Onboarding der Mitarbeiter

Was ist Mitarbeiter-Onboarding?

Onboarding ist die Einführung des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen, in seine Dienstleistungen und Produkte sowie in das Team und das Management. Eine umfassendere und präzisere Definition lautet so: Onboarding ist eine Reihe formeller und informeller Maßnahmen zur Übernahme des neuen Mitarbeiters, zu seiner Anpassung und Einbindung in das Arbeits- und Sozialfeld des Unternehmens. Gerade das Onboarding gibt der Fachkraft die Möglichkeit, die neue Position ohne unnötigen Stress anzutreten.

Onboarding ist ein langer und komplexer Prozess, der je nach Größe des Unternehmens, seiner Kultur und seinen internen Regeln und Vorschriften zwischen einigen Monaten und einem Jahr dauern kann. Man nimmt an, dass die meisten neuen Fachkräfte gerade in dieser Zeit, das heißt, in den ersten sechs Monaten, die endgültige Entscheidung treffen, ob sie im Unternehmen bleiben oder es wieder verlassen.

Wenn zum Beispiel das Onboarding gut und produktiv abgelaufen ist, zeigt der Mitarbeiter seine Zufriedenheit mit den Arbeitsbedingungen und beginnt schnell, seinen eigenen Beitrag zur gemeinsamen Sache zu leisten. Laut Harvard Business Review weisen Unternehmen, die sich zielgerichtet mit dem Onboarding des Personals beschäftigen, eine 62 Prozent höhere Mitarbeiterproduktivität auf. Darüber hinaus haben Unternehmen, die spezielle Programme zur Anpassung der Fachleute einsetzen, eine um 50 Prozent höhere Bindungsrate bei Neueinstellungen - im Gegensatz zu Unternehmen, die gar keine Onboarding-Prozeduren pflegen.

Onboarding und Preboarding: Wo liegt der Unterschied?

Was Onboarding ist, haben wir bereits festgestellt. Gehen wir nun näher auf das Preboarding ein. So nennt man die Anpassungsperiode des neuen Mitarbeiters vor seinem ersten regulären Arbeitstag. Das heißt, während das Onboarding die Einarbeitung des Neuankömmlings bedeutet, der bereits aktiv tätig ist, ist das Preboarding eine vorläufige Anpassung, die in der Etappe durchgeführt wird, als der Bewerber gerade erst das Angebot angenommen hat.

Dank Preboarding kann die Zeit für das eigentliche Onboarding erheblich verkürzt werden. Wenn ein neuer Mitarbeiter das Preboarding durchlaufen hat, sollte man ihn während des Anpassungsprozesses am Arbeitsplatz nur auf konkrete Aufgaben vorbereiten und ihm seinen Verantwortungsbereich erklären. Während des Preboardings wird der neue Mitarbeiter bereits in die Unternehmenskultur eingeweiht und über die Werte und Ziele des Unternehmens, die Prozesse und die erwarteten Ergebnisse unterrichtet. Darüber hinaus kann der Neue gerade beim Preboarding das erste Mal in das Team eingeführt werden, dem er bald angehören wird, einen Rundgang durch das Büro machen und eine Übersicht über die Arbeitsmittel bekommen.

Der Begriff Onboarding wird oft mit dem Anpassungsprozess verwechselt. Die Anpassung ist aber ein noch größerer und längerer Prozess. Er beinhaltet sowohl Preboarding als auch Onboarding. Preboarding ist somit ein engerer Begriff, während die Anpassung - im Gegensatz dazu - den gesamten Weg vom Neuling zum erfahrenen Mitarbeiter umfasst. Als Onboarding hingegen kann die Zwischenetappe bezeichnet werden, obwohl viele Experten diesen Begriff eben als Synonym für Anpassung verwenden.

Vorteile von Onboarding

Das Onboarding hat folgende Aufgaben zu lösen:

• Reduzierung der Personalfluktuation und Bindung talentierter Fachleute

Effektive Onboarding-Programme und ein gut organisierter Anpassungsprozess tragen dazu bei, dass sich die neuen Mitarbeiter schneller einleben. Dementsprechend verlassen sie seltener das Unternehmen schon in den ersten Monaten ihrer Tätigkeit als diejenigen, die kein hochwertiges Onboarding hinter sich haben.

• Erhöhung der Effektivität, des Engagements und der Loyalität der Mitarbeiter

Die Fachkräfte, die ein Onboarding-Programm in einem neuen Unternehmen absolviert haben, verstehen ihre Pflichten und Aufgaben schneller. Darüber hinaus erhöht ein effektiver Anpassungsprozess ihre Zufriedenheit mit ihren Arbeitsbedingungen, was auch ihre Unternehmenstreue und ihr Engagement für das Unternehmen steigert.

• Zeit- und Ressourcenersparnis

Ein gut organisierter Onboarding-Prozess verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Missverständnissen. Dies wiederum spart Zeit und andere Unternehmensressourcen.

• Ermittlung von internen Problemen

Die Leiter oder HR-Manager müssen im Rahmen des Anpassungsprogramms Feedback von den neuen Mitarbeitern einholen. Dies wird dazu beitragen, dass Probleme oder Schwachstellen im Unternehmen schnell erkannt werden.

• Aufbau eines positiven Unternehmensbildes und Stärkung der Marke

Positive Onboarding-Erfahrungen können zu einem positiven Unternehmensbild beitragen. Das Unternehmen, das der Anpassung neuer Mitarbeiter genügend Aufmerksamkeit schenkt, unterstützt seinen Ruf als attraktiver Arbeitgeber.

Etappen des Mitarbeiter-Onboardings

Das Onboarding ist ein langer und komplexer Prozess, der aus mehreren Etappen besteht. Er bestimmt, ob sich der Arbeitsbeginn des Mitarbeiters sorgenvoll und stressig oder angenehm und inspirierend gestaltet. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, woraus er besteht.

1. Preboarding

Betrachtet man den Preboarding-Prozess als Bestandteil des Onboardings selbst, so dient er als eine Art Brücke zwischen der Annahme des Stellenangebots und dem tatsächlichen ersten Arbeitstag. Damit der künftige Mitarbeiter einen positiven Eindruck vom Unternehmen bekommt, sind folgende Aktivitäten wichtig:

• Eine Grußadresse

Dazu gehört eine E-Mail oder eine Messenger-Nachricht, je nachdem, über welche Plattform Sie kommunizieren, in der Sie Ihre Freude darüber zum Ausdruck bringen, den Neuankömmling in Ihrem Team willkommen zu heißen. Diese Mitteilung soll auch einleitende Informationen über das Einführungstreffen, die Kleiderordnung und andere grundlegende Unternehmensrichtlinien enthalten. Wichtig ist auch, dass Sie über die Kultur, die Werte und Überzeugungen der Organisation, den Arbeitsstil und den Zeitplan erzählen. Zusammen mit dem Anschreiben können Sie dem potenziellen Mitarbeiter beispielsweise eine Präsentation über die Geschichte des Unternehmens und seine Ziele, einen Video-Gruß von anderen Mitarbeitern und eine Liste der im Unternehmen gängigen Slang-Ausdrücke und Fachbegriffe zusenden. Auf diese Weise kann der Spezialist feststellen, ob Ihr Unternehmen mit seinen eigenen Werten, Idealen und Vorstellungen von einem Traumjob übereinstimmt.

• Einladung zum Firmenchat

Dem Neuankömmling kann man Links zu den Social-Media-Accounts des Unternehmens schicken, man kann ihn zu Firmenchats und Gruppen für informelles Networking einladen. Dann wird er sich im Voraus an das Arbeitstempo gewöhnen und verstehen, wie die Kommunikation im neuen Team abläuft.

• Ein Willkommenspaket

Darüber hinaus wird sich der neue Mitarbeiter in der kurzen Preboarding-Zeit über eine kleine Schachtel mit Werbegeschenken des Unternehmens freuen, z. B. mit Thermobechern, Büroartikeln, Sweat- oder T-Shirts. Es ist besonders wichtig, dass all diese Artikel und Accessoires die Werte des Unternehmens widerspiegeln.

• Vorbereitung des Arbeitsplatzes

Nicht weniger wichtig im Preboarding-Prozess ist die Vorbereitung des Arbeitsplatzes für den künftigen Mitarbeiter, natürlich nur, wenn es sich nicht um einen Online-, sondern um einen Offline-Job handelt. Alles sollte für die Ankunft des Neuankömmlings bereit sein, zum Beispiel alle notwendigen Möbel, ein Computer mit installierter Software, Login und Passwort für das Firmenkonto, sogar die Uniform und der Ausweis, falls dies im Unternehmen üblich ist. Um es einfacher auszudrücken: Es ist wichtig, den ersten Eindruck vom Unternehmen nicht zu verderben, das heißt, alles für den Mitarbeiter vorzubereiten, was er braucht, um die Arbeit bequem aufzunehmen.

• Ausfüllung der Unterlagen

Schon vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters ist es wichtig, alle notwendigen Dokumente vorzubereiten, damit die Formalitäten sich nicht in die Länge ziehen. Achten Sie zum Beispiel darauf, dass der Arbeitsvertrag und die Geheimhaltungsvereinbarung (NDA), falls sie erforderlich ist, im Voraus unterzeichnet werden. Man kann den Mitarbeiter auch um die Bankverbindung und andere notwendige Personalien bitten, bevor er seine Arbeit aufnimmt.

Auf die Preboarding-Etappe folgt unmittelbar der Einstieg in den Arbeitsalltag.

2. Erstes Onboarding

Es handelt sich um eine Eingewöhnungsphase, die einige Tage bis einige Wochen dauert. In dieser Zeit können selbst die professionellsten und erfahrensten Fachleute schüchtern und aufgeregt sein, weil sie sich noch in einer Situation der Ungewissheit befinden. Es ist wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich der neue Mitarbeiter wohl und entspannt fühlt, trotz der vielen neuen Informationen und der Unklarheit in einigen Aspekten. Dazu muss man vor allem

• Dem Team den Neuankömmling vorstellen

Das Onboarding des Mitarbeiters sollten neben dem HR-Manager auch andere Mitarbeiter übernehmen. Wenn der neue Mitarbeiter eine Frage hat, ist es ihm viel leichter, sich an den Kollegen zu wenden als die Personalabteilung oder den Chef selbst aufsuchen zu müssen.

• Erzählen, wie alles aufgebaut ist

Man muss dem neuen Mitarbeiter helfen, sich im neuen sozialen Umfeld zurechtzufinden und seinen Alltag zu erleichtern. Zeigen Sie ihm zum Beispiel, wo sich die Kaffee-Küche befindet, erzählen Sie ihm, wie er einen Besprechungsraum reservieren und an wen er sich bei technischen Problemen wenden kann. Es ist auch wichtig, die Arbeitsbedingungen noch einmal zu erläutern. Erinnern Sie den Mitarbeiter daran, wie sein Gehalt berechnet wird, wann und für wie lange er seinen ersten Urlaub nehmen kann, wann die Mittagspause im Büro ist usw.

• Die Unternehmenskultur erläutern

Neben der Erörterung allgemeiner Fragen zu Gehalt, Arbeitszeiten usw. ist es wichtig, den Arbeitnehmer über die Unternehmenskultur, Traditionen, Gewohnheiten der Mitarbeiter und die Geschichte des Unternehmens im Allgemeinen zu informieren.

• Einen Mentor zuteilen

Der Mentor sollte ein Kollege sein, aber keinesfalls ein Vorgesetzter. Es ist wichtig, dass der neue Mitarbeiter dem Mentor auf Augenhöhe begegnet. Auf diese Weise fühlen sich alle Beteiligten wohler, und der Anpassungsprozess verläuft schneller und einfacher. Übrigens: Gerade der Mentor kann den neuen Mitarbeiter mit Kollegen aus anderen Abteilungen bekannt machen, ihn durch das Büro führen, über Firmentraditionen und die Hausordnung informieren.

• Über die Pläne erzählen

Teilen Sie dem Mitarbeiter die Pläne und Ziele des Unternehmens mit. Sagen Sie ihm, wie er dazu beitragen kann, sie umzusetzen, welche Fähigkeiten und Fertigkeiten im Unternehmen am höchsten geschätzt werden. Schlagen Sie dem Mitarbeiter vor, über seine eigenen Stärken und Schwächen zu erzählen.

Auch am ersten Arbeitstag ist das Onboarding noch nicht zu Ende.

3. Onboarding nach dem ersten Arbeitstag

Nach der ersten Arbeitswoche ist es wichtig, Feedback vom Mitarbeiter einzuholen und herauszufinden, wie sein Gesamteindruck von der Arbeit im Unternehmen ist, ob er sich im Team wohlfühlt, ob er einen engeren Kontakt zu jemandem hergestellt hat. Ein ehrliches Feedback wird den Anpassungsprozess beschleunigen. Dazu trägt auch Folgendes bei:

• Anpassungsplan

Der Mitarbeiter muss wissen, was ihn in naher Zukunft erwartet. Deshalb muss ein Plan für die gesamte Eingewöhnungszeit erstellt werden. Legen Sie die Schritte fest, die notwendig sind, um die ersten Ziele zu erreichen, aber versuchen Sie, den Neuen nicht mit zu vielen Aufgaben oder Pflichten zu überlasten, die er vielleicht gar nicht tragen kann. Es ist wichtig, ihn in seine Position allmählich einzuführen. Der Plan wird gerade zu diesem Zweck erstellt. Er enthält in der Regel eine Liste von Fähigkeiten, die der Mitarbeiter im ersten Monat, im zweiten Monat usw. erwerben sollte. Dazu gehören z. B. das Erlernen von Skripten, die Kenntnis des CRM-Systems, die Erfahrung der Kalt-Akquise usw. Für jede dieser Fähigkeiten sollten Planwerte festgelegt werden, z. B. das Bestehen eines Tests über Produktkenntnisse, eine bestimmte Anzahl von Kalt-Anrufen pro Tag und die Eingabe der gewonnenen Daten in das CRM-System. Mit anderen Worten: Man muss klare OKRs, d. h. Objectives and Key Results, festlegen. Das sind die Ziele und Schlüsselergebnisse, die der Mitarbeiter zu erreichen hat. Durch dieses OKR-System wird der Mitarbeiter imstande sein, Prioritäten richtig zu setzen. Es wird übrigens in großen Unternehmen wie Google eingesetzt. Dank OKR kann man erklären, wie sich die Arbeit eines neuen Mitarbeiters auf das gesamte Team auswirkt; dann kann er seine Entscheidungen besser begründen, seine Bedeutung erkennen und sich als Teil eines großen Teams verstehen.

• Festigung der sozialen Beziehungen im Unternehmen

Achten Sie auf die Beziehung zwischen erfahrenen Mitarbeitern und dem Neuling. Unterschätzen Sie die Bedeutung dieses Faktors nicht, denn es ist vor allem das Team, von dem es abhängt, wie lange der neue Mitarbeiter im Unternehmen bleibt. Organisieren Sie für ihn so viele Einzel- und Gruppentreffen wie möglich mit denjenigen, mit denen er direkt zu tun hat. Nicht nur mit Kollegen aus anderen Abteilungen, sondern z.B. auch mit Stakeholdern. Wer die Stakeholder sind, darüber haben wir bereits geschrieben.

• Ein unterstützendes und gesundes Arbeitsklima

Inspirieren Sie die Mitarbeiter durch Ihr Beispiel, schaffen Sie ein psychologisch gesundes Klima im Unternehmen, sorgen Sie für ein Umfeld, in dem die Mitarbeiter problemlos Unterstützung und Rat bei ihrem Chef einholen, Feedback und Hinweise erhalten können. Wenn also sowohl der Leiter als auch die HR-Manager ihr Wissen weitergeben, die Leute unterrichten und Meisterkurse abhalten, überzeugt sich der neue Mitarbeiter davon, dass die Organisation an seiner Entwicklung und Professionalität wirklich interessiert ist.

• Veranstaltungen für das gesamte Team

Hier handelt es sich um Teambuilding: Maßnahmen, die die Mitarbeiter zusammenbringen, ihnen die Möglichkeit geben, sich näherzukommen, einander besser zu verstehen und den Teamgeist zu stärken. Man kann zum Beispiel eine Büro-Party veranstalten, um eine erste bedeutende Arbeitsetappe des Mitarbeiters im Unternehmen zu feiern. Das kann der erste Monat, aber auch das erste Arbeitsjahr sein. In dieser Zeit haben viele Mitarbeiter bereits bedeutende Leistungen erbracht oder zumindest ihren Wert fürs Unternehmen unter Beweis gestellt. Heben Sie in erster Linie die Erfolge hervor und bringen Sie Ihre Freude und Ihren Stolz darüber zum Ausdruck, diesen Mitarbeiter in Ihrem Team zu haben. Es ist wichtig, den Neuen nicht nur für seine beruflichen Erfolge zu loben, sondern ihm auch seine weitere Entwicklung und seinen Karriereweg vorzuzeichnen.

Checkliste für das Onboarding des Personals

Um zu prüfen, wie effektiv der Anpassungsprozess in Ihrem Unternehmen ist, gibt es spezielle Checklisten. Wir empfehlen Ihnen, eine davon durchzugehen:

Nach der Annahme des Angebots und vor dem unmittelbaren Arbeitsbeginn unternimmt unser Unternehmen Folgendes:

• Ein Begrüßungsschreiben wird gesendet.
• Nicht nur eine Liste der erforderlichen Dokumente wird dem neuen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, sondern auch Anweisungen, was er tun soll, wenn einige Dokumente fehlen und er nicht weiß, wo sie zu beschaffen sind.
• Wir informieren ihn im Voraus über die Kleiderordnung.
• Wir informieren den Mitarbeiter über seinen ersten Arbeitstag, z.B. kurz darüber, womit er zu rechnen hat.
• Das Unternehmen bereitet den Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter vor.
• Wir erstellen alle erforderlichen Dokumente im Voraus.
• Das Team wird über den Neuzugang im Voraus in Kenntnis gesetzt.

Am ersten Arbeitstag bekommt der neue Mitarbeiter

• eine persönliche Grußadresse oder eine Videobegrüßung vom CEO des Unternehmens;
• eine Liste der wichtigsten Kontaktpersonen und ihrer Zuständigkeitsbereiche: HR, Geschäftsleiter, Abteilungsleiter usw.;
• einen Büro-Plan und den Arbeitsplan - für sich selbst und für die anderen Mitarbeiter;
• einen Mentor, der ihm hilft und bei allen Betriebsangelegenheiten zur Seite steht;
• eine Liste der Kantinen im Bürogebäude und der Cafes draußen;
• einen Leitfaden zur "Kommunikation im Unternehmen" und ein internes Lexikon (natürlich ist es besser, wenn das Unternehmen so etwas führt).
• Am Ende des Arbeitstages wird der neue Mitarbeiter gebeten, einen kurzen Fragebogen auszufüllen, damit man herausfinden kann, ob er mit seinem ersten Arbeitstag zufrieden war.

Ferner ist es im ersten Arbeitsmonat wichtig, Besprechungen mit dem neuen Mitarbeiter zu führen, sich nach seinem emotionalen Zustand zu erkundigen, ihn in Arbeitsfragen zu beraten und ihm die Hilfe nicht zu verwehren.

So sieht eine der kürzesten allgemeingültigen Checklisten aus. Je nach den Besonderheiten des Unternehmens, seiner geografischen Lage und Größe sowie des Arbeitsformats können sich die Checklisten voneinander unterscheiden.

Um den Erfolg des Anpassungsprozesses beim Mitarbeiter zu bewerten, gibt es darüber hinaus auch Schlüsselkennzahlen. Davon sind folgende besonders zu beachten:

• Die Dauer der Produktivitätsoptimierung ist die Anzahl der Tage, die der neue Mitarbeiter nach seinem Arbeitsstart benötigt, um das erforderliche Produktivitätsniveau zu erreichen und dem Unternehmen einen Mehrwert zu liefern;

• die Kosten für das Erreichen eines optimalen Produktivitätsniveaus - das ist der Gesamtbetrag, den das Unternehmen für das Onboarding des neuen Mitarbeiters ausgegeben hat, z. B. Ausbildungskosten, Gehalt usw;

• Personalfluktuation: es ist wichtig, diesen Faktor bei den neuen Mitarbeitern zu überwachen, denn damit lässt sich genau feststellen, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb des ersten Jahres verlassen haben und wie viele geblieben sind. Die Fluktuation kann mit einer einfachen Formel berechnet werden: die Anzahl der Kündigungen durch die Anzahl der Neueinstellungen dividieren;

• Beibehaltungsschwelle: es ist notwendig, den Zeitraum zu ermitteln, in dem neue Mitarbeiter das Unternehmen am häufigsten verlassen, und herauszufinden, was in dieser Zeit schief läuft, so dass sie sich zu einer Kündigung entscheiden;

• Die Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters ist seine Bewertung verschiedener Aspekte des Arbeitsplatzes. Dazu gehören u.a. der Zeitplan, das Gehalt, die Arbeitsbedingungen und Beziehungen zum Team und zum Vorgesetzten.

Onboarding-Tools

Die wichtigsten Instrumente für das Onboarding neuer Mitarbeiter wurden bereits oben erörtert. Zum Beispiel Willkommensbriefe und Videogrußbotschaften, Einzelgespräche, Willkommenspakete und andere symbolische Geschenke, Fragebögen und so weiter. Werfen wir nun einen Blick auf die Instrumente, die Sie noch nicht kennen. Das können folgende sein:

• Welcome-Training. Es findet in den ersten Arbeitstagen des neuen Mitarbeiters statt. Während dieser Schulung erzählen die Kollegen und der Vorgesetzte ausführlich über die Werte, die erzielten Erfolge, Pläne und Zukunftsziele des Unternehmens. Dies ist nicht nur eine gute Gelegenheit, alle Arbeitsabläufe und Besonderheiten des Unternehmens kennenzulernen, sondern auch, Kontakte zu anderen Mitarbeitern zu knüpfen.

• Das Neuling-Buch. Dies ist die Bezeichnung für ein gedrucktes oder in den meisten Fällen elektronisches Dokument. Es stellt eine ganze Sammlung nützlicher Informationen für den neuen Mitarbeiter dar. Es kann z. B. Daten über die Struktur des Unternehmens, die Liste der Führungskräfte und Fachleute aus verschiedenen Abteilungen, Büropläne usw. enthalten. Darüber hinaus sollte es die Arbeitsregeln und -vorschriften beschreiben, z. B. wie man einen Besprechungsraum reserviert, was zu tun ist, wenn man seinen Ausweis verloren hat, usw.

• Chatbots. Dies ist ein sehr bequemes Instrument im Onboarding-Prozess, das es viel einfacher macht, Antworten auf häufig gestellte Fragen zu bekommen. Der Bot kann zum Beispiel so eingestellt werden, dass er dem Neuling Kontakte anderer Mitarbeiter zusendet, Orte vorschlägt, an denen man seine Mittagspause wahrnehmen kann, oder für den Mitarbeiter automatisch Termine mit dem Vorgesetzten einträgt.

Mit jedem dieser Tools können sowohl der neue Mitarbeiter als auch seine Kollegen Zeit sparen, ihre Arbeitstage produktiver gestalten und dem Unternehmen vom ersten Tag an mehr Nutzen bringen.

Onboarding-Beispiele

Ein kompetentes Onboarding-System gehört in jedes Unternehmen, insbesondere in große Konzerne mit einer starken Firmenkultur, Regeln und Vorschriften und einer großen Anzahl von Mitarbeitern aus aller Welt. Ein ganzes Programm zur Anpassung von Neuankömmlingen wird zum Beispiel bei Google eingesetzt. Dort erhalten die Mitarbeiter an ihrem ersten Tag ein sogenanntes "Welcome Pack", d. h. Willkommensgeschenke. Das sind Becher, Notizbücher und T-Shirts mit dem Logo des Unternehmens, die es den Neuankömmlingen ermöglichen, sich in einem großen Team zu fühlen, Teil davon zu werden und dies auch visuell zum Ausdruck zu bringen.

Darüber hinaus führt man bei Google auch die sogenannten Orientation Sessions durch - das sind Einführungsseminare, in denen die Mitarbeiter sich mit der Geschichte, der Kultur, den Traditionen, Werten und Zielen des Unternehmens vertraut machen. Außerdem werden grundlegende Regeln, Unternehmensvorschriften und Standards für Arbeitsabläufe besprochen. Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Onboarding-Programms von Google ist das Buddy-Programm. Jedem neuen Mitarbeiter wird ein Mentor zugeteilt, den alle Buddy nennen. Das ist ein erfahrener Kollege, der dem Neuankömmling beim Einleben hilft, alle seine Fragen beantwortet und ihn mit dem Team bekannt macht. Übrigens gibt es im Unternehmen auch eine sogenannte Online Learning Plattform, die allen Mitarbeitern Zugang zu verschiedenen Online-Kursen und Bildungsressourcen für Selbststudium bietet. Somit können nicht nur Neulinge, sondern auch erfahrenere Fachleute ihre Fähigkeiten in einem passenden und für sie bequemen Tempo weiterentwickeln.

Auch IBM verfügt über ein gut entwickeltes Onboarding-System. Es verfolgt ebenfalls einen umfassenden Ansatz für den Anpassungsprozess und verwendet neben klassischen Begrüßungsschreiben, Willkommenspaketen und Mentoring-Programmen auch die neuesten Technologien. Unter den digitalen Onboarding-Tools setzt IBM beispielsweise die Schulungen in der virtuellen Realität ein. Die VR-Technologie ist darauf ausgelegt, neue Mitarbeiter so tief wie möglich in die Unternehmenskultur und das Arbeitsumfeld einzutauchen. Besonderes Augenmerk gilt bei IBM auch den sogenannten Feedback Loops: das sind regelmäßige Online-Befragungen und persönliche Treffen mit dem Personalleiter des Unternehmens, um ein Feedback zum Onboarding-Prozess zu bekommen, was eine kontinuierliche Verbesserung des Onboarding-Programms ermöglicht.

Auch das Unternehmen Amazon ist an einer schnelleren und effektiveren Einbindung der Mitarbeiter in die Arbeitsprozesse interessiert. Dazu praktiziert das Unternehmen das sogenannte Job Shadowing, bei dem neue Mitarbeiter die Arbeit erfahrenerer Kollegen beobachten und ihnen fachgerechte Fragen stellen. Amazon bietet außerdem allen Mitarbeitern Zugang zu Online-Ressourcen für das Selbststudium, die auch interne Arbeitsmomente umfassen. Im Rahmen des Onboarding-Programms veranstaltet Amazon Team-Events, wie z. B. gemeinsame Mittag- und Abendessen, damit sich neue Mitarbeiter schneller einleben und Beziehungen zu Kollegen aufbauen können.

FAZIT

Wir haben festgestellt, dass der Onboarding-Prozess für eine erfolgreiche Integration des neuen Mitarbeiters in das Team und das Unternehmen als Ganzes die Schlüsselrolle spielt. Gerade die Anpassung ist es, die darüber entscheidet, wie effektiv der Mitarbeiter sein wird, ob er sich selbst als wertvolle Arbeitskraft wahrnimmt und Teil des Teams werden kann. Die Mitarbeiter, die ein qualitativ hochwertiges Onboarding durchgemacht haben, sind dem Unternehmen gegenüber loyaler, produktiver und auf berufliches Wachstum und Weiterentwicklung ausgerichtet. Darüber hinaus ist das Onboarding ein weiterer Bestandteil eines positiven Arbeitgeberimages. Das Fehlen eines Onboarding-Programms wiederum bewirkt eine hohe Personalfluktuation, einen Rückgang der Produktivität, Reputationsrisiken und sonstige Schäden. Natürlich liegt es am Unternehmen selbst, zu entscheiden, welches Onboarding-Programm am besten passt, welche Instrumente dafür ausgewählt und welche Leistungskriterien festgelegt werden sollen. Die Vorteile der Einführung und der Entwicklung des Onboardings liegen jedoch auf der Hand.