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Einer der meist verbreiteten Gründe dafür, dass die Businesswelt in Russland Not leidet, besteht in den Finanzfehlern, die dazu führen, dass auf jede eröffnete Firma hierzulande zwei geschlossene entfallen. Diese Statistik spricht zwar für sich. Wenn man aber genau weiß, womit man es zu tun hat, kann man das Blatt auch für sich wenden.
Da es nicht von ungefähr heißt: besser Vorsorgen als Heilen, setzen wir uns jetzt schon mit den gefährlichsten Finanzfehlern auseinander und diskutieren darüber, wie man sie gar vermeiden kann.
Fehler Nr. 1: Arbeit ohne Plan
Das Fehlen eines gut durchdachten Finanz- und Businessplans führt unweigerlich dazu, dass das Unternehmen sich nur langsam entwickelt und irgendwann mal zum Stehen kommt. In dem Augenblick, wenn die Investitionen ausbleiben, es aber nach wie vor unklar ist, wie es weitergehen soll, ist das Unternehmen dem Untergang geweiht.
Obwohl die Unternehmer oft Pläne für 1 bis 3 Monate erstellen, ist das eine relativ geringe Zeitspanne, nach deren Ablauf die Firmen oft in die Situation geraten, ihren Mitarbeitern nicht einmal die Gehälter zahlen zu können. So gesehen ist die Wahrscheinlichkeit eines Desasters bei Langzeitplanung gleich Null.
Was tun?
Berücksichtigen Sie die Finanzlage des Unternehmens und erstellen Sie dabei einen langfristigen Plan, der 6 bis 12 Monate umfasst. Die Inhaber großer Firmen müssen sicher gehen, dass die Finanzierung für ein Jahr im Voraus ausreicht, auch wenn eine Krise ausbricht oder eine andere unangenehme Situation eintritt.
Es kommt darauf an, Einnahmen und Ausgaben zu kontrollieren, die eingehenden Kennziffern monatlich auszuwerten und die Statistiken abzugleichen. Besonders wichtig ist die Kontrolle über die Finanzsituation für Mittelständler, für die auch kleinere Summen oft eine ziemlich große Bedeutung haben.
Fehler Nr. 2: Keine Fehlerkontrolle
Kleinere Unternehmen weisen oft, und ganz besonders am Anfang, ein aktives Wachstum ihrer Finanzdaten aus. Der Grund dafür ist der so genannte Tiefstart-Effekt, der dann eintritt, wenn im Vergleich zu den anfangs geringen Ausgangsdaten eine erhebliche Dynamik zu beobachten ist.
Mit dem Wachstum des Unternehmens, dem Ausbau seiner Tätigkeitsbereiche und Finanzoperationen wird es immer komplizierter, die Fehler rechtzeitig einzusehen. Auch ein Projekt, das auf den ersten Blick durchaus profitabel zu sein scheint, kann den Unternehmer irgendwann zu erheblichen Einbußen führen. Um finanzielle, aber auch administrative Fehler aufzudecken, lohnt es sich, den Geldstrom in mehrere Kanäle einzuteilen, was uns befähigt, die Sachlage im Unternehmen realistisch abzuschätzen.
Was tun?
Sorgen Sie dafür, dass von vorne herein eine korrekte Finanzbuchhaltung geführt wird (auch wenn der Umsatz anfangs so gering sein sollte), das heißt, sofort nach dem Start des Unternehmens. Und nachdem der Funktionszyklus sich primär einigermaßen eingefahren hat, erstellen Sie unbedingt Berichte über Geldbewegungen (und zwar sowohl in Bezug auf Gewinn als auch auf Verlust!).
Suchen Sie nach Methoden, die Ihnen helfen werden, die überflüssigen Kosten zu minimieren und den Gewinn ohne Qualitätsverlust von Waren oder Dienstleistungen zu erhöhen. An einen Kredit für Ihr Business denken Sie erst dann, wenn Ihr Geschäftsmodell sich als erfolgreich erwiesen hat und die Einnahmen aus dem Kredit die möglichen Risiken übertreffen werden. Zum Beispiel: wenn das Unternehmen vor dem saisonbedingten Nachfragewachstum den Lagerbestand erhöhen will, kann es einen Kredit zum 12%-Zins aufnehmen, wenn das Geschäftsmodell einen Gewinn von mehr als 12 Prozent verspricht (20-30%).
Fehler Nr. 3: Kostenanstieg, der dem Gewinnanstieg gleich ist
Es passiert oft, dass mit dem Gewinnanstieg auch die Betriebskosten in die Höhe schnellen. Im Grunde genommen ist das nichts Absonderliches. Wenn aber die Wachstumsraten bei den Kosten die gleichen sind wie bei den Gewinnen, wird das Geschäftsmodell instabil bleiben.
Das Unternehmen muss auf alle unvorhergesehenen Kosten gefasst sein und immer Rücklagen haben, die ihm im Falle der Höheren Gewalt wieder auf die Beine helfen können.
Was tun?
Das Niveau der Einnahmen muss immer über dem der Ausgaben liegen. Zum Beispiel: das Digital-Studio mit einem Gewinnvolumen von 30 Millionen soll seine Einnahmen um 30% jährlich steigern. Sein optimaler Ausgabenumfang wird nicht mehr als 15% im Jahr betragen. Das wird es ermöglichen, dass das Unternehmen stabil bleibt und ein Gewinnrückgang ausgeschlossen ist.
Fehler Nr. 4: Das Fehlen von Ersparnissen
Rücklagen für den "Fall der Fälle" ist die richtige Lösung für die Unternehmen, die auch in schweren Zeiten stabil bleiben wollen.
Es ist leider so, dass sich viele Unternehmer um ein Sparkonto für unvorhersehbare Kosten erst gar nicht kümmern, wodurch das Unternehmen - auch bei geringem Gewinnrückgang - einen Verlust ausweisen oder gar insolvent werden kann.
Um die Krise zu überwinden, muss der Unternehmer, der kein Reservekonto hat, einen Kredit aufnehmen, oder auf einige Tätigkeitsbereiche verzichten, das Personal abbauen oder sich Geld bei Bekannten ausleihen - das alles wirkt sich negativ auf das Geschäft aus.
Was tun?
Kümmern Sie sich im Voraus um einen Finanzpuffer für Ihre Firma. Denken Sie an alle Krisenvarianten, versuchen Sie, alle möglichen Schwierigkeiten und Probleme vorauszusehen. Denken Sie auch daran, welche Summe Ihr Geschäft 3 bis 6 Monate nach Eintritt der Krisensituation über Wasser halten kann, damit es sich wieder erholt und aus der Zwickmühle ohne Kreditlast herauskommt.
Das Unternehmen sollte sein Reserve-Konto erst in Anspruch nehmen, wenn ihm keine anderen sicheren Finanzmittel vorliegen, die das Problem lösen können.
Fehler Nr. 5: «Das Herumirren» durch die Berichte
Die Steuer- und Handelsbilanzen sind lediglich für den Staat erforderlich, und allein auf der Grundlage dieser Dokumente wird der Geschäftsmann nicht imstande sein, sich ein reales Bild über die Sachlage in seiner Firma zu machen.
Um die Finanzen im Unternehmen zu kontrollieren, müsste man Management-Bilanzen führen, weil man nur damit die Rentabilität genau bewerten und die richtigen Entscheidungen rechtzeitig treffen kann. Dazu benötigt der Unternehmer mindestens drei Arten von Berichten: Gewinn-, Verlust- und Bilanzrechnungen.
Was tun?
Den Unternehmern wird empfohlen, einen professionellen Lehrgang zu besuchen, durch den sie die Prinzipien der Erstellung verschiedener Berichtsarten verstehen und die Berichte dann richtig erstellen können.
Ebenso nützlich wäre es, spezielle Apps in Anspruch zu nehmen, die die Berichte automatisch bilden können. Das spart Zeit und strukturiert sehr effektiv größere Informationsmengen.
Fehler Nr. 6: Arbeit mit gewöhnlichen Heften und Tabellen
Viele Unternehmer machen sich auch dann keine Gedanken über eine vollwertige Finanzbuchhaltung, wenn ihr Geschäft floriert und die Einnahmen rasant zunehmen. Laut Statistik erstellen 24 Prozent aller Firmen gar keine Finanzberichte, weil sie alles im Kopf behalten wollen. 39 Prozent verwenden lediglich die Standard-Software Excel oder Word-Tabellen dazu.
Diese Tools an sich haben eigentlich nichts Schlimmes. Aber sie können der Geschäftstätigkeit nur am Anfang zuträglich sein. Sobald die Firma mehrere Verkaufsstellen aufgebaut und neue Kunden und Tätigkeitsbereiche gewonnen hat, kommt man ohne komplizierte Formeln und Rechnungen nicht mehr aus. Denn sonst läuft man Gefahr, eine Menge von relevanten Informationen außer Acht zu lassen.
Was tun?
Analysieren Sie regelmäßig die Finanzen des Unternehmens, unabhängig davon, ob es ihm gut oder schlecht geht. Im Grunde genommen kann die Firma auch bei nicht optimierten Geschäften Gewinne einstreichen. Aber die Einführung der Finanzbuchhaltung kann die Erträge um ein Vielfaches erhöhen, weil die Fehler sofort festgestellt und korrigiert werden.
Lernen Sie ständig und kontrollieren Sie Ihre Fehler
Auch wenn Sie auf nur einen der vorgenannten Fehler gestoßen sind, wäre es sinnvoll, sich zu überlegen, ob Sie genug Finanzwissen haben, um ihr Business zu leiten. Unabhängig davon, auf welchem Geschäftsfeld Ihr Unternehmen tätig ist, müssen Sie als Unternehmer immer an die Optimierung der Business-Prozesse und an die Kontrolle von Ausgaben und Einnahmen denken. Um keine Finanzfehler zuzulassen, lesen Sie mehr Literatur über Finanzbuchhaltung, holen Sie sich einen Berater, der Ihnen hilft, das Rechnungswesen richtig aufzubauen - es sei denn, Sie absolvieren selbständig einen Bildungslehrgang.
Dabei verweisen wir Sie jedoch darauf, dass auch umfassende Finanzkenntnisse keine 100-prozentige Garantie gegen Fehler darstellen. Aber das Verständnis, was Sie tun und warum Sie das tun, versetzt Sie in die Lage, viel seltener Fehler zu begehen und diese Fehler wesentlich schneller aufzudecken und zu korrigieren.
Sofern sich Ihr Unternehmen entwickelt hat, empfehlen wir Ihnen, ihre FiBu den Profis zu überlassen, indem Sie einen erfahrenen Finanzdirektor einstellen (das Monatsgehalt eines guten Fachmanns auf diesem Gebiet beginnt übrigens bei RUB 100.000). Sollte Ihr Unternehmen sich einen solchen Fachmann noch nicht leisten können, greifen Sie zu speziellen Apps, um die Finanzbuchhaltung zu automatisieren. Und denken Sie daran: Nichtstun führt zu keinem Erfolg. Beseitigen Sie alle möglichen Finanzfehler - und sie werden sehen, wie sich Ihr Unternehmen viel schneller zu entwickeln beginnt.
