Onboarding de empleados

¿Qué es el onboarding de empleados?

El onboarding es el proceso que se lleva a cabo para incorporar a un nuevo empleado en la organización, familiarizarlo con los servicios y productos, así como presentarlo con el equipo y la dirección. Una definición más completa y precisa es la siguiente: es un conjunto de actividades formales e informales para la aceptación de un nuevo empleado, su adaptación, su implicación en el entorno laboral y social de la empresa. Es el onboarding que permite a un especialista incorporarse a un nuevo puesto sin tensiones innecesarias.

El onboarding es un proceso largo que puede durar de varios meses a un año, dependiendo del tamaño de la organización, su cultura corporativa, sus normas y reglamentos internos. Se cree que es durante este periodo, y más concretamente durante los seis primeros meses, cuando la mayoría de los nuevos profesionales toman la decisión final de permanecer o no en la empresa.

Por ejemplo, si se lleva a cabo el onboarding de forma correcta y productiva, los empleados demostrarán su satisfacción con el entorno de trabajo y empezarán rápidamente a aportar su contribución a la causa común. Por ejemplo, según Harvard Business Review, las empresas que se centran en el onboarding de los empleados tienen un 62% más de productividad por parte de sus empleados. Además, las organizaciones que utilizan programas especiales de onboarding tienen una tasa de retención de nuevos contratados un 50% mayor que las que carecen de procedimientos de onboarding.

Onboarding y preboarding: ¿cuál es la diferencia?

Ya hemos aprendido qué es el onboarding. Veámos ahora qué es el preboarding. Se llama así al periodo de adaptación de un nuevo empleado antes de su primer día de trabajo. Es decir, si el onboarding es la preparación de un recién llegado que ya ha empezado a trabajar, el preboarding es una adaptación preliminar, que se lleva a cabo en la fase en la que el candidato acaba de aceptar una oferta.

El preboarding reduce considerablemente el tiempo necesario para el onboarding propiamente dicho. En caso de que un nuevo empleado haya pasado por el preboarding, durante el proceso de adaptación en el lugar de trabajo sólo se le debe preparar para realizar tareas específicas y explicarle su área de responsabilidad. Durante el preboarding, ya se introduce al recién llegado en la cultura corporativa, se le explican los valores y la misión de la empresa, los procesos y los resultados esperados. Además, el preboarding puede incluir una presentación preliminar del equipo del que va a formar parte el nuevo empleado, una visita a la oficina y una revisión de las herramientas de trabajo.

El concepto de onboarding se confunde a menudo con el proceso de adaptación. Sin embargo, el onboarding es un proceso aún mayor y más largo. Incluye tanto el preboarding como el onboarding en sí. Así, el preboarding es el término más restringido, mientras que la adaptación, por su parte, tiene lugar a lo largo de todo el proceso, desde un recién llegado hasta un empleado experimentado. El onboarding, a su vez, puede denominarse una etapa intermedia, aunque muchos expertos utilizan este concepto como sinónimo de adaptación.

Ventajas del onboarding

Los objetivos del onboarding son los siguientes:

• Reducir la rotación de personal y retener el talento

Los programas de onboarding eficaces y un proceso de incorporación bien organizado ayudan a los nuevos empleados a integrarse con mayor rapidez. En consecuencia, es menos probable que abandonen la empresa en los primeros meses de empleo que aquellos que no han pasado por un proceso de incorporación de calidad.

• Mejorar de la eficiencia laboral, el compromiso y la lealtad de los empleados

Los especialistas que participan en un programa de incorporación a una nueva empresa comprenden con mayor rapidez sus responsabilidades y tareas. Además, un proceso de incorporación eficaz aumenta su satisfacción con las condiciones de trabajo, lo que también incrementa su lealtad y compromiso con la empresa.

• Ahorrar tiempo y recursos

Un proceso de incorporación bien organizado reduce la probabilidad de errores y malentendidos. Esto, a su vez, ahorra tiempo y otros recursos de la empresa.

• Detectar problemas internos

Los supervisores o gerentes de RR.HH. deben recopilar las opiniones de los nuevos empleados como parte del programa de incorporación. Esto ayudará a identificar problemas o puntos débiles en la empresa.

• Crear una imagen corporativa positiva y fortalecer la marca

Una experiencia de incorporación positiva puede contribuir a una imagen corporativa positiva. Una organización que presta suficiente atención a la incorporación de nuevos empleados mantiene su reputación como empleador deseable.

Etapas del onboarding de empleados

El onboarding es un proceso extenso, complejo y compuesto por varias fases, que determina cómo será el inicio laboral para un empleado: puede ser ansioso, emocionante o bien agradable e inspirador. Veamos más de cerca en qué consiste este proceso.

1. Preboarding

Si consideramos el proceso de preboarding como una parte del onboarding propiamente dicho, sirve de puente entre la aceptación de una oferta de empleo y el primer día de trabajo. Es importante que el futuro empleado se lleve una impresión positiva de la empresa:

• Enviar una carta de bienvenida

Esto significa un mensaje de correo electrónico o de mensajería, dependiendo de la plataforma en la que se comunique, en el que dé la bienvenida al recién llegado a su equipo, así como información introductoria sobre la reunión de orientación, el código de vestimenta y otras normas básicas de la empresa. También es importante hablar de la cultura, los valores y las creencias de la organización, el estilo de trabajo y el horario. Por ejemplo, junto con la carta puede enviar al futuro empleado una presentación sobre la historia de la empresa y su misión, un saludo en vídeo de otros empleados, una lista de expresiones de argot y términos profesionales que se utilizan en el trabajo. De este modo, el especialista verá si su organización coincide con sus propios valores, ideales e ideas de un trabajo de ensueño.

• Invitar a un empleado a participar en chats de trabajo

Puede enviar al nuevo empleado enlaces a las redes sociales de la empresa e invitarle a unirse a chats de trabajo y grupos de comunicación informal. Así se acostumbrará de antemano al ritmo de trabajo y comprenderá cómo es habitual comunicarse en un nuevo equipo.

• Regalar una caja de bienvenida

Además, durante el breve periodo previo al preboarding, puede obsequiar al nuevo empleado una pequeña caja con artículos de su organización, como tazas térmicas, material de oficina, sudaderas y camisetas. Es especialmente importante que todos estos artículos y accesorios reflejen los valores de la empresa.

• Preparar el lugar de trabajo

Preparar un lugar de trabajo para el futuro empleado no es menos importante en el proceso de preboarding, por supuesto, si se trata de trabajar fuera de línea y no a distancia. Todo debe estar listo cuando llegue el recién llegado: por ejemplo, todo el mobiliario necesario, un ordenador con el software instalado, los nombres de usuario y las contraseñas de las cuentas, incluso uniformes e insignias (si es la costumbre en su empresa). En pocas palabras, es importante dar una buena impresión, así que prepare todo con antelación para proporcionarle un cómodo inicio de labor.

• Preparar documentos

Incluso antes del primer día de trabajo del empleado, es importante preparar todos los documentos necesarios para que el proceso de papeleo no se alargue demasiado. Por ejemplo, asegúrese de firmar por adelantado el contrato de trabajo y el acuerdo de confidencialidad, si es necesario. También puede pedir datos bancarios y otra información personal necesaria al empleado antes de que empiece a trabajar.

Al periodo de preboarding le sigue el de incorporación.

2. Onboarding inicial

Se trata de un periodo de aclimatación que dura de unos días a unas semanas. Durante este periodo, incluso los profesionales más cualificados y experimentados pueden sentirse ansiosos y preocupados porque se encuentran en una situación de incertidumbre. Es importante crear las condiciones en las que el nuevo empleado se sienta cómodo y tranquilo, a pesar del gran flujo de información nueva y de la incertidumbre de algunos momentos. Para ello es necesario

• Presentar al recién llegado al equipo

El onboarding de un empleado no sólo debe estar a cargo de un especialista en RR.HH. o un directivo, sino también de otros empleados de la empresa. De este modo, si un recién llegado tiene alguna pregunta, le resultará mucho más fácil dirigirse a un compañero que al departamento de contratación o al propio jefe.

• Contarle cómo funcionan las cosas

Es importante ayudar al nuevo empleado a orientarse en el nuevo entorno social y resolver sus dudas. Por ejemplo, enséñele dónde se encuentra el área de café, indíquele cómo reservar una sala de reuniones y a quién debe dirigirse en caso surjan problemas técnicos. Además, es importante reiterar las condiciones de empleo. Recuérdele exactamente cómo se calcula su salario, cuándo puede tomar sus primeras vacaciones y durante cuánto tiempo, a qué hora es la pausa para comer en la oficina, etc.

• Sumergirlo en la cultura corporativa

Paralelamente a la discusión de cuestiones generales como el salario, el horario de trabajo, etc., es importante hablar al empleado de la cultura corporativa, las tradiciones existentes, los hábitos de los empleados y la historia de la empresa en su conjunto.

• Asignarle un mentor

Un mentor debe ser alguien de entre los colegas o un compañero de equipo, pero en ningún caso un jefe. Es importante que el mentor esté más o menos en igualdad de condiciones con el nuevo empleado. Así todos se sentirán más cómodos y el proceso de adaptación será más rápido y sencillo. Por cierto, es el mentor quien puede presentar al recién llegado a compañeros de otros departamentos, mostrarle toda la oficina, compartir tradiciones corporativas y hablar de normas internas tácitas.

• Compartir los planes

Comparta con el empleado los planes y objetivos de la empresa. Dígale cómo puede ayudar a realizarlos y alcanzarlos, y qué habilidades se valoran más en la empresa. Al mismo tiempo, invite al empleado a contar sus propios puntos fuertes y débiles.

E incluso el primer día de trabajo, el onboarding no termina.

3. Onboarding después del primer día de trabajo

Después de la primera semana de trabajo, es importante obtener feedback del empleado y averiguar cuál es su impresión general de la empresa, cómo se siente, si se encuentra a gusto en el equipo, si ha entablado una relación más estrecha con alguien. Un feedback sincero facilitará un proceso de adaptación más rápido. Además, ayudará a:

• Elaborar un plan de adaptación

El trabajador debe comprender lo que le espera en un futuro próximo. Por lo tanto, es necesario crear un plan para todo el periodo de adaptación. Defina los pasos que serán necesarios para alcanzar los primeros objetivos, pero intente no sobrecargar al recién llegado con demasiadas tareas o responsabilidades. Es importante que se vaya incorporando al puesto poco a poco. Para ello, se elabora un plan. Por regla general, consiste en una lista de habilidades que el empleado debe adquirir en el primer mes, el segundo y así sucesivamente. Entre ellas puede estar el estudio de guiones, el conocimiento del sistema CRM, la habilidad de las llamadas en frío, etcétera. Para cada una de estas habilidades, es importante establecer objetivos, por ejemplo, pasar una prueba de conocimiento del producto, un cierto número de llamadas en frío al día, introducir los datos obtenidos en el sistema CRM. En otras palabras, debe establecer OKR (Objectives and Key Results) claros, es decir, Objetivos y Resultados Clave. Estos son los objetivos y resultados clave que el empleado debe alcanzar. Este sistema de OKR ayudará al empleado a priorizar sus tareas. Se utiliza en grandes empresas como Google. Los OKR pueden utilizarse para explicar cómo el trabajo de un nuevo empleado afecta a todo el equipo, ayudándole a tomar decisiones más informadas, además de hacerle sentir importante y parte de un equipo mayor.

• Reforzar los lazos sociales en la empresa

Preste atención a las relaciones entre los empleados con experiencia y los recién llegados dentro del equipo. No subestime el impacto de esto: es en gran medida el equipo el que determina cuánto tiempo permanecerá un nuevo empleado en la organización. Organice tantas reuniones individuales y de grupo como sea posible para el nuevo empleado con aquellos con los que tenga que interactuar directamente. No sólo con compañeros de otros departamentos, sino también con las partes interesadas, por ejemplo. Ya hemos explicado quiénes son las partes interesadas.

• Crear un ambiente sano y de apoyo

Inspire a los empleados con su ejemplo, cree un clima psicológicamente sano en la empresa, mantenga un entorno en el que sea fácil pedir apoyo y consejo al jefe, obtener retroalimentación y orientación. Así, cuando tanto el jefe como los especialistas en RR.HH. comparten sus conocimientos, enseñan, imparten clases magistrales, convencen al nuevo empleado de que la organización está interesada en su desarrollo y profesionalidad.

• Organizar actividades de equipo

Nos referimos al team building: eventos que reúnen a los empleados, les permiten conectar más estrechamente, comprenderse mejor y fomentar el espíritu de equipo. Por ejemplo, puede organizar una reunión en la oficina para celebrar el primer periodo significativo de un nuevo empleado en su empresa. Puede tratarse del primer mes o del primer año de trabajo. Durante este tiempo, muchos empleados ya están consiguiendo logros significativos o, al menos, demostrando su valía. Preste atención a los logros ante todo, y exprese su alegría y orgullo por tener a este empleado concreto en su equipo. Es importante no sólo elogiar al recién llegado por sus éxitos profesionales, sino también planificar su futuro desarrollo y trayectoria profesional.

Lista de control para el onboarding del personal

Para comprobar la eficacia del proceso de incorporación en su empresa, existen listas de comprobación especiales. Le sugerimos que elija una de ellas:

Una vez aceptada la oferta y antes de que el empleado se incorpore al trabajo, nuestra empresa

• Envía una carta de bienvenida.

• Proporciona no sólo una lista de los documentos requeridos, sino también instrucciones sobre qué hacer si faltan algunos documentos y no sabe dónde encontrarlos.

• Comunica de antemano sobre el código de vestimenta.

• Anuncia el primer día de trabajo, por ejemplo, un breve resumen de lo que le espera al empleado.

• Prepara el lugar de trabajo para el nuevo empleado.

• Prepara con antelación todos los documentos necesarios.

• Avisa al equipo de futuras incorporaciones.

Durante las primeras horas de trabajo del nuevo empleado:

• Recibe una bienvenida personal o en vídeo del director general de la empresa.

• Una lista de contactos clave y sus áreas de responsabilidad: RR.HH., supervisor, jefe de departamento, etc.

• Una tarjeta de la oficina, la rutina diaria - la suya y la de los demás empleados.

• Al recién llegado se le asigna un mentor dispuesto a ayudarle y a responder a todas sus preguntas relacionadas con el trabajo.

• Una lista de dónde puede almorzar dentro y fuera del edificio de oficinas.

• Una guía sobre ·cómo comunicarse dentro de la empresa· y un glosario interno (por supuesto, es mejor contar con un glosario de este tipo en la empresa).

• Al final de la jornada, se pide al recién llegado que rellene una breve encuesta sobre lo cómodo que ha sido su primer día de trabajo.

Después, durante el primer mes de empleo, es importante informar periódicamente al nuevo empleado, preguntarle por su estado de ánimo, aconsejarle sobre cuestiones relacionadas con el trabajo y no negarse a ayudarle.

Esta es una de las listas de comprobación más concisas y promedia. Dependiendo de las particularidades de la empresa, su geografía y escala, además del formato de trabajo, puede variar significativamente.

Además, existen métricas clave para evaluar el éxito de la adaptación que ha experimentado un empleado. Preste atención a:

• periodo de productividad - es el número de días que ha tardado un nuevo empleado en alcanzar el nivel de productividad requerido y empezar a aportar valor a la empresa desde el primer día de trabajo;

• costo de alcanzar una productividad óptima - se refiere al importe total que la empresa ha gastado en la incorporación de un nuevo empleado, por ejemplo, costos de formación, salario, etc;

• tasa de rotación - es importante vigilar este indicador para los nuevos empleados, ya que le ayudará a determinar exactamente cuántos de ellos abandonaron la organización en el primer año y cuántos se quedaron. Puede calcularse mediante una fórmula sencilla: el número de personas que han abandonado la organización dividido por el número de nuevas contrataciones;

• umbral de retención - es necesario identificar el periodo de tiempo en el que los nuevos empleados abandonan más a menudo la empresa y averiguar qué es lo que falla en esos momentos para que decidan marcharse;

• satisfacción del nuevo empleado - se trata de la valoración que hace el recién llegado de distintos aspectos de su trabajo, como el horario, el salario, las condiciones laborales, las relaciones con el equipo y el supervisor.

Herramientas de onboarding

Ya hemos hablado de las herramientas clave para la incorporación de nuevos empleados. Por ejemplo, cartas de bienvenida y saludos en vídeo, reuniones individuales, cajas de bienvenida y otros regalos simbólicos, cuestionarios, etcétera. Consideremos ahora las que aún no conoce. Son las siguientes:

• Formación de bienvenida. Tiene lugar durante los primeros días de trabajo de un nuevo empleado. Durante esta formación, los compañeros y el director hablan en detalle de los valores, éxitos, planes y objetivos de la empresa para el futuro. No sólo es una gran oportunidad para conocer los procesos de trabajo de la empresa y sus peculiaridades, sino también para establecer contacto con otros empleados.

• Libro del novato. Este es el nombre de un documento impreso o, en la mayoría de los casos, electrónico. Se trata de toda una recopilación de información útil para un nuevo empleado. Por ejemplo, puede contener datos sobre la estructura de la empresa, una lista de directivos y especialistas de los distintos departamentos, esquemas de las oficinas, etcétera. Además, debe describir las normas y reglamentos de trabajo, por ejemplo, cómo reservar una sala de reuniones, qué hacer si se pierde la tarjeta de identificación, etc.

• Chatbots. Se trata de una herramienta muy útil en el proceso de incorporación que facilita mucho la obtención de respuestas a las preguntas más frecuentes. Por ejemplo, se puede configurar un bot para que envíe contactos de otros empleados, sugiera lugares donde pasar la pausa del almuerzo o concierte automáticamente una cita con un responsable.

Así, cada una de estas herramientas puede ahorrar tiempo tanto al nuevo empleado como a sus compañeros, hacer más productivas sus jornadas laborales y aportar más valor a la empresa desde el primer día.

Ejemplos de onboarding

En todas las empresas debería existir un sistema de onboarding competente, y especialmente en las grandes corporaciones con una fuerte cultura interna, normas y reglamentos, y un gran número de empleados de todo el mundo. Por ejemplo, en Google se utiliza todo un programa de adaptación para los recién llegados. Allí, los empleados reciben el primer día el llamado Welcome Pack, es decir, regalos de bienvenida. Se trata de tazas, cuadernos y camisetas con el logotipo de la empresa, que permiten a los recién llegados sentirse parte de un gran equipo, integrarse en él y expresarlo visualmente.

Además, Google también organiza sesiones de orientación, seminarios introductorios en los que los empleados aprenden la historia, la cultura, las tradiciones, los valores y la misión de la empresa. También se tratan las normas básicas, los reglamentos corporativos y las normas de los procesos de trabajo. Otro componente importante del programa de incorporación de Google es el Buddy Program (Programa de Compañeros). A cada nuevo empleado se le asigna un mentor, al que se denomina buddy. Se trata de un compañero con experiencia que ayudará al recién llegado a adaptarse, responderá a cualquier pregunta que pueda tener y conocerá mejor al equipo. Por cierto, la empresa también cuenta con plataformas de aprendizaje en línea, que dan acceso a todos los empleados a diversos cursos en línea y recursos educativos para el autoaprendizaje. Esto permite no sólo a los recién llegados, sino también a los profesionales más experimentados, desarrollar sus habilidades a un ritmo que les resulte cómodo y adecuado.

IBM tiene un sistema de incorporación igualmente bien desarrollado. También utiliza un enfoque integrado del proceso de adaptación y, además de las clásicas cartas de bienvenida, cajas de bienvenida y programas de tutoría, utiliza las últimas tecnologías. Por ejemplo, entre las herramientas digitales para el onboarding, IBM utiliza la formación en realidad virtual. La tecnología de realidad virtual está diseñada para sumergir al máximo a los nuevos empleados en la cultura corporativa y el entorno de trabajo. IBM también presta especial atención a los denominados Feedback Loops: se trata de encuestas periódicas en línea y reuniones personales con el responsable de RR.HH. de la empresa para recibir retroalimentación sobre el proceso de incorporación, lo que permite mejorar continuamente el programa de incorporación.

Amazon, por su parte, está interesada en involucrar de manera más rápida y eficiente a los empleados en los procesos de trabajo. Para ello, la empresa practica el Job Shadowing, en el que los nuevos empleados observan el trabajo de compañeros más experimentados y les hacen preguntas profesionales. Amazon también proporciona a todos acceso a recursos de autoaprendizaje en línea que también cubren cuestiones internas del lugar de trabajo. Como parte del programa de incorporación, Amazon organiza eventos de equipo, como comidas y cenas compartidas, para ayudar a los recién llegados a integrarse más rápidamente y entablar relaciones con sus compañeros.

Conclusión

Hemos comprobado que el proceso de incorporación desempeña un papel fundamental en el éxito de la integración de un nuevo empleado en el equipo y en la empresa en su conjunto. Es la adaptación la que determina qué tan efectivo será un empleado, si puede sentirse valorado y convertirse en parte del equipo. Los empleados que han pasado por un proceso de incorporación de alta calidad son más leales a la organización, más productivos y centrados en el crecimiento y el desarrollo profesional. Además, la integración es otro componente de una imagen positiva del empleador. La falta de un programa de adaptación, a su vez, conduce a una elevada rotación de empleados, una menor productividad y riesgos y daños a la reputación. Por supuesto, corresponde a las organizaciones decidir qué programa de onboarding les conviene más, elegir las herramientas para la incorporación, definir las métricas de rendimiento, etcétera. Sin embargo, las ventajas de implantar y desarrollar un programa de onboarding son evidentes.