Диаграмма Ганта

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта - это инструмент управления проектами, который позволяет эффективно определять и отслеживать любые задачи, которые необходимо выполнить для завершения работы над конкретным проектом. Например, диаграмма позволяет отслеживать прогресс и взаимозависимости между задачами, делегировать их, эффективно распределять ресурсы, соблюдать сроки и назначать ответственных за задачи лиц.

У диаграммы Ганта много названий, например, график Ганта, ленточная диаграмма Ганта или календарный график. На практике диаграмма Ганта представляет собой популярный тип столбчатых диаграмм, которые иллюстрируют бизнес-план или график работ. Ее создателем является Генри Л. Гант, американский инженер-механик и консультант по управлению. Сетевая диаграмма используется для определения различных задач проекта в хронологическом порядке с использованием связей.

Объясняя определение диаграммы Ганта простыми словами, можно сказать так: ленточный график Ганта позволяет руководителям проектов и самим членам команды наглядно отслеживать все этапы работы и эффективно формировать задачный календарь. Это, в свою очередь, означает повышение продуктивности и результатов команды.

Для чего нужна диаграмма Ганта

Основная цель диаграммы Ганта - визуализировать информацию в виде диаграммы, чтобы было проще отслеживать результаты и продвигаться по этапам проекта. По сути это рабочий инструмент для самоконтроля, расстановки приоритетов и оптимизации бизнес-процессов, который помогает команде поддерживать тонус и продолжать двигаться к цели.

Стоит также учесть, что сетевая модель (сетевой график), тоже активно используемая в управлении проектами, сильно отличается от диаграммы Ганта: сетевая модель позволяет контролировать абсолютно любые рабочие задачи в рамках проекта, а диаграмма Ганта предназначена лишь для тех задач, что нужны для его успешного завершения и запуска.

Диаграммы Ганта: преимущества и недостатки

Диаграмма Ганта показывает и обеспечивает следующее:

• наглядно отражает процесс реализации проекта, что облегчает работу и самоконтроль команды;
• позволяет контролировать этапы и сроки выполнения задач;
• помогает отслеживать и оценивать прогресс;
• упрощает взаимодействие между членами команды;
• эффективно распределяет рабочую нагрузку и мотивирует двигаться к цели (за счет визуализации прогресса).

Однако можно также перечислить следующие недостатки диаграммы Ганта, к которым относится:

• Применение диаграммы Ганта требует регулярных обновлений данных. Как правило, диаграмма разрабатывается на начальных этапах планирования, но в дальнейшем проект может претерпевать изменения, в связи с чем соответствующие изменения придется вносить и в диаграмму. Любой пересмотр задач, ресурсов, обязанностей и этапов должен обязательно вноситься!
• Диаграмма может искажать происходящее, если была неправильно составлена. Также не все инструменты, при помощи которых можно составить диаграмму Ганта, отображают необходимые ресурсы, что также может сделать картину для команды неполной.
• Создание и настройка диаграммы занимает много времени. Работа с ней достаточно трудоемкая, поэтому руководителю потребуется регулярно выделять на диаграмму дополнительное время, чтобы не запутаться в задачах и сроках.

Планирование задач с использованием диаграммы Ганта

Планирование задач с использованием диаграммы Ганта представляет собой использование диаграммы как гибкого инструмента для постановки и формулирования задач, так как она позволяет ответить на самые важные в планировании вопросы:

• Какие именно задачи необходимо решить и на каком этапе?
• Когда стартует проект и к какому сроку он должен быть завершен?
• Когда необходимо приступить к выполнению конкретной задачи и когда нужно закончить?
• Какие задачи пересекаются между собой? Как они связаны?
• Какие задачи и кому делегировать? Кто является ответственным?

Ответы на все эти вопросы также используются и отображаются в диаграмме, благодаря чему все члены команды могут следить за выполнением задач и контролировать свой прогресс. График работы проекта в форме диаграммы Ганта также учитывается при распределении и постановке задач, что может оптимизировать тайм-менеджмент команды и руководителя.

Диаграмма Ганта в управлении проектами

Диаграмма Ганта в управлении проектами представляет особую важность для менеджеров проектов - лиц, которые непосредственно отвечают за работу над каждым проектом, обеспечивают контроль над рабочими процессами и потому должны быть в курсе работы всех специалистов и решения задач.

Помимо этого, ленточная диаграмма Ганта может пригодиться:

• руководителям и владельцам бизнеса - используя информацию графика, они могут осуществлять более эффективный контроль за работой команды, выявлять слабые места в процессах и работе сотрудников, минимизировать затраты ресурсов и т.д.;
• членам команды - с помощью диаграммы гораздо проще оценивать вклад каждого участника работы и ограничивать его зону ответственности, что, в свою очередь, позволяет избежать лишних конфликтов, недопонимания и нерационального пересечения задач;
• заказчикам - доступ к диаграмме Ганта, которую ведет команда, даст заказчику наглядную информацию о состоянии работы, сроках и рентабельности сделанных им вложений.

Диаграмма Ганта в бережливом производстве

Бережливое производство - это подход к управлению, ориентированный на производство только тех товаров, которые максимально удовлетворяют запросы потребителей. При этом бережливое производство минимизирует количество брака и дефектов, а также количество затраченных ресурсов, пространства и времени на работу. Таким образом, диаграмма Ганта в бережливом производстве является одним из наиболее гибких и удобных инструментов для оптимизации и контроля этого производства, так как с ее помощью можно отслеживать возникающие дефекты и находить слабые места бизнес-процессов, чтобы быстро и эффективно устранить их.

Как построить диаграмму Ганта

Диаграмма Ганта для проекта играет роль ведущего и регулирующего инструмента, поэтому существует огромное количество способов и программного обеспечения для ее построения. Так как построить диаграмму Ганта на практике? Сделать это можно даже при помощи обычной бумаги и ручки, но удобнее всего делать это на специальной платформе, которая предназначена именно для использования подобных инструментов. Для того чтобы научиться полноценно строить диаграммы Ганта, рекомендуется просмотреть обучающие видео или пройти соответствующий курс. Далее кратко представлена информация по самым основным видам ПО, допускающим создание диаграмм Ганта.

Диаграмма Ганта в Excel

Создание диаграмм Ганта в Excel не так удобно и просто, как создание диаграммы при помощи платформ, разработанных специально для этого. Однако Microsoft Excel является одним из наиболее доступных (с финансовой и функциональной точки зрения) инструментов, поэтому его нельзя списывать со счетов. На построение диаграммы в Excel уйдет минимум 30 минут, также здесь нет дополнительных параметров (например, построения зависимости между процессами).

Строится диаграмма Ганта в Excel следующим образом

1. Создайте диапазон данных. Для этого перечислите в столбик все необходимые задачи, а напротив укажите дату начала их выполнения и дату окончания (или количество дней, которое отводится на выполнение каждой задачи). Можно перенести данные из Microsoft Word или любых других программ, имеющих функцию интегрирования с Excel.
2. Захватите созданный диапазон данных. Зайдите на верхнюю вкладку «Вставка» и выберите линейчатую диаграмму с накоплением.
3. Чтобы диаграмма Ганта начиналась с той задачи, которую вы внесли самой первой, измените порядок задач. Для этого кликните по оси задач и выберите «Обратный порядок категорий».
4. Зайдите на вкладку «Формат» и выберите «Без заливки», если хотите отформатировать диаграмму. Также можно дать название диаграмме и ее осям, поменять по своему усмотрению цвет.

Чтобы ускорить и упростить работу, вы также можете бесплатно скачать шаблон диаграммы Ганта в Excel на официальном сайте Microsoft.

Диаграмма Ганта в Гугл Таблицах

Google Sheets лучше всего подходят для небольших диаграмм, в которых участвует максимум 7-8 человек. Это бесплатный и интуитивно понятный онлайн-инструмент, благодаря чему на создание диаграммы у вас уйдет минимум времени. Вот как построить диаграмму в Google:

• Создайте таблицу и внесите в нее все необходимые сведения, которые хотите учесть в диаграмме.
• В свободных ячейках справа от таблицы расположите даты проекта.
• Выделите курсором свободную область между данными и датами - именно там появится диаграмма.
• Зайдите на вкладку «Формат» и выберите «Условное форматирование».
• В появившемся окошке выберите «Добавить правило», а после - «Ваша формула».
• Введите в окошко следующее: = AND(E$1<=$C2;E$1>=$B2), где Е1 - это первая ячейка в строке, С2 - дата окончания первой задачи, а B2 - дата ее начала.

Диаграмма Ганта в MS Project

Программа MS Project является программой для визуализации данных от самой Microsoft, поэтому выстраивается здесь диаграмма еще проще, чем в Excel, вдобавок автоматически. Вот первое, что вам нужно сделать после установки программы:

• Откройте меню «Файл» и выберите пункт «Параметры», а затем «Настроить ленту».
• Чтобы сделать диаграмму Ганта, нужно добавить функцию мастера по созданию диаграмм MS Project. Для этого выберите наиболее удобный для вас раздел, например «Формат», и нажмите кнопку создания группы.
• Зайдите на вкладку «Настройка ленты» и откройте пункт, предназначенный для команд, которых нет в ленте.
• Пролистайте открывшийся список до конца и найдите раздел мастера диаграмм Ганта в MS Project. После этого нажмите кнопку «Добавить». Данный раздел автоматически появится на прежде выбранной вами вкладке (например, «Формат»).

После этого можно приступать непосредственно к созданию диаграмм. Для этого необходимо пошагово выполнить следующее:

• Откройте вкладку мастера по созданию диаграмм.
• Перейдите на вкладку со списком задач. Вносить новые этапы сюда или редактировать их можно при помощи контекстного меню. Перед вами появится окно, в котором вы можете указать необходимые сведения, например название задачи, срок выполнения, общая продолжительность и т.д.
• На вкладке «Предшественники» указываются связи с другими задачами, заполненными ранее в MS Project. Благодаря этому вы сможете отслеживать взаимозависимости и создать полномасштабную диаграмму.
• Как только вы завершите вносить все задачи по отдельности, нажмите «Ок». В правой части окна появится временная шкала с последовательностью сформированных вами задач

Диаграмма Ганта в PowerPoint

PowerPoint имеет достаточно простой и понятный функционал, поэтому хорошо подходит для создания диаграммы Ганта. Строится она здесь в несколько шагов:

• Выберите вкладку «Создать» на левой панели, открыв программу PowerPoint.

• В поле поиска шаблонов введите «Диаграмма Ганта» и нажмите «Ок» или клавишу, которая называется Enter.

• Результаты поиска выдадут вам пять стандартных шаблонов для диаграммы Ганта. Выберите тот шаблон, который больше всего подходит под сроки и требования вашего проекта. Нажмите «Создать».

• Отредактируйте контент шаблона, внеся его собственные данные. По умолчанию здесь можно редактировать задачи и сроки. Для этого щелкайте на нужное поле и заполняйте его.

• В верхнем левом и нижнем правом углах диаграммы Ганта обозначаются даты начала и даты завершения проекта. Вы также можете отредактировать их и ввести собственные значения, щелкнув по датам мышкой.

• Чтобы настроить длину (продолжительность задачи), нажмите на панель задач, затем перетащите ее так, чтобы задать нужную вам длину. Вы также можете поставить свои маркеры запуска или остановки, щелкнув по ним и перетащив в нужное вам положение.

Диаграмма Ганта в Trello

Сайт Trello предлагает множество готовых шаблонов диаграммы Ганта, в которых остается только внести собственные сведения по образцу, чтобы начать управление проектами. Таким образом, Trello является одной из наиболее удобных программ и лучше всего подходит для новичков в проектном управлении или руководителей, которые испытывают дефицит рабочего времени. Вся информация здесь также отображается наглядно (от сроков до комментариев сотрудников, которые они могут оставлять по задачам, имея общий доступ к диаграмме). Сама диаграмма же полностью автоматизирована и выполняет большую часть монотонной работы. Служба поддержки Trello также доступна круглосуточно и всегда готова объяснить, как сделать свою диаграмму.

Диаграмма Ганта в Jira

Jira Roadmap - приложение, разработанное специально для ведения и реализации проектов. Диаграмма Ганта здесь выстраивается при помощи так называемых «эпиков» и историй, с помощью которых и иллюстрируется каждая задача. Лучше всего данное приложение подходит для крупных диаграмм, например для проектов на год или по крайней мере на квартал. Для ежедневной работы с диаграммой или детального планирования проектов лучше обратиться к другому ПО. Для работы с диаграммой Jira требуется специальное обучение.

Диаграмма Ганта в Notion

Notion является относительно новым программным обеспечением и представляет собой базу данных, которая намного функциональнее и обширнее, чем диаграмма Ганта. Это позволяет легко масштабировать проекты, настраивать сроки и контролировать работу сразу нескольких команд, выстраивая проекты и задачи в хронологическом порядке. Также при помощи Notion можно отобразить объемы работы и проблемы, которые возникают в процессе. Однако создание диаграммы в Notion требует отдельного обучения в связи со сложностью и количеством инструментов, как и в Jira.

Диаграмма Ганта в Power BI

Power BI - это комплексное программное обеспечение для бизнес-анализа, разработанное компанией Microsoft, объединяющее несколько программных продуктов, которые позволяют создавать технологический и визуальный дизайн, интегрируя разные инструменты и данные. Power BI относится к классу self-service, то есть представляет собой программу для полностью самостоятельной и автономной работы клиента, которой он может пользоваться сразу для множества разноплановых целей. Здесь можно отобразить иерархическую структуру проекта, выстроить взаимосвязи между задачами, добавлять столбцы и индикаторы, а также вести сразу множество задач (до нескольких тысяч). Однако построение диаграммы Ганта в Power BI также требует специальных знаний.

Примеры диаграмм Ганта

В классическом примере вертикальной осью диаграммы Ганта служит хронологический порядок задач, которые нужно выполнить до завершения проекта. А горизонтальной осью диаграммы Ганта служит временная шкала, которая измеряет продолжительность каждой задачи и всего проекта. Рядом с каждой задачей также можно увидеть исполнителей, ответственных за задачу. Вот как выглядит классическая диаграмма Ганта на практике:

Другой тип диаграммы предполагает использование критических путей и базовых показателей, помимо задач и сроков. Например, указывается время доставки продукта или дата релиза, что расширяет структуру диаграммы. Вот пример диаграмм Ганта такого вида: