Gestión de crisis de la empresa, o Cómo saber si ha llegado el momento de tomar medidas extremas

Los directivos con experiencia saben qué hacer: recurren a la gestión de crisis. Esta estrategia ayuda a sacar a la empresa de la quiebra y la insolvencia, aumentar los beneficios y las ventas, mejorar la producción y consolidar la posición de la marca en el mercado. Averigüemos más sobre qué es la gestión de crisis, qué herramientas incluye y de qué etapas consta.

La gestión de crisis es...

La gestión de crisis es un proceso destinado a prevenir una crisis en una empresa o a aprovechar sus oportunidades minimizando los riesgos y las consecuencias negativas. En otras palabras, es un sistema de medidas o un conjunto de acciones que permiten prevenir o superar una situación de crisis con las menores pérdidas para la empresa. Además, la gestión de crisis implica no sólo sacar a una empresa de una crisis, sino también evaluar su posición actual en el mercado, así como desarrollar una estrategia para consolidar la posición de la marca.

También es muy importante definir el plazo de ejecución del proyecto de gestión de crisis, por ejemplo, tres meses, seis meses o un año, en función de la complejidad de la situación de crisis. Durante ese periodo de tiempo claramente definido, es necesario alcanzar el objetivo principal: evitar la quiebra y, en consecuencia, consolidar la posición y aumentar la competitividad de la empresa en el mercado. Además, la gestión de crisis también implica establecer tareas puntuales que contribuyan a la consecución del objetivo principal y de plazos límite para el seguimiento de los resultados.

¿Cuándo es el momento de recurrir a medidas extremas?

Las situaciones de crisis no consisten sólo en la quiebra o la reducción de beneficios. Por lo tanto, no hay que esperar a ser completamente insolvente para recurrir a la gestión de crisis. Además, las crisis también son diferentes; por ejemplo, pueden ser:

• de producción: surgen cuando equipos o tecnologías de producción anticuados no permiten fabricar productos de alta calidad, lo que se traduce en un aumento de los costes;

• de gestión o de organización: pueden estar relacionadas con una estructura mal concebida del sistema de gestión o con un bajo nivel de formación del equipo directivo de la empresa;

• social: se produce cuando los empleados de la empresa no encuentran comprensión y apoyo mutuos, se ven obligados a trabajar en un ambiente psicológico desfavorable, lo que reduce su productividad laboral;

• financiera: puede surgir debido al uso irracional del presupuesto de la empresa.

Una situación de crisis puede aparecer debido a factores externos e internos. Entre las causas externas más comunes que contribuyen a la aparición de una crisis en una empresa se encuentran:

• fluctuaciones de los tipos de cambio;

• intensificación y aumento del número de competidores;

• tasa de inflación;

• aumento del desempleo y descenso de los ingresos de la población;

• previsibilidad de la política fiscal, etc.

Los factores internos de las situaciones de crisis están condicionados por las características de la actividad de la empresa, de la producción, el aparato de gestión, etcétera. Entre ellos se encuentran el desequilibrio entre el volumen de producción y la cantidad de productos vendidos, la incoherencia entre el precio de los productos y su calidad, el uso ineficaz de los recursos, la baja competitividad, etc.

Así, podemos identificar los principales "síntomas" de una crisis que se aproxima:

1. Disminución de los rendimientos financieros.

2. Degradación de la reputación y la imagen de la empresa, disminución de las calificaciones en los rankings.

3. Reducción de la calidad de los productos y servicios, con la consiguiente pérdida de clientes.

4. Descenso de KPIs: indicadores cuantitativos de la consecución de resultados.

Si observas al menos uno de estos puntos en los informes de la empresa, debes consultar los principios de la gestión de crisis.

Principios de la gestión de crisis

Siguiendo algunos principios en la gestión de crisis, se puede obtener resultados más eficaces y rápidos:

1. Prevención. Según este principio es mejor prevenir una crisis que afrontar sus consecuencias negativas.

2. Ser flexible y estar siempre "preparado para el combate". Esto significa que la empresa y sus empleados tienen que estar preparados no sólo para circunstancias imprevistas, sino también para tomar las decisiones más arriesgadas, y ser capaces de rectificarlas en función de los resultados obtenidos.

3. Respuesta rápida. Las situaciones de crisis requieren rapidez, por lo que este principio implica la toma de decisiones y la aplicación de mecanismos anticrisis lo más rápidamente posible.

4. Equilibrio. Es importante darse cuenta de que los costes de la gestión de crisis y las herramientas necesarias deben ser acorde al nivel de amenaza existente.

5. Transparencia. En tiempos de crisis, es especialmente importante mantener una comunicación abierta y totalmente transparente tanto dentro de la empresa como con otras partes interesadas, por ejemplo, socios, inversores o proveedores. Este principio también implica una documentación transparente y el cumplimiento de todos los requisitos para los documentos oficiales y otros materiales.

6. Formación. Las situaciones de crisis requieren aptitudes y competencias especializadas. Por ello, los directivos deben prestar especial atención a la formación y el desarrollo profesional de los miembros de su equipo para que estén preparados para gestionar una crisis con eficacia y tomar medidas urgentes correctamente.

7. Trabajo en equipo. En tiempos de crisis, es especialmente importante que los empleados estén unidos para superar la situación. Este principio implica la cohesión y la unificación de esfuerzos de todos los implicados. El director debe establecer un papel específico para cada empleado, asignar su área de responsabilidad y mantener la coordinación entre todos los participantes en la gestión de crisis.

8. Análisis continuo. En la gestión de crisis, es importante analizar y evaluar periódicamente la cambiante situación actual. En otras palabras, deben analizarse todas las etapas de la estrategia anticrisis: la eficacia con que se han realizado determinadas tareas, cómo afecta al objetivo final, qué debe perfeccionarse y mejorarse.

Etapas de la gestión de crisis

La gestión de crisis implica varias etapas o pasos clave:

1. Vigilancia y prevención de crisis

Esta etapa consiste en supervisar los resultados globales de la empresa e identificar las señales de alarma o los indicadores de crisis. La prevención, a su vez, ayudará a neutralizar los primeros síntomas de la crisis y a evitar que avance.

2. Definición y análisis de la crisis

En caso de que las medidas preventivas no hayan servido de nada y se produzca una crisis, es necesario determinar qué indicadores están empeorando y por qué. Es importante prestar especial atención a los motivos que han llevado a la situación de crisis.

3. Desarrollo de la estrategia

El siguiente paso es definir las metas y objetivos de la gestión de crisis, así como las herramientas y otros recursos necesarios para ello. Debe elaborarse un plan de salida de crisis detallado. Debe incluir una descripción detallada de cada etapa, una lista de tareas y empleados responsables, así como plazos claros y un presupuesto viable.

4. Ejecución de la estrategia y medidas de emergencia

A continuación, según el plan, deben tomarse las decisiones más eficaces para estabilizar la situación. Puede tratarse, por ejemplo, de reducir costes, negociar con los inversores o cambiar el modelo de negocio de la empresa. Además, en el proceso de aplicación de la estrategia anticrisis, no hay que olvidar los principios de gestión de crisis enumerados anteriormente. Por ejemplo, garantizar una comunicación abierta y transparente dentro de la empresa, mantener la coordinación entre todos los miembros del equipo, formar a los empleados si es necesario y evaluar continuamente la eficacia de las medidas adoptadas.

5. Seguimiento y evaluación de la estrategia anticrisis

Esta etapa consiste en comprobar la eficacia, rapidez y competencia con que la empresa ha afrontado todas las etapas de la gestión de crisis y si, efectivamente, ha ejecutado plenamente la estrategia elaborada anteriormente. Los resultados de la gestión de crisis deben comentarse con el equipo de trabajo y, si es necesario, deben hacerse los ajustes oportunos, corregir los errores, restablecer los procesos anteriores a la crisis y llevarlos a un nuevo nivel.

Tarde o temprano una crisis puede golpear incluso a la empresa más exitosa que en algún momento fue rentable. Por eso los directivos deben estar preparados para aplicar la gestión de crisis, aunque siempre es mejor prevenir la situación de inestabilidad que corregir las consecuencias de una crisis. Al mismo tiempo, cualquier crisis puede abrir nuevas oportunidades y perspectivas de desarrollo para la empresa, para lo cual sólo es necesario utilizar adecuadamente el potencial oculto de los negocios en condiciones de incertidumbre.