Онбординг сотрудников

Что такое онбординг сотрудника

Онбордингом называют знакомство нового сотрудника с организацией, ее услугами и продуктами, а также коллективом и руководством. Более полное и точное определение звучит так: это совокупность формальных и неформальных мероприятий по принятию нового сотрудника, его адаптации, вовлечению в рабочую и социальную среду компании. Именно онбординг позволяет специалисту вступить в новую должность без лишнего стресса.

Онбординг - это длительный процесс, который может продолжаться от нескольких месяцев до года, в зависимости от масштабов организации, ее корпоративной культуры, внутренних правил и регламентов. Считается, что именно в этот период, а точнее в течение первых шести месяцев, большинство новых специалистов принимает окончательное решение, оставаться в компании или нет.

Так, если онбординг прошел хорошо и продуктивно, сотрудник продемонстрирует свою удовлетворенность условиями труда и быстро начнет вносить собственный вклад в общее дело. Например, по данным Harvard Business Review, в компаниях, которые целенаправленно занимаются онбордингом персонала, производительность труда сотрудников выше на 62%. Кроме того, в организациях, использующих специальные программы для адаптации специалистов, коэффициент удержания новичков на 50% выше, чем в тех, где процедур по онбордингу нет вовсе.

Онбординг и пребординг - в чем разница

Что такое онбординг, мы уже выяснили. Остановимся подробнее на пребординге. Так называют период адаптации нового сотрудника до первого дня его работы. То есть если онбординг - это подготовка новичка, уже вышедшего на работу, то пребординг - предварительная адаптация, которая проводится на этапе, когда кандидат только принял оффер.

Именно пребординг позволяет существенно сократить время непосредственно на сам онбординг. В случае, когда новый сотрудник прошел пребординг, в процессе адаптации на рабочем месте его следует подготовить только к выполнению конкретных задач и объяснить зону ответственности. В течение пребординга новичка уже посвящают в корпоративную культуру, рассказывают о ценностях и миссии компании, протекающих процессах и ожидаемых результатах. Кроме того, именно в рамках пребординга может пройти и предварительное знакомство с командой, частью которой вот-вот станет новый сотрудник, экскурсия в офис, обзор рабочих инструментов.

Понятие онбординга часто путают с процессом адаптации. Однако адаптация - это еще более масштабный и длительный процесс. Он включает в себя и пребординг, и сам онбординг. Таким образом, пребординг - наиболее узкий термин, а адаптация, наоборот, происходит в течение всего пути от новичка до опытного сотрудника. Онбордингом же, в свою очередь, можно назвать промежуточный этап, хотя многие специалисты используют это понятие как синоним адаптации.

Преимущества онбординга

Задачи онбординга заключаются в следующем:

• Снижение текучести кадров и удержание талантливых специалистов

Именно эффективные программы онбординга и грамотно организованный процесс адаптации помогают новым сотрудникам быстрее влиться в коллектив. Соответственно, они реже покидают компанию в первые месяцы работы, чем те специалисты, которые не прошли качественный онбординг.

• Повышение эффективности труда, вовлеченности и лояльности сотрудников

Специалисты, прошедшие программу онбординга в новой компании, быстрее разбираются в своих обязанностях и задачах. Кроме того, эффективный процесс адаптации повышает уровень их удовлетворенности условиями труда, что повышает также лояльность и преданность компании.

• Экономия времени и ресурсов

Хорошо организованный процесс онбординга снижает вероятность ошибок и недопониманий. Это, в свою очередь, существенно экономит время и другие ресурсы компании.

• Определение внутренних проблем

Руководители или HR-менеджеры в рамках программы адаптации должны собирать обратную связь от новых сотрудников. Это поможет выявить проблемы или слабые места в компании.

• Формирование положительного корпоративного имиджа и укрепление бренда

Позитивный опыт онбординга может способствовать формированию положительного имиджа компании. Организация, уделяющая достаточно внимания адаптации новых сотрудников, поддерживает свою репутацию желанного работодателя.

Этапы онбординга сотрудников

Онбординг - это длительный, комплексный и многоэтапный процесс. Именно он определяет то, каким будет начало работы для сотрудника: тревожным, волнительным или же приятным и вдохновляющим. Разберемся подробнее, из чего он состоит.

1. Пребординг

Если рассматривать процесс пребординга как составляющую часть самого онбординга, то именно он служит своебразным мостом между принятием предложения о работе и непосредственно первым рабочим днем. Для того чтобы у будущего сотрудника сложилось положительное впечатление о компании, важно:

• Отправить приветственное письмо

Имеется в виду письмо на почту или сообщение в мессенджере, в зависимости от того, на какой площадке осуществляется ваша коммуникация, с выражением радости по поводу принятия новичка в свою команду, а также вводной информацией об ознакомительной встрече, дресс-коде и других базовых правилах компании. Также важно рассказать о культуре, ценностях и убеждениях, которых придерживается организация, стиле работы и расписании. Например, вместе с письмом можно отправить будущему сотруднику презентацию об истории развития компании и ее миссии, видеоприветствие от других сотрудников, список сленговых выражений и профессиональных терминов, которые применяют в работе. Так специалист убедится в том, соответствует ли ваша организация его собственным ценностям, идеалам и представлениям о работе мечты.

• Пригласить сотрудника вступить в рабочие чаты

Новичку можно отправить ссылки на социальные сети компании, пригласить его вступить в рабочие чаты и группы для неформального общения. Тогда он заранее войдет в темп работы и поймет, как принято общаться в новом коллективе.

• Подарить welcome-бокс

Кроме того, в недолгий период пребординга можно порадовать нового сотрудника небольшой коробочкой с мерчем вашей организации, например, термокружками, офисными принадлежностями, худи и футболками. Особенно важно, чтобы все эти предметы и аксессуары отражали ценности компании.

• Подготовить рабочее место

Не менее значимым в процессе пребординга оказывается и подготовка рабочего места для будущего сотрудника, конечно, если речь идет о работе офлайн, а не удаленно. К приходу новичка всё должно быть готово - например, вся необходимая мебель, компьютер с установленным программным обеспечением, логины и пароли от учетных записей, даже униформа и бейджик (если так принято в вашей компании). Простыми словами, важно не испортить впечатление о компании, подготовьте для сотрудника всё, что ему понадобится для комфортного начала работы.

• Заполнить документы

Еще до первого рабочего дня сотрудника важно подготовить все необходимые документы, чтобы процесс оформления бумаг не затянулся. Так, позаботьтесь о том, чтобы заранее подписать трудовой договор и NDA, то есть соглашение о неразглашении, если такое требуется. Также можно запросить у сотрудника еще до его выхода на работу банковские реквизиты и другие необходимые личные данные.

После пребордингового периода следует уже непосредственно выход на работу.

2. Первоначальный онбординг

В этот период происходит своеобразная акклиматизация, которая длится от нескольких дней до нескольких недель. В этот период даже самые профессиональные и опытные специалисты могут испытывать волнение и переживать, поскольку находятся в ситуации неопределенности. Важно создать такие условия, в которых новый сотрудник почувствует себя наиболее комфортно и спокойно, несмотря на большой поток новой информации и неясность некоторых моментов. Для этого необходимо:

• Познакомить новичка с коллективом

Онбордингом сотрудника должен заниматься не только HR-специалист или менеджер, но и другие сотрудники компании. Так, если у новичка возникнет вопрос, ему будет гораздо легче обратиться к коллеге, чем в отдел рекрутинга или к самому начальнику.

• Рассказать о том, как всё устроено

Важно помочь новому сотруднику сориентироваться в новых социальных условиях, разрешить его бытовые вопросы. Например, покажите, где располагается кофе-пойнт, расскажите, как забронировать переговорную комнату, к кому обращаться, если возникнут технические неполадки. Кроме того, необходимо еще раз проговорить условия труда. Напомните сотруднику, как именно начисляется заработная плата, когда можно взять первый отпуск и на какой срок, в какое время в офисе обеденный перерыв и так далее.

• Погрузить в корпоративную культуру

Параллельно с обсуждением общих вопросов, касающихся зарплаты, расписания рабочего дня и так далее, важно рассказать сотруднику о корпоративной культуре, имеющихся традициях, привычках сотрудников, истории компании в целом.

• Назначить наставника

Наставником должен быть кто-то из коллег или товарищ по команде, но ни в коем случае не начальник. Важно, чтобы наставник был примерно на равных с новым сотрудником. Так всем будет комфортнее, и процесс адаптации пройдет быстрее и легче. Кстати, именно наставник может познакомить новичка с коллегами из других отделов, провести более подробную экскурсию по офису, поделиться корпоративными традициями и рассказать о внутренних негласных правилах.

• Рассказать о планах

Поделитесь с сотрудником планами и целями компании. Расскажите о том, как он может помочь в их реализации и достижении, какие навыки и умения ценятся в компании выше всего. При этом предложите сотруднику самому рассказать о своих сильных и слабых сторонах.

И даже в первый рабочий день онбординг не заканчивается.

3. Онбординг после первого рабочего дня

После первой рабочей недели важно получить обратную связь от сотрудника и выяснить, какое у него сложилось общее впечатление от работы в компании, как он себя чувствует, комфортно ли ему в коллективе, наладил ли он с кем-то более тесный контакт. Честный фидбэк будет способствовать процессу более быстрой адаптации. Кроме того, этому поможет:

• Разработка плана адаптации

Сотрудник должен понимать, что ждет его в ближайшее время. Поэтому необходимо составить план для всего адаптационного периода. Определите те шаги, которые понадобятся для достижения первых целей, но старайтесь не перегружать новичка слишком большим количеством задач или непосильными для него обязанностями. Важно ввести его в должность постепенно. Для этого и составляется план. Как правило, он состоит из перечня навыков, которые сотрудник должен приобрести в первый месяц, второй и так далее. Среди них могут быть изучение скриптов, знание CRM-системы, навык холодных звонков и так далее. Для каждого такого навыка важно определить плановые показатели, например, прохождение тестирования на знание продукта, определенное количество холодных звонков в день, внесение полученных данных в CRM-систему. Иными словами, следует установить четкие OKR, то есть Objectives and Key Results. Это цели и ключевые результаты, которых должен достичь сотрудник. Такая система OKR поможет сотруднику грамотно расставить приоритеты. Ее используют в крупнейших корпорациях, например Google. Благодаря OKR можно объяснить, как работа нового сотрудника влияет на всю команду, это поможет ему принимать более обоснованные решения, а также почувствовать собственную значимость и ощутить себя частью большого коллектива.

• Укрепление социальных связей в компании

Уделяйте внимание тому, какие отношения складываются внутри команды у опытных сотрудников и новичка. Не стоит недооценивать влияние этого - во многом именно от коллектива зависит то, как долго новый сотрудник проработает в организации. Устраивайте для нового специалиста как можно больше индивидуальных и групповых встреч с теми, с кем ему приходится напрямую взаимодействовать. И не только с коллегами из других отделов, но и со стейкхолдерами, например. О том, кто такие стейкхолдеры, мы уже писали.

• Создание поддерживающей и здоровой атмосферы

Вдохновляйте сотрудников своим примером, создайте психологически здоровый климат в компании, поддерживайте среду, в которой можно без проблем обратиться за поддержкой и советом к начальнику, получить от него фидбэк и наставления. Так, когда и руководитель, и HR-специалисты делятся своими знаниями, обучают, проводят мастер-классы, это убеждает нового сотрудника в том, что эта организация заинтересована в его развитии и повышении профессионализма.

• Проводите командные мероприятия

Речь идет о тимбилдинге - мероприятиях, которые объединяют сотрудников, позволяют им наладить более тесный контакт, лучше понять друг друга и сплотить коллектив. Например, можно устроить посиделки в офисе в честь первого значимого периода работы нового сотрудника в вашей компании. Это может быть и первый месяц, и первый год работы. В течение этого времени многие сотрудники уже достигают значимых успехов или как минимум проявляют себя. Обратите внимание прежде всего на достижения, а также выразите радость и гордость за то, что в вашей команде работает именно этот сотрудник. При этом важно не только похвалить новичка за профессиональные успехи, но и спланировать его дальнейшее развитие, карьерный трек.

Чек-лист онбординга персонала

Для того чтобы проверить, насколько эффективен процесс адаптации в вашей компании, существуют специальные чек-листы. Предлагаем вам пройти один из них:

После принятия оффера и до выхода сотрудника на работу наша компания:

• Отправляет приветственное письмо.

• Предоставляет не только список необходимых документов, но и инструкцию, что делать, если каких-то документов нет и вы не знаете, как их найти.

• Заранее сообщает о дресс-коде.

• Анонсирует первый рабочий день, например, тезисно о том, что будет ждать сотрудника.

• Подготавливает рабочее место для нового сотрудника.

• Заранее составляет все необходимые документы.

• Предупреждает коллектив о будущем пополнении.

В течение первого рабочего нового сотрудника:

• Он получает личное или видеоприветствие от CEO компании.

• Список основных контактных лиц и их зоны ответственности - HR, руководитель, начальник отдела и так далее.

• Карту офиса, распорядок дня - собственного и других сотрудников.

• За новичком закрепляется наставник, который готов помочь и ответить на все рабочие вопросы.

• Список, где можно пообедать в здании офиса и за его пределами.

• Гайд «как общаться внутри компании» и внутренний словарь (конечно, лучше, чтобы такой словарь был в компании).

• В конце дня новичку предлагают пройти краткий опрос, насколько комфортно прошел первый рабочий день.

Далее в течение первого месяца работы важно регулярно проводить опросы с новым сотрудником, интересоваться его моральным состоянием, консультировать по рабочим вопросам и не отказывать в помощи.

Так выглядит один из наиболее лаконичных и усредненных чек-листов. В зависимости от специфики компании, ее географии и масштабов, формата работы он может существенно разниться.

Кроме того, для оценки успешности пройденной сотрудником адаптации есть и ключевые метрики. Обратите внимание на:

• период достижения продуктивности - это количество дней с момента первого выхода на работу нового сотрудника, которое понадобилось ему для того, чтобы выйти на необходимый уровень продуктивности и начать приносить компании пользу;

• стоимость достижения оптимального уровня продуктивности - имеется в виду общая сумма, которую компания потратила на онбординг нового сотрудника, например, затраты на обучение, заработная плата и так далее;

• текучесть кадров - важно следить за этим показателем у новых сотрудников, он поможет точно определить, сколько человек из них покинули вашу организацию в течение первого года работы, а сколько осталось. Рассчитать его можно с помощью нехитрой формулы: количество уволившихся разделить на количество вновь принятых;

• порог удержания - необходимо определить тот временной период, в который чаще всего новые сотрудники покидают компанию, и выяснить, что происходит не так в эти моменты, что заставляет их принимать решение об уходе;

• удовлетворенность новых сотрудников - это оценка новичком разных аспектов его работы, например, графика, зарплаты, условий труда, отношений с коллективом и руководителем.

Инструменты онбординга

Ключевые инструменты, используемые для адаптации новых сотрудников, мы уже рассмотрели выше. Например, приветственные письма и видеоприветствия, индивидуальные встречи, welcome-боксы и другие символические подарки, анкеты и так далее. Рассмотрим те, о которых вы еще не знаете. Это:

• Welcome-тренинг. Он проходит в первые дни работы нового сотрудника. В ходе такого тренинга коллеги и руководитель подробно рассказывают о ценностях компании, достигнутых успехах, планах и целях на будущее. Это не только отличная возможность поближе познакомиться со всеми рабочими процессами компании и ее особенностями, но и наладить контакт с другими сотрудниками.

• Книга новичка. Так называют печатный или в большинстве случаев электронный документ. Он представляет собой целый сборник с полезной информацией для нового сотрудника. Например, там могут содержаться данные о структуре компании, список руководителей и специалистов разных отделов, схемы офисов и так далее. Кроме того, в этом сборнике должны быть описаны правила работы и регламенты, например, как можно забронировать переговорную комнату, что делать в случае потери пропуска и так далее.

• Чат-боты. Это очень удобный инструмент в процессе онбординга, который существенно упрощает получение ответов на часто задаваемые вопросы. Например, вы можете настроить бот так, чтобы он присылал контакты других сотрудников, предлагал места, где можно провести обеденный перерыв, или автоматически записывал сотрудников на прием к руководителю.

Так, каждый из этих инструментов позволяет сберечь время как нового сотрудника, так и его коллег, проводить рабочие дни наиболее продуктивно и приносить компании больше пользы с первого же дня.

Примеры онбординга

Грамотная система онбординга должна существовать во всех компаниях, и особенно в крупных корпорациях с сильной внутренней культурой, правилами и регламентами, большим количеством сотрудников со всего мира. Например, целая программа адаптации новичков используется в Google. Там сотрудники в первый же день получают так называемый Welcome Pack, то есть приветственные подарки. Это кружки, блокноты и футболки с логотипом корпорации, которые позволяют новичкам почувствовать себя причастными к большой команде, стать ее частью и выразить это наглядно.

Кроме того, в Google проводят и Orientation Session - вводные семинары, на которых сотрудники знакомятся с историей компании, ее культурой, традициями, ценностями и миссией. Также на них обсуждают и основные правила, корпоративные регламенты, стандарты рабочих процессов. Еще одна важная составляющая онбординговой программы Google - это Buddy Program. Каждому новому сотруднику назначают наставника, которого и называют buddy. Это опытный коллега, который поможет новичку адаптироваться, ответит на все интересующие его вопросы, поближе познакомит с командой. Кстати, еще в корпорации есть Online Learning Platforms, которая предоставляет всем сотрудникам доступ к различным онлайн-курсам и образовательным ресурсам для самостоятельного обучения. Это позволяет не только новичкам, но и более опытным специалистам развивать свои навыки в удобном и подходящем для них темпе.

Не менее развитая система онбординга есть и в компании IBM. Она также использует комплексный подход к процессу адаптации и, помимо классических приветственных писем, welcome-боксов и наставнических программ, использует новейшие технологии. Например, среди цифровых инструментов для онбординга в IBM применяют обучение в виртуальной реальности. VR-технология предназначена для наиболее полного погружения новых сотрудников в корпоративную культуру и рабочую среду. Также особое внимание IBM уделяет так называемым Feedback Loops - это регулярные онлайн-опросы и личные встречи с эйчаром компании для получения обратной связи о процессе онбординга, что позволяет постоянно улучшать программу адаптации.

В свою очередь, компания Amazon заинтересована в более быстром и эффективном вовлечении сотрудников в рабочие процессы. Для этого в компании практикуют Job Shadowing, когда новые сотрудники наблюдают за работой более опытных коллег и задают интересующие их профессиональные вопросы. Также Amazon предоставляет всем доступ к онлайн-ресурсам для самостоятельного обучения, которые также охватывают и внутренние рабочие моменты. В рамках онбординговой программы Amazon проводит командные мероприятия, например, совместные обеды и ужины, чтобы помочь новичкам быстрее интегрироваться в коллектив и наладить отношения с коллегами.

Заключение

Мы выяснили, что процесс онбординга играет ключевую роль в успешной интеграции нового работника в коллектив и компанию в целом. Именно адаптация определяет то, насколько будет эффективен сотрудник, сможет ли он почувствовать себя ценным специалистом и стать частью команды. Работники, прошедшие качественный онбординг, более лояльны к организации, продуктивны, нацелены на профессиональный рост и развитие. Кроме того, онбординг - еще одна составляющая положительного имиджа работодателя. Отсутствие программы адаптации, в свою очередь, приводит к высокой текучести кадров, снижению производительности, репутационным рискам и ущербу. Конечно, организации сами решают, какая программа онбординга подходит им лучше всего, выбирают инструменты для адаптации, определяют метрики оценки эффективности и так далее. Однако преимущества внедрения и развития программы онбординга очевидны.