Internationales Geschäft - komplizierter oder einfacher als lokales?

In der modernen Wirtschaft ist ein charakteristisches Merkmal großer Unternehmen die fehlende Bezugnahme auf das Gebiet. Büros, Mitarbeiter und Abteilungen sind in verschiedenen Städten und Ländern verteilt und manchmal sogar in verschiedenen Zeitzonen. Eine solche geografische Verteilung bietet mehr Handlungsfreiheit, beispielsweise kann ein Teil des Teams direkt von zu Hause arbeiten. Das eröffnet auch neue Möglichkeiten für die Geschäftsentwicklung, da Unternehmen von den wirtschaftlichen Bedingungen eines Landes profitieren können. Darüber hinaus ermöglichen uns die kulturelle Vielfalt und die Verschmelzung verschiedener Mentalitäten, viele Probleme umfassender zu betrachten und sie daher effektiver zu lösen.

Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass die Leitung eines internationalen Geschäftsteams einfach ist, haben Sie das offensichtlich nicht versucht. Es wird nicht alles "von alleine" funktionieren, "irgendwie im Prozess", dem sollte man besondere Aufmerksamkeit widmen. Das wurde mir klar, als mein Team auf 150 Mitarbeiter in 15 Ländern angewachsen war. Ich habe zum Beispiel festgestellt, dass man nicht nur den Zeitunterschied und die geografische Entfernung zwischen den Büros berücksichtigen muss. Es gibt auch sprachliche und kulturelle Barrieren. Trotz der Tatsache, dass Multinationalität einem Unternehmen Objektivität und Vielfalt bringt, führt das häufig zu zusätzlichen Konflikten aus ethnischen Gründen (und manchmal sogar aus religiösen Gründen). Die physische Entfernung der Teams voneinander erschwert zweifellos auch viele Arbeitsprozesse und erfordert daher besondere Managementfähigkeiten von den Leitern.

Natürlich hat niemand die klassischen Managementstrategien abgeschafft. Nur zu Ihrem Repertoire müssen Sie neue Methoden hinzufügen, die speziell darauf zugeschnitten sind, das Unternehmen auf die internationale Ebene zu bringen und auf dem neuesten Stand zu halten. Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, das zu erreichen, betrachten wir einige der nützlichsten und analysieren die Einflussfaktoren, die bei der Bildung eines multinationalen Teams nicht vergessen werden sollten.

Klar definierte Struktur

Für einen reibungslosen Betrieb ist eine klare Struktur erforderlich. Es geht erstens um eine transparente und verständliche Hierarchie innerhalb des Unternehmens. Jeder Mitarbeiter muss verstehen, an wen er berichtet, ob er direkt mit der Zentrale verbunden ist oder ob seine Aufgaben ausschließlich auf lokaler Ebene gelöst werden. Zweitens umfasst eine klare Struktur die Festlegung der Ziele Ihrer Marke, die Formulierung von Erwartungen und die Erstellung eines Notfallplans für den Fall unvorhergesehener Umstände oder Krisen.

Für das alles müssen Sie einfache Tools verwenden, wie:

• Festlegung von Zielen und Erwartungen zu Jahresbeginn mit nachfolgender vierteljährlicher Anpassung;
• jährliche persönliche Treffen mit wichtigen Mitarbeitern, um zukünftige Karriereaussichten und Wachstumspunkte zu bestimmen;
• regelmäßige Kommunikation mit Teammitgliedern und Entwicklung eines Systems zur Messung ihrer Leistung.

Besonderheiten der Kultur und Mentalität

Wenn Ihr Unternehmen bereits Vertreter verschiedener Nationalitäten und Kulturen hat, sollte die Arbeit mit ihnen mit äußerster Sorgfalt und Vorsicht behandelt werden. Selbst der harmloseste Witz oder die freundlichste Geste, die in Ihrer Umgebung akzeptiert wird, kann zu Konflikten führen, den Zusammenhalt des Teams stören und manchmal die ganze Abteilung schädigen. Für große Unternehmen ist ein adaptiver Ansatz von entscheidender Bedeutung, der alle kulturellen Aspekte berücksichtigt und Missverständnissen vorbeugt. Die Bildung dieses Teils der Unternehmenskultur liegt in der Regel in die Kompetenzen der HR-Abteilung. Sie muss klare Regeln und universelle Einstellungen für alle Mitarbeiter formulieren, die für jede kulturelle Besonderheit akzeptabel sind.

Wenn jedoch die Aufgaben der HR-Abteilung auf den Schultern des Teamleiters liegen, sollten Sie selbst erforschen:

• Sprache und lexikalische Besonderheiten der Rede von ausländischen Mitarbeitern;
• Besonderheiten ihrer zwischenmenschlichen Kommunikation;
• Verhaltensregeln in der Gesellschaft;
• Zeitzonen;
• Besonderheiten der Arbeitsgesetzgebung (verabschiedet in dem Land, aus dem sie stammen);
• Besonderheiten der Geschäftstätigkeit und Geschäftsetikette.

Warum ist das so wichtig? Die Aufmerksamkeit auf potentielle Konfliktpunkte trägt dazu bei, das Risiko von Meinungsverschiedenheiten zu minimieren und interne Kommunikationskanäle für Unternehmen einzurichten. Konflikte können aus anderen Gründen auftreten, entweder aufgrund einer unethischen Formulierung oder aufgrund eines falschen Händedrucks. Oft ist der banale Mangel an Wissen an solchen Dingen schuld. Wie wir alle wissen, befreit Unwissenheit jedoch nicht von der Verantwortung.

Nehmen Sie sich Zeit, um mit dem Team zu kommunizieren und die "Gefahrenzonen" zu untersuchen. Wenn Sie sich an Menschen mit einer höflichen und korrekten Bitte wenden, erzählen sie in der Regel gerne selbst alle Details ihrer Regelungen und Traditionen. Und Ihr Interesse an diesem Thema zeigt ihnen, dass Sie ein sensibler und geselliger Vorgesetzter sind, der die Grenzen und Prinzipien anderer Menschen respektiert.

Die Sprachbarriere

Ein weiterer offensichtlicher Grund für die Schwierigkeiten bei der Arbeit eines internationalen Unternehmens ist die Anwesenheit einer Sprachbarriere zwischen den Mitarbeitern. Für Unternehmen ist dieses Problem häufig kritisch und wird durch zusätzliche Probleme kompliziert. Erstens finanzielle, weil Sie einen Dolmetscher einstellen oder einen Sprachkur für das Team bezahlen müssen. Und zweitens qualitative, da unverständliche Anforderungen oder Projektdetails das Arbeitsergebnis verfälschen können, wodurch die Erwartungen der Vorgesetzten nicht erfüllt werden.

Mehrsprachigkeit erschwert auch den Aufbau zwischenmenschlicher Beziehungen innerhalb des Teams. Die einzig richtige Lösung für die Nivellierung dieses Problems gibt es nicht, der am besten geeigneten Ansatz wird jedoch die Bildung von Teams sein, die nicht nur auf der Grundlage von Fähigkeiten und Berufen, sondern auch auf der Grundlage der Sprache gebildet werden. Dann müssen die Teammitglieder nicht regelmäßig mit ausländischen Vertretern kommunizieren, was bedeutet, dass das Sprachproblem seine Relevanz verliert. Die Hauptsache ist schließlich, dass innerhalb des Teams alle einander verstehen und effektiv arbeiten, Informationen und Meinungen frei austauschen können. Zusätzliche Sprachanforderungen können den Teamleitern gestellt werden: Personen, die als Bindeglied zwischen dem Team von Darsteller und dem Team von Kunden fungieren.

Effektive Kommunikation

Die Qualität der Kommunikation innerhalb des Unternehmens kann die einfache Kommunikation mit den Mitarbeitern tête-à-tête verbessern, wenn Sie es zur Gewohnheit machen. Wenn Sie die Mitglieder Ihres Teams nicht kennen, wie können Sie dann erwarten, dass sie in den von Ihnen erstellten Systemen miteinander auskommen und die Ergebnisse zeigen, die Sie von ihnen erwarten?

Glücklicherweise ist die Kommunikation mit Mitarbeitern dank digitaler Technologien viel einfacher geworden, und selbst Tausende von Kilometern zwischen ihnen sind kein Hindernis. Sie können immer noch eine E-Mail senden, jedoch sind jetzt auch sofortige Kommunikationsmittel wie Instant Messenger oder soziale Netzwerke (einschließlich Intranet) verfügbar. Planen und führen Sie wöchentliche Telefonkonferenzen über Skype, Zoom, Google Hangouts oder ähnliche Dienste durch. Mithilfe der Videokommunikation können Sie sicherstellen, dass alle Teammitglieder sich auf eine Komponente der Arbeit konzentrieren und die aktuellen Prozesse gleichermaßen verstehen. Darüber hinaus ist die wöchentliche Kommunikation eine gute Möglichkeit, den Fortschritt des Teams zu überwachen, zu diskutieren, was getan wurde, was noch zu tun ist und welche Schwierigkeiten in den letzten sieben Tagen aufgetreten sind.

Denken Sie daran, dass der Schlüssel zu einer effektiven Kommunikation Vertrauen ist, aber es ist viel schwieriger, es zu gewinnen, als es auf den ersten Blick scheint. Was können Sie tun, um das Vertrauen einiger Mitarbeiter zu anderen, einschließlich zu Ihnen, zu stärken? Seien Sie zunächst offen: Geben Sie Ihre Werte, Ziele und Vorgaben an, damit alle Mitarbeiter wissen, was das Unternehmen und Sie persönlich anstreben. Zweitens sollten Sie unbedingt Ihre Kollegen kennenlernen: Es ist möglicherweise nicht immer angenehm, aber wenn Sie sich während einer Geschäftsreise mit einem ausländischen Mitarbeiter auf eine Tasse Tee treffen können, verpassen Sie diese Gelegenheit nicht. Eine weitere Option ist eben diese Videokonferenz. Sie machen ein so wichtiges Element wie die Live-Kommunikation wieder wett.

Zeitzonen

Ein ziemlich offensichtlicher Faktor, aber wie die Praxis zeigt, wird er oft vergessen. Der Unterschied von 17 Stunden zwischen den Abteilungen, wenn eine aus Moskau und die andere aus Tokio oder San Francisco arbeitet, ist ein ernstes Problem. Sie müssen über die Lösung nachdenken, bevor Sie überhaupt mit dem Aufbau der Kommunikation beginnen. Definieren Sie im Voraus die Zeiträume, in denen Mitarbeiter Ihnen Feedback geben sollen. Seien Sie darauf vorbereitet, dass Sie aufgrund von Zeitunterschieden möglicherweise keine sofortige Antwort erhalten. Gut ist es, wenn Sie einen Kalender erstellen, in dem die Zugriffszeiten für jedes Teammitglied und die Stunden angezeigt werden, wann er in Verbindung steht.

Vereinbaren Sie dringende Situationen und eine spezielle Nachrichtencodierung, die ein möglichst schnelles Eingreifen erfordern, auch wenn die Nachrichten um drei Uhr morgens ankommen. Denken Sie jedoch an die Arbeitsmoral und besprechen Sie sofort, dass die Kommunikation am Abend, in der Nacht oder nach Feierabend - eine Ausnahme von der Regel für Notfälle ist und keine alltägliche Praxis.

Eine andere mögliche Lösung kann darin bestehen, den Arbeitsablaufplan mit Zustimmung einzelner Mitarbeiter zu ändern. Das kann Situationen minimieren, in denen sich die Diskussion unbedeutender Themen um mehrere Tage verzögert, nur weil einige der Kollegen bereits schlafen, während der Rest erst ins Büro geht.

Einstellung zur Führungskraft und die Interaktion

Neben kulturellen und sozialen Besonderheiten ist es notwendig, einen Faktor wie die Einstellung eines einzelnen Mitarbeiters zur Führungskraft zu berücksichtigen. In einigen Kulturen wird die Meinung des Chefs als unerschütterliche Wahrheit wahrgenommen, auch wenn darin objektive Fehler und Ungenauigkeiten erkennbar sind. Dieses kulturelle Modell der "Dominanz-Unterwerfung" ist ziemlich schwer zu durchbrechen, aber Transparenz ist wichtig für das Geschäft. Rechtzeitige Hinweise auf Fehler, die Möglichkeit, diese zu diskutieren und die Entscheidungen zu beeinflussen, kann das Unternehmen vor Krisen oder vorschnellen Kosten bewahren. Achten Sie daher besonders darauf, Feedback und besondere Bedingungen zu schaffen, unter denen Mitarbeiter ihre Meinungsverschiedenheiten und Kritik ruhig ausdrücken und ihre eigenen Alternativen anbieten können. Das erfordert wahrscheinlich die Hilfe eines gleichberechtigten Mitarbeiters. Die Aufgabe des Leiters in diesem Fall ist es - die Stabilisierung der Beziehungen zwischen den Teammitgliedern zu überwachen und sicherzustellen, dass jede Stimme während der Sitzungen gehört wird.

Empathie trägt dazu bei, die soziale Distanz zu verringern, aber da Teammitglieder an verschiedenen geografischen Standorten keine Gelegenheit zu regelmäßigen Besprechungen haben, kann Empathie oft nicht demonstriert werden. Um dieses Problem zu lösen, müssen Führungskräfte internationaler Teams sicherstellen, dass bei ihren virtuellen Besprechungen mit dem Team zwei der folgenden Elemente vorhanden sind:

1. Zeit für nicht geschäftliche Diskussionen

Erinnern Sie sich an Ihr letztes persönliches Treffen mit einem Mitarbeiter. Wie war die Atmosphäre in den ersten Minuten, bevor Sie wichtige Arbeitsthemen diskutierten? Sie haben sich wahrscheinlich ein wenig über das Wochenende oder das Wetter unterhalten, sich nach der Familie des Mitarbeiters erkundigt oder über das neue Restaurant um die Ecke gesprochen. Eine solche informelle Kommunikation ermöglicht es Ihnen, Wissen nahtlos auszutauschen, die Interaktion zu koordinieren und vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen. Selbst wenn Menschen auf der ganzen Welt verstreut sind und sich noch nie gesehen haben, die einfache Frage: "Wie geht es Ihnen?" ist immer noch eine leistungsstarke Methode zur Stärkung der Kommunikation und zum Aufbau des Teamgeistes. Wenn Sie Besprechungen für Videokonferenzen planen, sollten Sie daher 5 bis 10 Minuten Zeit für ein lockeres Gespräch über verschiedenes einplanen. Führen Sie während der ersten Besprechungen diese informellen Diskussionen und versuchen Sie, ein interessantes Thema zu stellen, das den Teammitgliedern hilft, ihre entfernten Kollegen kennenzulernen. Durch Ihr eigenes Beispiel ermutigen Sie die Menschen, Offenheit und gegenseitige Neugier zu zeigen.

2. Widerspruchsrecht

Führungskräfte sollten auch die konstruktiven Meinungsverschiedenheiten sowohl hinsichtlich der Aufgaben des Teams als auch hinsichtlich der Prozesse, mit denen diese Aufgaben ausgeführt werden, fördern. Natürlich sollte ein Ausdruck von Meinungsverschiedenheit nicht zu einer hitzigen Diskussion, Auseinandersetzung oder offenen Konfrontation werden. Die Anwesenheit von Zeit, die speziell für den Ausdruck ihrer Gefühle oder Unzufriedenheit ausgerichtet ist, reduziert jedoch Stress und Spannungen innerhalb der Teams. Fragen Sie als Leiter nach der Meinung jedes Mitarbeiters zu dem diskutierten Thema. Beginnen Sie dabei mit denjenigen, die den geringsten Status oder die geringste Erfahrung in der Arbeit mit einer Gruppe haben, damit die Autorität oder das Fachwissen eines anderen seine Meinung am Ende des Meetings nicht "zerquetscht". Auf den ersten Blick mögen solche Umfragen wie Zeitverschwendung erscheinen, aber glauben Sie mir, sie werden Sie unmerklich von den meisten Arbeitskonflikten abhalten. Darüber hinaus können Sie fundiertere Entscheidungen treffen und auf die Unterstützung Ihres Teams rechnen.

Terminologische Verwirrung

Meistens ist die Terminologie innerhalb des Unternehmens einheitlich, und alle Abteilungen halten sich strikt an ein bestimmtes "Wörterbuch". Bei einer internationalen Organisation können sich aber auch hier Uneinigkeiten ergeben. Wenn Ihr Team aus Vertretern von Kulturen besteht, die sich radikal voneinander unterscheiden (z. B. können zwischen den Völkern Europas und Asiens bemerkenswerte Unterschiede festgestellt werden), sollten Sie die Wahrscheinlichkeit unterschiedlicher Interpretationen eines bestimmten Konzepts berücksichtigen. Erstellen Sie ein Glossar, um zu verhindern, dass verschiedene Mitarbeiter demselben Wort eine andere Bedeutung geben. Es sollte allen Abteilungen des Unternehmens gemeinsam sein, unabhängig von ihrem geografischen Standort. Das Glossar ist eine Hilfe für Spezialisten und mit seiner Hilfe ist es möglich, Missverständnisse so schnell wie möglich zu lösen.

Rechtliche Aspekte

Es ist nicht erforderlich, rechtliche oder buchhalterische Fragen selbstständig zu behandeln, aber es ist wichtig, die rechtlichen Aspekte solcher Fragen wie Einstellungen und Arbeitsbedingungen zu verstehen, um organisatorische Prozesse zu kontrollieren.

In einem anderen Land gibt es möglicherweise eine diametral entgegengesetzte Einstellung zu Überstunden oder Vertragspflichten, die für Sie von entscheidender Bedeutung sein können. Zum Beispiel möchten Sie aufgrund von verschiedenen Zeitzonen, dass der Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit in Kontakt bleibt, aber sein Arbeitsrecht erlaubt das nicht. Eine ähnliche Nuance sollte im Voraus erörtert werden, um gesetzliche und dokumentierte Wege zu finden, diese zu überwinden. Berücksichtigen Sie daher alle rechtlichen Aspekte der einzelnen Länder, in denen sich die Niederlassung befindet. Lesen Sie alle Dokumente sorgfältig, bevor Sie sie zur Unterschrift freigeben oder selbst unterschreiben.

Technologien für die Zusammenarbeit

Wenn Sie und Ihr Kollege im selben Büro sind, haben Sie immer die Möglichkeit, das Projekt persönlich zu besprechen und die wichtigsten Punkte auf Papier zu fixieren. Bei entfernten Mitarbeitern aus anderen Städten und Ländern ist es aber physikalisch unmöglich. Glücklicherweise wurden viele nützliche technologische Lösungen für das Workflow-Management erfunden, die die Arbeit verteilter Teams vereinfachen. Hier sind einige davon:

• Google Apps. Der Hauptvorteil ist Bequemlichkeit und Multifunktionalität. Mit Hangouts können Sie Besprechungen abhalten, im Calendar einen Zeitplan für Besprechungen erstellen und in Docs Dokumente erstellen. Sie können sie in der Cloud speichern.
• Trello. Einer der beliebtesten Dienste für das Projektmanagement, der für seine bequeme Funktion zur Verfolgung aller Arbeitsprozesse bekannt ist.
• Wrike. Einfach zu bedienende Projektmanagement-App. Es gibt Software für iOS und Android, so dass Sie von jedem Gerät im Kontakt bleiben können.
• Skype. Ermöglicht nicht nur das Einzelgespräch, sondern auch das Planen von Telefonkonferenzen, den Austausch von Dateien und Nachrichten.
• Podio. Ein soziales Netzwerk für Unternehmen, in dem Sie wertvolle Informationen sammeln, ein Meeting mit dem integrierten Kalender planen oder schnell mit dem richtigen Mitarbeiter per Chat Kontakt aufnehmen können.
• HipChat. Ein großer Messenger für die flexible Kommunikation mit Kollegen. Die Basisversion ist kostenlos, und die erweiterte Version - recht günstig.
• Salesforce. Eine Plattform, die dabei hilft, den Verkaufsprozess zu automatisieren und nach potenziellen Käufern zu suchen.
• Due. Dieses Programm ist ideal für die Buchhaltung.