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Piensa en tus días de colegio o universidad. ¿Recuerdas cómo te sentías cuando tu profesor te elogiaba?
¿O cuando te pidió que te quedaras hasta tarde y habló contigo a solas, pero en lugar de regañarte, te hizo ver tus errores, haciéndote aún más productivo? Todo esto se llama feedback, y es una de las mejores formas no materiales de motivar. Si eres gestor o jefe de proyecto y todavía no estás utilizando este instrumento, ¡empieza a hacerlo! Pero antes, lee este artículo hasta el final: te contaremos todo lo que necesitas saber sobre la retroalimentación o feedback de calidad para sacar el máximo provecho del proceso, tanto para ti como para tu empleado.
Tipos de retroalimentación
Antes de dar una retroalimentación, es necesario decidir qué tipo de retroalimentación será. Existen varios tipos:
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Cero. Sí, la ausencia de cualquier comunicación también es comunicación. En este caso, la persona sigue haciendo lo que hace, pero por inercia, porque se encuentra en un vacío de información, debido a lo cual su eficacia empezará a decaer inevitablemente antes o después. Con el tiempo, esto puede llevar al agotamiento profesional o al simple despido por la pérdida de interés en el trabajo.
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Positivo. En una encuesta de Gallup, el 67% de los empleados que eran elogiados regularmente por su empresa estaban un 31% más comprometidos con su trabajo que los demás empleados. Sin embargo, los elogios en este sentido no se limitan a un "¡bien hecho!", sino a un desglose detallado del proceso en el que la persona ha actuado bien. Si un empresario observa alguna cualidad o acción positiva de un empleado, este empezará a perfeccionarla para obtener un feedback aún más positivo. Pero no es suficiente: si el feedback positivo se utiliza con demasiada frecuencia, la motivación del empleado empieza a disminuir. ¿Paradoja o no? Qué se le va a hacer, ¡es parte de la psicología humana!
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Negativo. Sencillamente, se trata de una crítica, que además es necesaria en cualquier proceso de trabajo. Por ejemplo, un empleado ya ha incumplido el presupuesto tres veces, pero nadie le ha planteado el problema, lo que hará que siga haciéndolo a menos que un día reciba una retroalimentación negativa. Pero, por supuesto, la retroalimentación negativa no debe ser excesiva: un exceso de ella destruye la motivación aún más rápido que la retroalimentación positiva.
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Desarrollo. Tal vez esta sea la mejor manera de dar retroalimentación, que implica tanto el reconocimiento como la necesidad de trabajar a través de algunos errores al mismo tiempo. Según un estudio de Harvard Business Review, el 57% de los directivos prefiere este tipo de comentarios a los positivos.
Un directivo competente sabe cuándo y qué tipo de feedback debe dar, combina eficazmente estos tipos y selecciona el tipo adecuado en función del tipo de empleado. El curso "El gerente perfecto. Crear una estrategia de desarrollo del equipo". No sólo te enseñará el arte de la retroalimentación, sino también cómo resolver conflictos dentro de un equipo, dirigir reuniones de forma productiva, seleccionar a los mejores empleados y ser un líder para ellos.
5 reglas de oro de la retroalimentación
Regla № 1. Cuando des un feedback, discute el evento específico
Para que la retroalimentación sea de calidad, no debe ser generalizada, ya que de lo contrario no hay argumentos para un cambio concreto en el comportamiento del empleado y, por tanto, no hay pruebas de su necesidad. También es más fácil que una persona entienda lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer a partir de ejemplos claros, preferiblemente los propios. Además, cuanto más tiempo haya pasado desde que se habló del evento, menor será la calidad de la comunicación. Por lo tanto, lo mejor es hablar de cada evento tan pronto como se produzca. Sé oportuno.
Por ejemplo, "Ayer era la fecha límite y todavía no has terminado el proyecto. ¿Lo discutimos?" en lugar de "Incumpliste la última fecha límite, ¿lo recuerdas?".
Regla № 2. Habla de la acción concreta, no de la persona
Todos somos susceptibles en mayor o menor medida, y a veces unas pocas palabras lanzadas por descuido son suficientes para herir los sentimientos de alguien. Entonces se corre el riesgo de que la confianza del empleado, así como su motivación, disminuyan y, en el peor de los casos, se pongan a la defensiva o pasen a la ofensiva. Por lo tanto, la retroalimentación no debe incluir una evaluación personal del empleado o de la situación: sólo se pueden utilizar hechos, cifras, consecuencias y documentos.
Por ejemplo, "La última tarea estaba asignada para ser entregada en una semana, tú lo has hecho en quince días, esto ha ocasionado que la empresa pierda muchos ingresos y que otro departamento no pudiera obtener los datos a tiempo", en lugar de "¡Llevas dos años en el puesto y sin embargo no lograste realizar una tarea tan sencilla!".
Regla № 3. Dar opiniones sólo en persona
Puedes elogiar en público, pero nunca regañar. Aunque no sea realmente una "reprimenda", sino simplemente una lista de los errores y ayudar a corregirlos. Si un empleado se acostumbra a estar siempre nervioso en tu presencia, esto puede tener un efecto negativo en su productividad. Además, los comentarios públicos pueden socavar la autoridad del empleado y su credibilidad ante el equipo. Proporcionar información a través de un tercero no es una buena idea por exactamente las mismas razones.
Regla № 4. Ten en cuenta la opinión del propio trabajador
La retroalimentación bidireccional es a priori más eficaz que la unidireccional. Asegúrate de escuchar los pensamientos y sentimientos del empleado, su punto de vista y su visión de la situación. Tal vez seas tú quien no entienda la cuestión. La retroalimentación también te ayudará a ajustar mejor tu estrategia de retroalimentación y a ver la imagen completa de lo que ocurre en el equipo. Ten en cuenta también las necesidades y razones personales del empleado: quizá no haya rendido al máximo porque simplemente no se sentía bien. La retroalimentación no debe darse como una casilla de verificación, sino cuando es realmente necesaria, así que no te excedas con ella.
Regla № 5. Busca soluciones junto con el empleado
Un buen gestor es ante todo un líder de equipo. Cuando le digas a un empleado que tiene que cambiar su enfoque de trabajo o su comportamiento, debes decirle también a qué tipo de cambio te refieres. Guía al empleado hacia la solución que deseas, de lo contrario simplemente se confundirá.
Por ejemplo, "Vamos a probar este CRM. Cuando empecé a dominar la profesión, me salvó literalmente en muchas situaciones" en lugar de "Automatiza tu trabajo".
Modelos de retroalimentación
Hay muchos modelos de retroalimentación. También puedes desarrollar tu propio modelo, pero vale la pena probar uno de estos tres, los más populares y probados por ejecutivos de todo el mundo:
PIP
También se le conoce como "sándwich". Es el principal modelo de retroalimentación del desarrollo, que, como su abreviatura, consiste en:
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Positive (positivo). Comienza la retroalimentación con comentarios positivos y algún reconocimiento por las acciones del empleado. En resumen, elógialo.
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Improve (zonas de crecimiento). Discute lo que se puede mejorar y, junto con el empleado, forma un plan paso a paso para alcanzar determinados objetivos.
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Positive (positivo). Vuelve a los elogios. Dile al empleado que confías en su éxito y que siempre puede contar con tu ayuda.
GROW
En general, se trata de una técnica para alcanzar objetivos que los coaches suelen enseñar a los profesionales que quieren ser más productivos y construir una carrera brillante. Sin embargo, también puede utilizarse para el desarrollo de los empleados. Estas preguntas te ayudarán a analizar la situación, a identificar los puntos fuertes y débiles del empleado y a comprender cómo pueden mejorarse:
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Goal (objetivo). ¿Qué objetivos se fijaron?
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Reality (realidad). ¿Ha sido capaz de alcanzarlos? ¿Cómo calificarías la solución elegida en una escala del 1 al 10?
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Options (opciones). Considera las alternativas. ¿Qué se podría hacer para que los resultados fueran aún mejores? ¿Cómo resolvería el mismo problema un profesional con experiencia?
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Will (Plan). ¿Qué podría hacerse la próxima vez para conseguir mejores resultados? ¿Qué medidas deben adoptarse y cuáles deben abandonarse por completo?
SLC
Este modelo es el mejor para la gestión de un equipo, especialmente cuando ese equipo está rindiendo bien y a ti te encantaría mantenerlo en ese nivel o incluso mejorarlo. Incluso puede utilizarse públicamente, es decir, en las reuniones, lo que es poco frecuente para la retroalimentación. Todo esto es gracias a que está construido sobre los siguientes componentes:
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Successes (éxitos). Habla de los éxitos del equipo en su conjunto y pídeles que compartan cómo los han conseguido.
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Learn (lecciones). Entrevista a cada miembro del equipo sobre lo que aprendió en el transcurso de la resolución de su problema, qué lecciones aprendió o qué problemas encontró.
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Change (cambios). Discute los posibles cambios que podrían implementarse a nivel de equipo y que ayudarían a que el equipo funcione de manera aún más fluida y eficiente. Lo principal es que estos cambios no contradigan a los anteriores y no los empeoren. Por lo tanto, asegúrate de aclarar lo que el propio equipo piensa de ellos.
Además, recuerda la importancia de una redacción correcta. Intenta utilizar frases con un tono positivo, como "Creo que sería más eficaz", en lugar de un tono negativo, como "Intenta no hacer esto en el futuro". La retroalimentación es una habilidad. Cuando la domines, mejorará significativamente tu capacidad de liderazgo y podrás proporcionar a tus empleados una fuente adicional de desarrollo, compromiso y motivación.
