitarbeiter außerhalb des Arbeitsumfelds, laden Sie ihn zu gemeinsamen Veranstaltungen ein (das müssen nicht nur Firmenfeste sein). Unterstützen Sie den Neuen immer, weil es äußerst wichtig für ihn ist. Lassen Sie kein Mobbing zu. Eigentlich darf so etwas nicht einmal in "erwachsenen" Teams vorkommen, doch manchmal wird jemand gehetzt. Feiern Sie die Erfolge des neuen Mitarbeiters, gratulieren Sie ihm zu Arbeitsjubiläen (auch wenn es nur ein Monat ist).
Scheuen Sie sich nicht, um Feedback zu bitten. Es kann sein, dass dem Mitarbeiter Ihr Vorgehen nicht gefällt, und das ist ganz normal. Jeder Mensch ist anders, und es ist besser, gleich herauszufinden, wie er zu der Unternehmenskultur steht, um an ihn entsprechend heranzugehen.
Wie macht man das mit Onboarding im Online-Format?
Ganz ähnlich. Erstellen Sie ein ausführliches Anpassungsprogramm, laden Sie den neuen Mitarbeiter zu Gesprächen mit Kollegen ein, beantworten Sie seine Fragen unter vier Augen, formulieren Sie ihm die Aufgaben und die KPIs, suchen Sie nach einem Mentor und vereinbaren Sie Telefongespräche zwischen dem Mentor und dem Neuankömmling. Bleiben Sie in Kontakt mit dieser Person, seien Sie aufmerksam und ignorieren Sie ihre Mitteilungen nicht. Das wird ausreichen, um den Prozess der Anpassung an den neuen Arbeitsplatz schnell und einfach zu gestalten.
Ist Onboarding für sich selbst möglich? Wie geht das?
Ja, das ist möglich. Wenn das Unternehmen an Onboarding nicht interessiert ist und sich in den Prozess der Anpassung an die neue Arbeit lieber nicht einmischen möchte, können Sie es selbständig tun. Die Etappen sind die gleichen, nur müssen Sie selbst um Unterstützung bitten. Im Allgemeinen kann das Onboarding durch einen einzigen Mitarbeiter nicht als vollwertiger Anpassungsprozess betrachtet werden, weil das Unternehmen an Hilfe und Unterstützung nicht interessiert ist und die HR-Abteilung eindeutig nicht daran arbeitet, die Loyalität der Arbeitnehmer zum Arbeitgeber zu erhöhen. Wenn Sie sich also selbst einarbeiten müssen, überlegen Sie sich: Wollen Sie denn in einem Team arbeiten, das nicht über zeitgemäße HR-Praktiken verfügt und dem neuen Mitarbeiter nicht zur Seite steht, der sich wirklich einleben und alle Kollegen kennenlernen will?
Um Ihr eigenes Onboarding erfolgreich durchzuführen, erstellen Sie eine Liste mit Fragen, die sich Ihnen täglich stellen, und gehen Sie damit zu dem Kollegen, mit dem Sie früher schon reden konnten und den Sie einigermaßen kennen. Bitten Sie ihn, Ihnen bei der Beantwortung einiger Fragen auf Ihrer Liste zu helfen. Achten Sie dann auf seine Reaktion: Wenn der Mitarbeiter Ihnen gerne hilft, können Sie ihn in Gedanken einen Mentor nennen und sich mit den Fragen des Neulings an ihn wenden. Achten Sie aber darauf, dass Sie nicht zu viele Fragen an diesen Kollegen richten: Wenn das Unternehmen keine Onboarding-Kultur pflegt, wird er vielleicht nicht verstehen, wieso Sie ausgerechnet auf ihn mit diesen Fragen zukommen, und reagiert vielleicht schroff, wodurch Ihre Beziehung gestört wird. Auch das kommt vor, denn nicht jeder kann einer Flut von Fragen von einem neuen Team-Mitglied standhalten.
Für diejenigen, die das Onboarding erlernen, es im eigenen Unternehmen einführen oder sich selbst einen Anpassungsraum für die Arbeit im neuen Unternehmen schaffen wollen, bieten wir HR-Programme an. Damit kann man viel Neues erfahren, die neuen Fähigkeiten an Tests und realen Fällen einüben und diese Fähigkeiten anwenden, noch bevor man das Abschlussdiplom erhalten hat. Die Liste der Lectera-Kurse ist unter diesem Link zu finden. Es gibt dort auch kostenfreie Programme für diejenigen, die ihr Leben dringend umwandeln wollen!
