Objetivos SMART

¿Qué son los objetivos SMART?

SMART es un método especial para establecer metas y objetivos en la gestión. Su esencia es formular algunos objetivos abstractos y no completamente comprendidos para que sean lo más claros posible para todos los miembros del equipo o grupo del proyecto, específicos y alcanzables.

La metodología SMART se puede utilizar para definir KPI y pasos específicos para lograr una meta, simplificar la evaluación del progreso de un proyecto y rastrear indicadores clave, mejorarlos, facilitar el trabajo en equipo y la gestión de personal. Otra definición de objetivos inteligentes es la siguiente: son una herramienta eficaz que permite estructurar el proceso de trabajo y hacerlo más eficaz estableciendo objetivos claros y específicos. Precisamente esta exigencia no se podía satisfacer con los métodos de gestión tradicionales. Por lo tanto, en los años 60 y 70 del siglo pasado, las empresas que se enfrentaban a resultados borrosos y poco claros, una disminución de la motivación de los empleados y de la productividad general, comenzaron a desarrollar nuevos métodos de gestión de proyectos y planificación estratégica.

Por primera vez, la metodología SMART como forma de describir objetivos estratégicos fue estudiada en detalle y propuesta para ser utilizada por el consultor empresarial estadounidense George T. Doran en 1981. También se le ocurrió el nombre SMART. De hecho, se trata de un acrónimo que codifica los principales criterios para alcanzar el objetivo. A saber:

• S - specific, o específico;

• M - measurable, o medible;

• A - achievable, o alcanzable;

• R - relevant, o relevante;

• T - time bound, o limitación de tiempo.

Más detalle sobre los criterios SMART

En términos generales, ya hemos descubierto cómo debería ser el objetivo. Echemos un vistazo más de cerca a qué significa exactamente cada criterio.

Specific significa que el objetivo debe ser lo más específico posible, es decir, formulado de manera que todos los miembros del equipo lo entiendan por igual y no tengan que explicarlo más. Por lo tanto, antes de fijarse un objetivo, conviene asegurarse de que no pueda interpretarse de dos maneras.

Measurable significa que es necesario encontrar una manera precisa de determinar si el objetivo se ha logrado o no. Es decir, el resultado obtenido, cualquiera que sea, debe tener criterios de evaluación. Lo mejor es definir lo que se debe lograr en números. Por ejemplo, si el objetivo es aumentar la factura promedio del cliente, entonces es necesario comprender en qué porcentaje. Esto permitirá no solo evaluar cómo se logró este objetivo, si se completó al 100% o solo a la mitad, sino también establecer metas para el futuro, teniendo en cuenta la experiencia.

Achievable o Attainable, es decir alcanzable, factible y realista. Es importante comprender si es posible lograr el objetivo con la ayuda de los recursos que se tienen en este momento. De lo contrario, se deberían hacer ajustes en la formulación del objetivo o en su esencia misma. Además, este criterio supone que el objetivo debe alcanzarse en un plazo realista. Ten presente que, si anteriormente necesitabas de 3 a 4 meses para mejorar un determinado indicador, no será realista lograrlo en solo dos semanas. Por lo tanto, esta posición ya está destinada al fracaso desde el inicio. Para comprender qué tan alcanzable es un objetivo en general y en un período de tiempo determinado, consulta las estadísticas y compara el objetivo con los datos promedio de tu industria o empresa. También puedes confiar en la experiencia previa, pero para mejorar periódicamente tu rendimiento sin dejar de ser competitivo, consulta también las cifras del mercado.

Relevant, es decir, relevante o adecuado, significa que un objetivo SMART debe corresponder al objetivo global de la empresa y ayudarla a realizar su misión. Entonces, si una empresa quiere ingresar a un nuevo mercado, aumentar su reconocimiento entre una nueva audiencia, cada objetivo marcado debe acercarte al principal.

Time bound: el objetivo debe estar vinculado a un tiempo exacto, limitado. En otras palabras, la tarea debe tener una fecha límite para completarse. El plazo óptimo para los objetivos SMART es de tres, seis o doce meses. Por supuesto, todo depende únicamente del tamaño de la empresa y de la ambición del objetivo. Sin embargo, si el período de tiempo es demasiado corto, por ejemplo dos semanas o un mes, es poco probable que consigas resultados que valgan la pena. Y en un período más largo, por ejemplo, si un pequeño objetivo se logra en varios años, puede perder su significado. En el caso de que a los empleados no se les dé ningún plazo, es decir, no estén limitados en el tiempo, lo más probable es que pospongan esta tarea para el último minuto y pasen a realizar tareas más comprensibles y urgentes.

Cómo plantear un objetivo SMART

Para formular correctamente un objetivo utilizando el método SMART, se deben seguir varias recomendaciones generales:

Consejo n.º 1: Vuelve a realizar una investigación de mercado

Para comprender exactamente lo que quieres y cómo lograrlo, debes estudiar tu producto y el desempeño general de la empresa, el mercado y el entorno competitivo. Identifica fortalezas y debilidades, amenazas externas, oportunidades y puntos de crecimiento. Es mejor utilizar otra técnica en el proceso de dicha investigación: el análisis FODA. Ya hemos escrito sobre cómo usarlo correctamente aquí.

Consejo n.º 2: Plantea varios objetivos

Después de realizar el análisis FODA, es posible que encuentres varios problemas y posibles amenazas a la vez, así como varios puntos de crecimiento. Es importante definir un objetivo para cada uno de estos aspectos. Por ejemplo, aumentar el control promedio es la primera tarea, aumentar el número de ventas es la segunda y reducir el número de críticas negativas en un 20% es la tercera. No se deben mezclar diferentes objetivos al intentar formular uno, el más general. Si el objetivo resulta demasiado voluminoso, las posibilidades de lograrlo son mucho menores. Por lo tanto, es mejor dividir dicha tarea en etapas y distribuirla entre los empleados. Puede haber varios objetivos a la vez, pero deben ser claros, precisos y alcanzables en un futuro próximo.

Consejo n.º 3: Haz preguntas

Durante el proceso de establecimiento de objetivos, para formular la tarea más específica y comprensible, haz tantas preguntas como sea posible. Pregúntate a ti mismo y a tus colegas: "¿Qué queremos lograr?", "¿Cómo podemos lograrlo?", "¿Qué debemos hacer primero?", "¿Qué recursos se necesitarán?", "¿Qué podría interferir con el logro del objetivo?" Como resultado, tu objetivo ya debería contener una respuesta exacta sobre qué hacer. Por ejemplo, aumentar los ingresos a 100 mil dólares al mes, celebrar acuerdos con tres grandes distribuidores, atraer a dos influencers para que cooperen, etc.

Consejo n.º 4: Cuenta con un solo resultado

Un objetivo debe implicar lograr un resultado y no varios a la vez. Por lo tanto, si tu objetivo es aumentar la facturación promedio, no esperes inmediatamente un aumento en los ingresos.

Consejo n.º 5: Asigna responsabilidad para cada objetivo

A pesar de que todo el equipo, colectivo o grupo de proyecto está trabajando para lograr el objetivo, es necesario identificar a la persona que será responsable de cada etapa de implementación y de los resultados finales. De lo contrario, los empleados transferirán la responsabilidad entre sí y, como resultado, nadie podrá informar sobre los resultados de su trabajo. Los plazos se fijan siguiendo el mismo principio. Si no limitas a los empleados a determinados plazos, existe un alto riesgo de que todo el trabajo se haga en el último momento y con prisas.

Consejo n.º 6: Controla el progreso

Sin embargo, además del plazo final, las tareas más grandes también pueden tener plazos intermedios durante los cuales la dirección comprueba cómo avanza el trabajo y qué resultados ya se han logrado. El seguimiento periódico permitirá, si es necesario, ajustar los plazos o incluso el objetivo mismo si cambian las condiciones, los recursos disponibles u otros insumos.

Consejo n.º 7: Prepárate para cambiar tus planes

Es importante no tener miedo al cambio y estar preparado para adaptar planes, cambiar objetivos o plazos en caso de nuevas circunstancias inesperadas. Para permanecer abierto a la innovación, conviene proponer alternativas con antelación y diseñar varias estrategias para alcanzar los objetivos. Resérvate una oportunidad adicional para cambiar rápidamente a un nuevo plan de acción si el actual resulta irrelevante. De hecho, se trata de un riesgo inesperado, un cambio brusco en el plan previsto que puede conducir al éxito. Lo principal es ser flexible, reorganizar rápidamente los objetivos y las formas de lograrlos para no desperdiciar recursos.

Consejo n.º 8: Registra siempre los acuerdos

Los objetivos formulados con plazos exactos y detalles de las personas responsables deben ingresarse en las agendas de trabajo. Registra allí también los cambios realizados en el flujo de trabajo. Para hacerlo, puedes utilizar aplicaciones multifuncionales como Any.do, Jira, Todoist o la herramienta más sencilla: Google Calendar.

Consejo n.º 9: Saca conclusiones

Es necesario evaluar no sólo los resultados intermedios, sino también el resultado final del trabajo. Averigua si hubo recursos suficientes para lograr el plan previsto, qué puntos no se pudieron implementar o, por el contrario, por qué se superó el plan, cuáles fueron los errores clave, etc. Quizás has sobreestimado las capacidades de la empresa o has subestimado a tus competidores. Es la experiencia la que te permitirá construir metas más eficaces y alcanzables en el futuro, evitar las deficiencias y lograr siempre tu objetivo.

Ventajas y desventajas de los objetivos SMART

Las ventajas de la metodología SMART son obvias:

• simplicidad y accesibilidad: existen los criterios necesarios y respectivas explicaciones por lo que formular un objetivo utilizando la técnica SMART no será difícil y no llevará mucho tiempo;

• facilidad de uso: esta técnica permite dividir los objetivos más ambiciosos en tareas más precisas y comprensibles, estructurar el trabajo y establecer la secuencia de implementación;

• transparencia: establecer objetivos según los criterios determinados facilita muchos procesos, elimina diversas cuestiones controvertidas y malentendidos y garantiza la claridad de las tareas para todos los participantes del equipo;

• seguimiento rápido del progreso: el componente integral de SMART son los KPI precisos, formulaciones claras y plazos designados, lo que permite monitorear los resultados intermedios, controlar todos los procesos y realizar cambios en tiempo real;

• gestión eficaz de proyectos y equipos: con la ayuda de esta metodología, los gerentes pueden distribuir tareas de manera competente y motivar a los empleados a lograr sus objetivos. Además, gracias a la técnica SMART, el equipo comprende qué objetivo global deben perseguir, qué resultados espera el jefe y cómo implementar los planes lo antes posible;

• versatilidad: la tecnología SMART es adecuada para establecer objetivos para una amplia variedad de tareas, objetivos estratégicos a corto y largo plazo tanto en la vida cotidiana como en los negocios y cualquier otra actividad profesional. Se utiliza en marketing, ventas, coaching, producción y para objetivos inteligentes personales.

Sin embargo, el método SMART también tiene desventajas, o mejor dicho, limitaciones. Esta herramienta es difícil de utilizar en industrias creativas, ya que es poco probable que se pueda cuantificar el resultado. Además, esta técnica no es adecuada para aquellos proyectos en los que los plazos cambian con frecuencia y los datos de entrada cambian rápidamente. En este caso, es posible que SMART simplemente no se mantenga al día con dichos cambios.

Además, la excesiva concentración de la técnica en el resultado final genera tensión y estrés adicional, sin dejar lugar para disfrutar del proceso de consecución del objetivo. Y en algunas áreas esto puede ser crucial. Otro motivo de crítica a la metodología es el descuido de los aspectos cualitativos. Los objetivos SMART se centran principalmente en indicadores cuantitativos y es posible que los objetivos alcanzados no cumplan con los requisitos de calidad.

Ejemplos de objetivos SMART

Como ya hemos descubierto, este método se puede utilizar en una variedad de campos de actividad. Veamos algunos ejemplos de cómo aplicar la técnica SMART en la vida personal y empresarial.

Por ejemplo, tu objetivo es mejorar tus resultados de ventas. Ahora lo evaluamos según los criterios dados con la ayuda de una plantilla sencilla:

• S. ¿Qué queremos lograr exactamente? Aclaramos el objetivo y obtenemos la siguiente afirmación: incrementar el número de ventas a través de ofertas promocionales.

• M. ¿En qué porcentaje deberían aumentar las ventas? Analiza las estadísticas y compara los datos con los resultados del mes, trimestre o seis meses anteriores. Recuerda que el objetivo debe ser alcanzable. De ahí, concretamos el objetivo: incrementar el número de ventas gracias a ofertas promocionales en un 20%.

• A. Ahora asegúrate de tener todos los recursos y la capacidad de producción necesarios para lograr el objetivo. Piensa en los riesgos externos, amenazas y otras circunstancias que pueden interferir. Quizás en esta etapa descubras que una empresa competidora también está realizando promociones al mismo tiempo, por lo que no podrás aumentar las ventas en un 20% de inmediato. En este caso, ajusta ligeramente el objetivo, por ejemplo, aumenta las ventas en un 15%. De esta manera la tarea será realmente realizable.

• R. Es hora de pensar en las perspectivas que abre alcanzar el objetivo: ¿qué beneficios traerá? Por ejemplo, esto permitirá a la empresa recibir ganancias adicionales, con las que podrá adquirir nuevos equipos para la producción de su producto, mejorar sus características o lanzar una versión actualizada.

• T. Decidir los plazos. Por ejemplo, deseas aumentar el número de ventas en dos meses, para enero de 2025.

De esta manera, has convertido un objetivo abstracto y no del todo claro en una declaración más concreta: aumentar el número de ventas de tal o cual producto en un 15% con la ayuda de ofertas promocionales para enero de 2025.

Siguiendo el mismo esquema, puedes formular cualquier tarea y así contribuir a su consecución. Por ejemplo, ¿quieres mejorar las relaciones entre los empleados de un equipo, pero no sabes cómo lograrlo? Para empezar, establece el objetivo utilizando el método SMART y obtendrás la siguiente tarea: dentro de dos semanas, realiza una encuesta a los miembros del equipo, descubre qué no les conviene y, después de eliminar los factores negativos, realiza otra encuesta y compara los resultados. De esta forma, el objetivo se ha vuelto mucho más claro.

En caso de que quieras aumentar el número de seguidores en las redes sociales, descubre cómo se puede hacer, exactamente de qué número de seguidores estamos hablando, etc., para cada criterio inteligente. Así, el próximo objetivo puede ser aumentar el número de suscriptores en una determinada red social a cien mil en tres meses (hasta febrero de 2025) publicando contenidos de vídeo dos veces por semana.

Ahora veamos un par de ejemplos de cómo utilizar SMART para objetivos inteligentes personales. Por ejemplo, si deseas perder peso y al mismo tiempo esperas perder 20 kg en dos semanas, es poco probable que logres tu objetivo. Para completar con precisión la tarea que se ha propuesto, formúlala de la siguiente manera: perder 10 kg en seis meses mediante una dieta seleccionada por un nutricionista y actividad física tres veces por semana.

Si quieres ahorrar una determinada cantidad, pero algo te impide hacerlo y te obliga a realizar compras impulsivas, es posible que simplemente no tengas una idea clara de lo que realmente quieres. Entonces, antes que nada, decide para qué estás ahorrando. Y luego ajusta tu objetivo a criterios inteligentes: acumular cinco mil dólares para unas vacaciones en Europa, ahorrando el 30% de cada salario durante los próximos tres meses.

Por cierto, la tecnología SMART no solo puede ser utilizada por adultos, sino que está destinada a todos. Es útil para escolares y estudiantes utilizar esta técnica cuando se preparan para exámenes, por ejemplo. Para aprender bien una gran cantidad de información y aprobar con éxito, formula el siguiente objetivo: comenzar a prepararse para el examen con anticipación, dedicar dos horas todos los días durante tres meses por la tarde y otras dos horas por la noche para obtener todos los conocimientos necesarios y una nota no más baja que un "satisfactorio".

Conclusión

Por tanto, la ventaja clave de la técnica SMART es que es útil tanto para los gestores como para los ejecutores de una tarea. Además, se utiliza no sólo en los negocios, sino también en el estudio, el autodesarrollo y el coaching. Si evitas los errores más comunes y metas vagas, expectativas infladas y plazos poco realistas, entonces el método SMART te permitirá lograr resultados significativos en un futuro próximo. Su uso no implica gastos económicos adicionales ni otros inconvenientes. Gracias a su combinación única de accesibilidad, facilidad de uso y alta eficiencia, la técnica es popular entre especialistas de diversos campos de todo el mundo. ¿Quizás tú también te unas a sus filas?