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कर्मचारियों की ऑनबोर्डिंग
कर्मचारियों की ऑनबोर्डिंग क्या होता है?
ऑनबोर्डिंग का मतलब एक नए कर्मचारी को कंपनी, उसकी सेवाओं और उत्पादों, साथ ही टीम और प्रबंधन से परिचित कराना होता है। एक अधिक पूर्ण और सटीक परिभाषा इस प्रकार है: यह एक नए कर्मचारी का स्वागत करने, उन्हें अनुकूलित करने और उन्हें कंपनी के कामकाजी और सामाजिक वातावरण में शामिल करने के लिए औपचारिक और अनौपचारिक गतिविधियों का एक सेट है। ऑनबोर्डिंग से ही किसी विशेषज्ञ को अनावश्यक तनाव के बिना एक नई पोजीशन में प्रवेश करने की सुविधा मिलती है।
ऑनबोर्डिंग - एक लंबी प्रक्रिया होती है जो संगठन के आकार, इसकी कॉर्पोरेट संस्कृति, आंतरिक नियमों और विनियमों के आधार पर कुछ महीनों से लेकर एक साल तक चल सकती है। ऐसा माना जाता है कि यह यही वह अवधि होती है, और विशेष रूप से पहले छह महीनों के दौरान, जिसमें अधिकांश नए पेशेवर अंतिम निर्णय लेते हैं कि कंपनी के साथ बने रहना है या नहीं।
उदाहरण के लिए, यदि ऑनबोर्डिंग अच्छी तरह से और उत्पादक रूप से की जाती है, तो कर्मचारी काम के वातावरण के साथ अपनी संतुष्टि प्रदर्शित करेगा और जल्दी से सामान्य प्रयास में योगदान देना शुरू कर देगा। उदाहरण के लिए, Harvard Business Review के अनुसार, टारगेटेड कर्मचारी ऑनबोर्डिंग में संलग्न कंपनियां 62% अधिक उत्पादक होती हैं। इसके अलावा, जो संगठन विशेष ऑनबोर्डिंग कार्यक्रमों का उपयोग करते हैं, उनमें नए भर्तियों की प्रतिधारण दर उन लोगों की तुलना में 50% अधिक होती है, जिनके पास ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाएँ नहीं होती हैं।
ऑनबोर्डिंग और प्रीबोर्डिंग - दोनों में क्या अंतर है?
हम पहले ही जान चुके हैं कि ऑनबोर्डिंग क्या है। आइए प्रीबोर्डिंग के बारे में विस्तार से बात करते हैं। यह किसी नए कर्मचारी के काम के पहले दिन से पहले होने वाले अनुकूलन की अवधि है। यानी, अगर ऑनबोर्डिंग किसी नए कर्मचारी का प्रशिक्षण है जिसने पहले ही काम शुरू कर दिया है, तो प्रीबोर्डिंग एक प्रारंभिक अनुकूलन है, जो उस चरण में किया जाता है जब उम्मीदवार ने अभी-अभी कोई ऑफर स्वीकार किया है।
यह प्रीबोर्डिंग ही है जो ऑनबोर्डिंग के लिए आवश्यक समय को काफी कम कर देती है। यदि कोई नया कर्मचारी प्रीबोर्डिंग से गुज़रा है, तो कार्यस्थल पर अनुकूलन प्रक्रिया के दौरान, उन्हें केवल विशिष्ट कार्य करने के लिए तैयार किया जाना चाहिए और जिम्मेदारी के क्षेत्र के बारे में बताया जाना चाहिए। प्रीबोर्डिंग के दौरान, नए व्यक्ति को पहले ही कॉर्पोरेट संस्कृति से परिचित कराया जाता है, कंपनी के मूल्यों और मिशन, प्रक्रियाओं और अपेक्षित परिणामों के बारे में बताया जाता है। इसके अलावा, प्रीबोर्डिंग में उस टीम से प्रारंभिक परिचय शामिल हो सकता है जिसका नया कर्मचारी हिस्सा बनने वाला है, ऑफिस का दौरा और काम करने वाले उपकरणों की समीक्षा शामिल हो सकती है।
ऑनबोर्डिंग की अवधारणा को अक्सर अनुकूलन की प्रक्रिया के साथ भ्रमित किया जाता है। हालाँकि, अनुकूलन - एक बड़ी और लंबी प्रक्रिया है। इसमें प्रीबोर्डिंग और ऑनबोर्डिंग दोनों शामिल हैं। इस प्रकार, प्रीबोर्डिंग - बड़ा संकीर्ण शब्द है, जबकि दूसरी ओर, अनुकूलन एक नए कर्मचारी से लेकर एक अनुभवी कर्मचारी तक होता है। ऑनबोर्डिंग को, बदले में, एक मध्यवर्ती चरण कहा जा सकता है, हालाँकि कई विशेषज्ञ इस अवधारणा को अनुकूलन के पर्याय के रूप में उपयोग करते हैं।
ऑनबोर्डिंग के लाभ
ऑनबोर्डिंग के उद्देश्य इस प्रकार हैं:
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कर्मचारियों के इस्तीफे को कम करना और प्रतिभा को बनाए रखना
प्रभावी ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम और एक सुव्यवस्थित अनुकूलन प्रक्रिया ही नए कर्मचारियों को टीम में अधिक तेज़ी से फिट होने में मदद करती है। तदनुसार, उन विशेषज्ञों की तुलना में नए लोगों के रोजगार के पहले कुछ महीनों में कंपनी छोड़ने की संभावना कम होती है, जिन्हें उच्च-गुणवत्ता वाली ऑनबोर्डिंग नहीं मिली थी।
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कार्य कुशलता, कर्मचारी जुड़ाव और वफादारी में सुधार
जो विशेषज्ञ किसी नई कंपनी में ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया से गुज़रे हैं, वे अपनी ज़िम्मेदारियों और कार्यों को अधिक तेज़ी से समझते हैं। इसके अलावा, एक प्रभावी अनुकूलन प्रक्रिया उनकी कार्य स्थितियों के साथ उनकी संतुष्टि को बढ़ाती है, जिससे कंपनी के प्रति उनकी वफादारी और प्रतिबद्धता भी बढ़ती है।
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समय और संसाधनों की बचत
एक सुव्यवस्थित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया गलतियों और गलतफहमियों की संभावना को कम करती है। यह बदले में, समय और कंपनी के अन्य संसाधनों को महत्वपूर्ण रूप से बचाती है।
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आंतरिक समस्याओं की पहचान करना
सुपरवाइजरों या HR मैनेजरों को ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम के हिस्से के रूप में नए कर्मचारियों से फीडबैक एकत्र करना चाहिए। इससे कंपनी में समस्याओं या कमज़ोरियों की पहचान करने में मदद मिलेगी।
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एक सकारात्मक कॉर्पोरेट छवि को आकार देना और ब्रांड को मजबूत करना
एक सकारात्मक ऑनबोर्डिंग अनुभव एक सकारात्मक कंपनी छवि में योगदान दे सकता है। एक संगठन जो नए कर्मचारियों को ऑनबोर्ड करने पर पर्याप्त ध्यान देता है, वह एक वांछनीय नियोक्ता के रूप में अपनी प्रतिष्ठा बनाए रखता है।
कर्मचारी ऑनबोर्डिंग के चरण
ऑनबोर्डिंग एक लंबी, जटिल और बहु-चरणीय प्रक्रिया है। यह निर्धारित करती है कि कर्मचारी के लिए काम की शुरुआत चिंताजनक, रोमांचक या सुखद और प्रेरणादायक होगी। आइए इस पर करीब से नज़र डालें कि इसमें क्या शामिल है।
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प्रीबोर्डिंग
अगर हम प्रीबोर्डिंग प्रक्रिया को ऑनबोर्डिंग का ही एक हिस्सा मानते हैं, तो यह नौकरी के ऑफर की स्वीकृति और काम के पहले दिन के बीच का पुल है। संभावित कर्मचारी पर कंपनी की सकारात्मक छाप पड़े, यह सुनिश्चित करने के लिए यह महत्वपूर्ण है कि:
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एक वेलकम ईमेल भेजा जाए
यह एक ईमेल या मैसेंजर टेक्स्ट हो सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस प्लेटफ़ॉर्म पर कम्युनिकेट कर रहे हैं, अपनी टीम में नए आने वाले व्यक्ति का स्वागत करने के बारे में अपना उत्साह व्यक्त करते हुए, साथ ही ओरिएंटेशन मीटिंग, ड्रेस कोड और अन्य बुनियादी कंपनी नीतियों का परिचय दे सकते हैं। आपको संगठन की संस्कृति, मूल्यों और मान्यताओं, कार्यशैली और टाइम टेबल के बारे में भी बताना चाहिए। उदाहरण के लिए, ईमेल के साथ आप भावी कर्मचारी को कंपनी के विकास और उसके मिशन के इतिहास पर एक प्रेजेंटेशन, अन्य कर्मचारियों से एक वीडियो अभिवादन, और काम में इस्तेमाल होने वाले स्लैंग अभिव्यक्तियों और पेशेवर शब्दों की एक लिस्ट भेज सकते हैं। इस तरह, विशेषज्ञ यह देख पाएगा कि आपका संगठन उनके मूल्यों, आदर्शों और सपनों की नौकरी के विचारों से मेल खाता है या नहीं।
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किसी कर्मचारी को वर्क चैट में शामिल होने के लिए आमंत्रित करना
आप नए कर्मचारी को कंपनी के सोशल नेटवर्क के लिंक भेज सकते हैं और उन्हें अनौपचारिक कम्युनिकेशन के लिए वर्क चैट और ग्रुप में शामिल होने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं। फिर वे काम की गति से परिचित हो जाएँगे और समझ जाएँगे कि नई टीम में कैसे घुलना-मिलना है।
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वेलकम बॉक्स देना
इसके अलावा, छोटी प्रीबोर्डिंग अवधि के दौरान, आप नए कर्मचारी को अपने संगठन के सामान जैसे थर्मल मग, ऑफिस सप्लाई, हुडी और टी-शर्ट का एक छोटा बॉक्स दे सकते हैं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है कि ये सभी आइटम और एक्सेसरीज़ कंपनी के मूल्यों को दर्शाते हों।
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वर्क स्पेस को तैयार करना
प्रीबोर्डिंग प्रक्रिया में भविष्य के कर्मचारी के लिए वर्क स्पेस की तैयारी भी उतनी ही महत्वपूर्ण है, बेशक, अगर नौकरी रिमोट वर्क के बजाय ऑफ़लाइन है। नए कर्मचारी के आने के लिए सब कुछ तैयार होना चाहिए - उदाहरण के लिए, सभी आवश्यक फर्नीचर, इंस्टॉल किए गए सॉफ़्टवेयर वाला कंप्यूटर, अकाउंट के लिए लॉगिन और पासवर्ड, यहाँ तक कि यूनिफार्म और बैज (अगर यह आपकी कंपनी में होता है)। सरल शब्दों में कहें तो, यह महत्वपूर्ण है कि कंपनी की छवि खराब न हो: कर्मचारी के लिए वह सब कुछ तैयार करें जिसकी उन्हें आराम से काम शुरू करने के लिए आवश्यकता होगी।
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कागज़ी दस्तावेज़ भरना
कर्मचारी के काम के पहले दिन से पहले ही, सभी आवश्यक दस्तावेज़ तैयार करना आवश्यक है ताकि कागजी कार्रवाई की प्रक्रिया में बहुत अधिक समय न लगे। उदाहरण के लिए, यदि आवश्यक हो तो जॉब कॉन्ट्रैक्ट और NDA, यानी गैर-प्रकटीकरण समझौते पर पहले से हस्ताक्षर करना सुनिश्चित करें। आप काम शुरू करने से पहले कर्मचारी से बैंक विवरण और अन्य आवश्यक व्यक्तिगत जानकारी भी मांग सकते हैं।
प्रीबोर्डिंग अवधि के बाद ही वास्तविक रूप से काम पर जाना होता है।
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प्रारंभिक ऑनबोर्डिंग
यह अनुकूलन की अवधि है जो कुछ दिनों से लेकर कुछ हफ़्तों तक चलती है। इस दौरान, सबसे पेशेवर और अनुभवी विशेषज्ञ भी चिंतित और परेशान महसूस कर सकते हैं क्योंकि वे अनिश्चितता की स्थिति में हैं। ऐसी परिस्थितियाँ बनाना ज़रूरी है जिसमें नया कर्मचारी नई जानकारी के बड़े प्रवाह और कुछ बिंदुओं की अस्पष्टता के बावजूद सबसे अधिक सहज और शांत महसूस करे। इस उद्देश्य के लिए, यह करना आवश्यक है:
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नए कर्मचारी को टीम से परिचित कराना
किसी कर्मचारी की ऑनबोर्डिंग को न केवल HR विशेषज्ञ या मैनेजर द्वारा, बल्कि कंपनी के अन्य कर्मचारियों द्वारा भी संभाला जाना चाहिए। इस तरह, अगर किसी नए कर्मचारी के पास कोई सवाल है, तो उसके लिए भर्ती विभाग या बॉस से पूछने की तुलना में किसी सहकर्मी से संपर्क करना ज़्यादा आसान होगा।
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काम करने के तरीके के बारे में बात करना
आपको नए कर्मचारी को नए सामाजिक परिवेश में ढलने और उनके रोज़मर्रा के सवालों को हल करने में मदद करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, उन्हें दिखाएँ कि कॉफ़ी पॉइंट कहाँ स्थित है, उन्हें मीटिंग रूम बुक करने का तरीका बताएँ और बताएं कि तकनीकी समस्याओं के मामले में किससे संपर्क करें। इसके अलावा, एक बार फिर से रोज़गार की शर्तों और नियमों पर चर्चा करना ज़रूरी है। कर्मचारी को याद दिलाएँ कि उनका वेतन कैसे दिया जाता है, वे अपनी पहली छुट्टी कब और कितने समय के लिए ले सकते हैं, ऑफ़िस में लंच ब्रेक किस समय होता है, वगैरह।
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कॉर्पोरेट कल्चर में डूबना
वेतन, काम के घंटे वगैरह जैसे सामान्य मुद्दों को संबोधित करते समय, आपको कर्मचारी को कॉर्पोरेट कल्चर, मौजूदा परंपराओं, कर्मचारी की आदतों और कंपनी के इतिहास के बारे में बताना चाहिए।
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मेंटर नियुक्त करना
मेंटर कोई सहकर्मी या टीममेट होना चाहिए, लेकिन कभी बॉस नहीं। यह महत्वपूर्ण है कि मेंटर नए कर्मचारी के बराबर हो। इस तरह, हर कोई अधिक सहज होगा, और अनुकूलन प्रक्रिया तेज़ और आसान होगी। वास्तव में, एक मेंटर ही नए कर्मचारी को अन्य विभागों के सहकर्मियों से मिलवा सकता है, ऑफिस का अधिक विस्तृत दौरा करा सकता है, कॉर्पोरेट परंपराओं को साझा कर सकता है और आंतरिक अलिखित नियमों के बारे में बात कर सकता है।
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योजनाओं के बारे में बात करना
कर्मचारी के साथ कंपनी की योजनाओं और लक्ष्यों को साझा करें। उन्हें बताएं कि वे उन्हें साकार करने और हासिल करने में कैसे मदद कर सकते हैं, और कंपनी में कौन से स्किल और योग्यताएँ सबसे अधिक मूल्यवान हैं। साथ ही, कर्मचारी को अपनी ताकत और कमजोरियाँ साझा करने के लिए आमंत्रित करें।
हालाँकि, काम के पहले दिन भी, ऑनबोर्डिंग समाप्त नहीं होती है।
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पहले वर्किंग डे के बाद ऑनबोर्डिंग
काम के पहले सप्ताह के बाद, आपको कर्मचारी से फीडबैक लेना चाहिए और पता लगाना चाहिए कि कंपनी के बारे में उनका समग्र प्रभाव क्या है, वे कैसा महसूस करते हैं, क्या वे टीम में सहज हैं, और क्या उन्होंने किसी के साथ निकट संपर्क स्थापित किया है। ईमानदार फीडबैक तेजी से अनुकूलन की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाएगा। निम्नलिखित चीजें भी मदद करेंगी:
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अनुकूलन योजना विकसित करना
कर्मचारी को यह समझना चाहिए कि निकट भविष्य में किस तरह की चीज़ें उसका इंतजार कर रही हैं। इसलिए, संपूर्ण अनुकूलन अवधि के लिए एक योजना बनाना आवश्यक है। पहले लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक चरणों को परिभाषित करें, लेकिन नए लोगों पर बहुत अधिक कार्य या ज़िम्मेदारियाँ न डालें जो उनके लिए भारी पड़ें। उन्हें धीरे-धीरे अपने काम से परिचित कराना आवश्यक है। यही कारण है कि योजना तैयार की जाती है। एक नियम के रूप में, इसमें उन स्किल्स की सूची होती है जिन्हें कर्मचारी को पहले या दूसरे महीने में हासिल करना चाहिए, आदि। इनमें स्क्रिप्ट सीखना, CRM सिस्टम का ज्ञान, कोल्ड कॉलिंग स्किल आदि शामिल हो सकते हैं। इनमें से प्रत्येक स्किल के लिए, आपको लक्ष्य निर्धारित करने चाहिए, जैसे कि उत्पाद ज्ञान परीक्षण पास करना, प्रति दिन एक निश्चित संख्या में कोल्ड कॉल करना और CRM सिस्टम में डेटा दर्ज करना। दूसरे शब्दों में, आपको स्पष्ट OKR, यानी Objectives and Key Results निर्धारित करने चाहिए। यह OKR सिस्टम किसी कर्मचारी को अपनी प्राथमिकताएँ सही ढंग से निर्धारित करने में मदद करता है। इसका उपयोग Google जैसे प्रमुख निगमों में किया जाता है। OKR का उपयोग यह समझाने के लिए किया जा सकता है कि किस प्रकार एक नए कर्मचारी का कार्य पूरी टीम को प्रभावित करता है, जिससे उन्हें अधिक सूचित निर्णय लेने में मदद मिलती है तथा वे खुद को महत्वपूर्ण और बड़ी टीम का हिस्सा महसूस करते हैं।
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कंपनी में सामाजिक संबंधों को मजबूत करना
अनुभवी कर्मचारियों और नए कर्मचारियों के बीच संबंधों पर ध्यान दें। इसके प्रभाव को कम न आंकें - यह काफी हद तक टीम ही तय करती है कि नया कर्मचारी संगठन के साथ कितने समय तक रहेगा। नए कर्मचारी के लिए यथासंभव पर्सनल और ग्रुप मीटिंग आयोजित करें, जिनके साथ उन्हें सीधे बातचीत करनी है। न केवल अन्य विभागों के सहकर्मियों के साथ, बल्कि, उदाहरण के लिए, स्टेकहोल्डरों के साथ भी। हम अपने स्टेकहोल्डर के बारे में पहले ही लिख चुके हैं।
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सहायक और स्वस्थ वातावरण बनाना
अपने उदाहरण से कर्मचारियों को प्रेरित करें, कंपनी में मनोवैज्ञानिक रूप से स्वस्थ माहौल बनाएँ और ऐसा माहौल बनाए रखें जहाँ बॉस से सहायता और सलाह माँगना और प्रतिक्रिया और मार्गदर्शन प्राप्त करना आसान हो। इस प्रकार, जब मैनेजर और HR विशेषज्ञ दोनों अपना ज्ञान साझा करते हैं, सिखाते हैं और मास्टर क्लास आयोजित करते हैं, तो यह नए कर्मचारी को आश्वस्त करता है कि संगठन उनके विकास और पेशेवर विकास में रुचि रखता है।
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टीम इवेंट आयोजित करना
हम टीम बिल्डिंग के बारे में बात कर रहे हैं - ऐसे इवेंट्स जो कर्मचारियों को एक साथ लाते हैं, उन्हें निकट संपर्क स्थापित करने, एक-दूसरे को बेहतर ढंग से समझने और टीम को एकजुट करने की अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपनी कंपनी में किसी नए कर्मचारी के काम की पहली महत्वपूर्ण अवधि का जश्न मनाने के लिए ऑफिस में एक पार्टी रख सकते हैं। यह काम का पहला महीना या पहला वर्ष हो सकता है। इस दौरान, कई कर्मचारी पहले से ही महत्वपूर्ण सफलता प्राप्त कर लेते हैं या कम से कम खुद को साबित कर रहे होते हैं। सबसे पहले उपलब्धियों पर ध्यान दें, और इस बात पर खुशी और गर्व भी व्यक्त करें कि यह विशेष कर्मचारी आपकी टीम में काम करता है। साथ ही, न केवल नए कर्मचारी की व्यावसायिक सफलताओं की प्रशंसा करना महत्वपूर्ण है, बल्कि उसके आगे के विकास और करियर पथ की योजना बनाना भी महत्वपूर्ण है।
स्टाफ ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट
आपकी कंपनी में अनुकूलन प्रक्रिया कितनी प्रभावी है, यह देखने के लिए एक विशेष चेकलिस्ट हैं। हमारा सुझाव है कि आप उनमें से किसी एक को देखें:
जॉब ऑफर स्वीकार कर लेने के बाद और कर्मचारी के काम पर आने से पहले, हमारी कंपनी:
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एक स्वागत ईमेल भेजती है।
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न केवल आवश्यक दस्तावेजों की एक सूची प्रदान करती है, बल्कि यह भी निर्देश देती है कि अगर कुछ दस्तावेज गायब हैं और आपको नहीं पता कि उन्हें कैसे खोजना है तो क्या करना है।
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ड्रेस कोड के बारे में पहले से ही बता देती है।
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काम के पहले दिन की घोषणा करती है, जैसे कि एक संक्षिप्त सारांश देती है कि कर्मचारी क्या उम्मीद कर सकता है।
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नए कर्मचारी के लिए वर्कप्लेस तैयार करती है।
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सभी आवश्यक दस्तावेज पहले से तैयार करती है।
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भविष्य में होने वाले बदलावों के बारे में टीम को चेतावनी देती है।
नए कर्मचारी के पहले वर्किंग डे के दौरान:
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उन्हें कंपनी के CEO से व्यक्तिगत या वीडियो अभिवादन प्राप्त होता है।
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उन्हें मुख्य संपर्कों और उनकी ज़िम्मेदारी के क्षेत्रों की सूची मिलती है - HR, प्रबंधक, विभाग प्रमुख, इत्यादि।
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उन्हें ऑफिस का मैप और डेली रूटीन मिलता है - अपना और अन्य कर्मचारियों का।
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नए कर्मचारी को एक सलाहकार सौंपा जाता है जो काम से संबंधित सभी सवालों के जवाब देने और मदद करने के लिए तैयार रहता है।
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उन्हें ऑफिस बिल्डिंग के अंदर और बाहर खाना कहाँ मिलता है, इसकी सूची मिलती है।
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उन्हें 'कंपनी के अंदर कैसे बातचीत करें' और एक आंतरिक शब्दावली (बेशक, कंपनी में ऐसी चीज़ होना बेहतर है) पर एक गाइड प्रदान की जाती है।
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दिन के अंत में, नए कर्मचारी से एक छोटा सर्वेक्षण पूरा करने के लिए कहा जाता है कि नौकरी पर पहला दिन कितना सहज था।
फिर, रोजगार के पहले महीने के दौरान, नए कर्मचारी के साथ नियमित रूप से डीब्रीफिंग करना, उनके मनोबल के बारे में पूछताछ करना, काम से संबंधित मुद्दों पर सलाह देना और मदद करने से इनकार न करना ज़रूरी है।
यह सबसे संक्षिप्त और औसत चेकलिस्ट में से एक है। कंपनी की बारीकियों, उसके भूगोल और पैमाने और काम के प्रारूप के आधार पर, यह काफी भिन्न हो सकता है।
इसके अलावा, किसी कर्मचारी द्वारा किए गए अनुकूलन की सफलता का मूल्यांकन करने के कुछ प्रमुख मीट्रिक हैं। इन पर ध्यान दें:
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उत्पादकता हासिल करने की अवधि - यह उन दिनों की संख्या है जो किसी नए कर्मचारी को रोज़गार के पहले दिन से उत्पादकता के आवश्यक स्तर तक पहुँचने और कंपनी को मूल्य प्रदान करना शुरू करने में लगे;
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उत्पादकता के इष्टतम स्तर को प्राप्त करने की लागत - यह उस कुल राशि को संदर्भित करता है जो कंपनी ने नए कर्मचारी को शामिल करने पर खर्च की है, जैसे कि प्रशिक्षण लागत, वेतन, इत्यादि;
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स्टाफ टर्नओवर - आपको नए कर्मचारियों के इस संकेतक पर नज़र रखनी चाहिए, क्योंकि यह आपको यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि उनमें से कितने लोगों ने रोज़गार के पहले वर्ष के दौरान आपके संगठन को छोड़ दिया और कितने बने रहे। इसे एक सरल सूत्र का उपयोग करके गणना की जा सकती है: छोड़ने वाले लोगों की संख्या को नए कर्मचारियों की संख्या से विभाजित किया जाता है;
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प्रतिधारण सीमा - आपको उस पीरियड की पहचान करने की आवश्यकता है जिसमें नए कर्मचारियों के कंपनी छोड़ने की सबसे अधिक संभावना होती है, और पता लगाना होता है कि इन समयों में क्या गलत होता है जिसके कारण वे कंपनी छोड़ने का फैसला करते हैं;
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नए कर्मचारियों की संतुष्टि - यह नए कर्मचारी द्वारा अपनी नौकरी के विभिन्न पहलुओं, जैसे कि शेड्यूल, वेतन, काम करने की स्थिति और टीम और सुपरवाइजर के साथ संबंधों का मूल्यांकन है।
ऑनबोर्डिंग टूल्स
नए कर्मचारियों को ऑनबोर्ड करने के लिए उपयोग किए जाने वाले मुख्य उपकरणों पर पहले ही चर्चा की जा चुकी है। उदाहरण के लिए, स्वागत ईमेल और वीडियो अभिवादन, पर्सनल मीटिंग्स, वेलकम बॉक्स और अन्य प्रतीकात्मक उपहार, प्रश्नावली, इत्यादि। तो अब आइए उन पर विचार करें जिनके बारे में आप पहले से नहीं जानते हैं। ये हैं:
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वेलकम ट्रेनिंग। यह नए कर्मचारी के रोजगार के पहले दिनों के दौरान होता है। इस ट्रेनिंग के दौरान, सहकर्मी और प्रबंधक कंपनी के मूल्यों, सफलताओं, योजनाओं और भविष्य के लक्ष्यों के बारे में विस्तार से बात करते हैं। यह न केवल कंपनी की कार्य प्रक्रियाओं और इसकी बारीकियों को जानने का एक शानदार अवसर है, बल्कि अन्य कर्मचारियों के साथ संपर्क स्थापित करने का भी अवसर है।
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नवागंतुक की पुस्तक। यह नाम एक मुद्रित या अधिकांश मामलों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को दिया गया है। यह एक नए कर्मचारी के लिए उपयोगी जानकारी का एक संपूर्ण संग्रह है। उदाहरण के लिए, इसमें कंपनी की संरचना, विभिन्न विभागों के प्रबंधकों और विशेषज्ञों की सूची, ऑफिस लेआउट आदि के बारे में डेटा हो सकता है। इसके अलावा, इसमें कार्य नियमों और विनियमों का वर्णन होना चाहिए, उदाहरण के लिए, मीटिंग रूम कैसे बुक करें, यदि आप अपना बैज खो देते हैं तो क्या करें, आदि।
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चैटबॉट। यह ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया में एक बहुत ही उपयोगी उपकरण है जो अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तर प्राप्त करना बहुत आसान बनाता है। उदाहरण के लिए, आप बॉट को अन्य कर्मचारियों के संपर्क भेजने, उन स्थानों का सुझाव देने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं जहाँ आप अपना लंच ब्रेक बिता सकते हैं, या किसी प्रबंधक के साथ स्वचालित रूप से अपॉइंटमेंट ले सकते हैं।
तो, इनमें से प्रत्येक उपकरण नए कर्मचारी और उनके सहकर्मियों दोनों के लिए समय बचा सकता है, साथ ही साथ उनके कार्य दिवसों को सबसे अधिक उत्पादक तरीके से बिताने और पहले दिन से ही कंपनी के लिए अधिक उपयोगी होने में मदद कर सकता है।
ऑनबोर्डिंग के उदाहरण
सभी कंपनियों में एक सक्षम ऑनबोर्डिंग सिस्टम मौजूद होना चाहिए, और विशेष रूप से बड़े निगमों में, जिनके पास एक मजबूत आंतरिक संस्कृति, नियम और विनियम हैं, और दुनिया भर से बड़ी संख्या में कर्मचारी हैं। उदाहरण के लिए, Google में नए लोगों को अपनाने के लिए एक संपूर्ण प्रोग्राम का उपयोग किया जाता है। वहाँ, पहले दिन, कर्मचारियों को तथाकथित Welcome Pack, यानी स्वागत उपहार मिलते हैं। इनमें मग, नोटबुक और निगम के लोगो के साथ टी-शर्ट शामिल हैं, जो नए भर्ती होने वालों को बड़ी टीम से संबंधित होने की भावना महसूस करने, इसका हिस्सा बनने और इसे विज़ुअली व्यक्त करने की अनुमति देते हैं।
इसके अलावा Google एक Orientation Sessionभी आयोजित करता है - परिचयात्मक सेमिनार जहाँ कर्मचारी कंपनी के इतिहास, संस्कृति, परंपराओं, मूल्यों और मिशन के बारे में जानते हैं। वे बुनियादी नियमों, कॉर्पोरेट विनियमों और कार्य प्रक्रियाओं के मानकों पर भी चर्चा करते हैं। Google के ऑनबोर्डिंग प्रोग्राम का एक और महत्वपूर्ण घटक Buddy Program है। प्रत्येक नए कर्मचारी को एक संरक्षक सौंपा जाता है, जिसे बडी कहा जाता है। यह एक अनुभवी सहकर्मी होता है जो नए कर्मचारी को अनुकूल बनाने में मदद करेगा, उनके किसी भी प्रश्न का उत्तर देगा और टीम को बेहतर तरीके से जानने में मदद करेगा। वैसे, निगम के पास Online Learning Platforms भी होते हैं, जो सभी कर्मचारियों को सेल्फ लर्निंग के लिए विभिन्न ऑनलाइन कोर्स और शैक्षिक संसाधनों तक पहुँच प्रदान करता है। यह न केवल नए लोगों को, बल्कि अधिक अनुभवी पेशेवरों को भी अपने स्किल को उस गति से विकसित करने की अनुमति देता है जो उनके लिए सुविधाजनक और उपयुक्त है।
इसी तरह से IBM के पास भी अच्छी तरह से विकसित ऑनबोर्डिंग सिस्टम है। यह अनुकूलन प्रक्रिया के लिए एक एकीकृत दृष्टिकोण का भी उपयोग करता है और क्लासिक वेलकम ईमेल, welcome बॉक्स और मेंटरिंग प्रोग्राम के अलावा, नवीनतम तकनीकों का उपयोग करता है। उदाहरण के लिए, ऑनबोर्डिंग के लिए डिजिटल टूल में, IBM वर्चुअल रियलिटी ट्रेनिंग का उपयोग करता है। VR टेक्नोलॉजी नए कर्मचारियों को कॉर्पोरेट संस्कृति और कार्य वातावरण में पूरी तरह से संभव बनाने के लिए डिज़ाइन की गई है। IBM तथाकथित Feedback Loops पर भी विशेष ध्यान देता है - ये ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया पर फीडबैक प्राप्त करने के लिए कंपनी के HR मैनेजर के साथ नियमित ऑनलाइन सर्वेक्षण और व्यक्तिगत बैठकें हैं, जो ऑनबोर्डिंग प्रोग्राम में निरंतर सुधार की अनुमति देती है।
दूसरी तरफ, Amazon, कार्य प्रक्रियाओं में कर्मचारियों की तेज़ और अधिक प्रभावी भागीदारी में रुचि रखता है। इस उद्देश्य के लिए, कंपनी Job Shadowing का अभ्यास करती है, जब नए कर्मचारी अधिक अनुभवी सहकर्मियों के काम का निरीक्षण करते हैं और उनसे पेशेवर प्रश्न पूछते हैं। Amazon सभी को ऑनलाइन सेल्फ लर्निंग संसाधनों तक पहुँच प्रदान करता है जो आंतरिक कार्यस्थल के क्षणों तक भी विस्तारित होते हैं। ऑनबोर्डिंग प्रोग्राम के हिस्से के रूप में, Amazon नए लोगों को अधिक तेज़ी से एकीकृत करने और सहकर्मियों के साथ संबंध बनाने में मदद करने के लिए ग्रुप लंच और डिनर जैसे टीम इवेंट आयोजित करता है।
निष्कर्ष
हमने पाया है कि ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया एक नए कर्मचारी को टीम और पूरी कंपनी में सफलतापूर्वक एकीकृत करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। अनुकूलन ही यह निर्धारित करता है कि कोई कर्मचारी कितना प्रभावी होगा, क्या वह मूल्यवान महसूस कर सकता है और टीम का हिस्सा बन सकता है। उच्च-गुणवत्ता वाले ऑनबोर्डिंग से गुजरने वाले कर्मचारी संगठन के प्रति अधिक वफादार, उत्पादक और पेशेवर विकास पर केंद्रित होते हैं। इसके अलावा, ऑनबोर्डिंग - एक सकारात्मक नियोक्ता छवि का एक और घटक है। वहीँ दूसरी ओर, ऑनबोर्डिंग प्रोग्राम की कमी, उच्च कर्मचारी टर्नओवर, कम उत्पादकता, प्रतिष्ठा जोखिम और क्षति की ओर ले जाती है। बेशक, यह संगठनों पर निर्भर करता है कि कौन सा ऑनबोर्डिंग प्रोग्राम उनके लिए सबसे उपयुक्त है, ऑनबोर्डिंग के लिए उपकरण चुनें, प्रदर्शन मीट्रिक परिभाषित करें, आदि। हालाँकि, ऑनबोर्डिंग प्रोग्राम को लागू करने और विकसित करने के लाभ स्पष्ट हैं।
